W zeszłym miesiącu rozmawialiśmy o tym, jak ważne jest podejmowanie proaktywnych kroków w celu oceny poziomu gotowości na wypadek katastrofy. Opracowanie planu gotowości na wypadek katastrofy to pierwszy ważny krok, ponieważ podjęcie proaktywnych działań przed katastrofą pomoże zmniejszyć finansowe skutki katastrofy, pomagając w szybszym otwarciu działalności.
Ale co robisz, gdy katastrofa faktycznie uderzy? W jaki sposób komunikujesz się wewnętrznie i zewnętrznie podczas katastrofy i po niej?
$config[code] not foundKomunikacja jest kluczowa
Właściciele firm zajmujących się kryzysem często nie dostrzegają tego krytycznego elementu ciągłości działania. Sposób, w jaki Twoja firma komunikuje się zarówno podczas katastrofy, jak i po niej, będzie miał bezpośredni wpływ na to, jak dobrze odzyskasz swoją firmę.
Oto kilka najważniejszych wskazówek, o których warto pamiętać, gdy Twoja firma opracuje plan komunikacji kryzysowej:
- Opracuj i utrzymuj listę kontaktów w nagłych wypadkach. Powinno to obejmować numery telefonów domowych, alternatywne numery komórkowe, osobiste adresy e-mail i dane kontaktowe rodziny. Podczas tworzenia listy rozważ różnych odbiorców, w tym klientów, pracowników, dostawców i lokalną społeczność.
- Stwórz system przypisywania drzewa telefonicznego, aby wszyscy byli świadomi tego, z kim muszą się skontaktować w następstwie katastrofy. W świecie, który w tak dużym stopniu opiera się na komunikacji cyfrowej i elektronice, tradycyjne drzewo telefoniczne i system przypisywania wyraźnie nakreślone na łatwo dostępnych wydrukach mogą być niezwykle pomocne w czasie kryzysu.
- Stwórz formalny plan ewakuacji i przećwicz go regularnie ze swoimi pracownikami.
- Oceniaj systemy ostrzegania SMS lub e-mail, które mogą przekazywać powiadomienia zarówno do pracowników, jak i klientów. Jeśli znajdziesz taki, który działa dobrze dla Twojej firmy, upewnij się, że regularnie testujesz system, aby upewnić się, że działa on poprawnie.
Komunikowanie się wyraźnie
Wskazówki dotyczące gotowości na wypadek katastrofy są świetne, jeśli chodzi o komunikację, ale wiadomości, które komunikujesz, są równie ważne. Wprowadzające w błąd informacje, nawet pochodzące z zewnętrznych źródeł, mogą wzbudzać spekulacje na temat firmy. Konieczne jest skupienie się na precyzyjnej, skutecznej komunikacji z publicznością i odbiorcami wewnętrznymi zarówno podczas katastrofy, jak i po niej.
Oto dwie najlepsze praktyki, które należy wziąć pod uwagę:
- Jak najlepiej, monitoruj, co zostało powiedziane i napisane o Twojej firmie podczas i po katastrofie. Dzięki temu możesz nie tylko monitorować, ale i przyłączyć się do rozmowy, a także uzyskać wgląd w mocne i słabe strony całej strategii biznesowej.
- Opracuj plan pracy z lokalnymi mediami, gdy będzie to właściwe. Dzięki odpowiedniemu planowaniu media mogą służyć twojej firmie w roli wsparcia, ponieważ działa ona na rzecz odbudowy po katastrofie. Aby to się udało, Twoja firma będzie potrzebować wyznaczonego rzecznika, który ma podstawowe szkolenie z zakresu mediów pod jego pasem. Wszyscy pracownicy powinni otrzymać materiały szkoleniowe z informacją, którzy członkowie personelu są przeszkoleni w zakresie mediów i podkreślają kluczowe punkty komunikacyjne, aby wszyscy - media przeszkolone lub nie - wiedzieli, jak komunikować się ze spójnym głosem i wiadomością podczas katastrofy.
Proaktywne planowanie i zorganizowana komunikacja kryzysowa mogą pomóc Ci w powrocie do normalności po katastrofie. Oczywiście zawsze dobrze jest przeprowadzić oficjalne sprawozdanie po każdym incydencie, aby ocenić wyciągnięte wnioski i wykorzystać je do ulepszenia planu komunikacji kryzysowej.
Tornado Aftermath Zdjęcie przez Shutterstock
4 Komentarze ▼
