Przez wiele lat arkusze kalkulacyjne Excel były podstawą zarówno w kręgach zawodowych, jak i osobistych do organizowania, obliczania i prezentacji danych.
Stanowią one uniwersalne narzędzie do różnych zastosowań, takich jak przechowywanie zakładek dotyczących finansów firmy i zarządzanie zapasami.
Nie było ani jednego rozwoju technologicznego, który byłby w stanie zastąpić arkusze kalkulacyjne jako podstawowe biuro (inne niż bieżące aktualizacje z Microsoft Office i podobnych konkurentów, takich jak Google Docs), więc arkusze kalkulacyjne pozostają w aktywnym obiegu.
$config[code] not foundDla wielu zastosowań arkusze kalkulacyjne są nadal cenne, ale istnieje szereg nieefektywności, które uniemożliwiają im bycie potęgami, które kiedyś były.
Powody, dla których powinieneś przestać używać arkuszy kalkulacyjnych
Jeśli jesteś zagorzałym fanem arkuszy kalkulacyjnych, prawdopodobnie potrząsasz głową na myśl o porzuceniu ich. Istnieje jednak kilka głównych powodów, dla których powinieneś ograniczyć swoje poleganie na ogólnie dostępnych arkuszach kalkulacyjnych:
1. Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy. Według identyfikatora systemu prawie 90 procent wszystkich arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Może to być niewłaściwa formuła, nieprawidłowa liczba lub nieefektywne formatowanie, które prowadzi do błędnych interpretacji. Oczywiście nie jest to z winy arkuszy kalkulacyjnych - to wina ludzi, którzy nimi zarządzają. Jednak wiele funkcji arkusza kalkulacyjnego - takich jak ich prostota, ciągliwość, brak kontroli i równowagi oraz brak komunikacji - ułatwia ludziom popełnianie tych błędów. Ponieważ arkusze kalkulacyjne są często wykorzystywane do cennych lub poufnych informacji, nawet jeden błąd może być tu kosztowny, więc nie jest to warte ryzyka.
2. Nie ma jasnych reguł formatowania. Excel daje mnóstwo opcji, jeśli chodzi o formatowanie komórek, wierszy, kolumn, a nawet sposób wyświetlania liczb i danych w arkuszu. Na pozór wydaje się to wspaniałą cechą - ale sama liczba opcji oznacza, że nie ma jasnej zasady, co jest "właściwe" lub "niewłaściwe" w przypadku konkretnych aplikacji. W programie Excel dostępnych jest kilka szablonów, ale nie ma standardowego formatowania, za którym mogą podążać wszyscy Twoi pracownicy, partnerzy i klienci. Formatowanie, które ma dla ciebie sens, może nie mieć sensu dla innych, prowadząc do problemów związanych z pomyłką i zgodnością, gdy próbujesz przekazać dane innej stronie.
3. Jest zbyt ogólny, aby odpowiadał większości zadań. Moc arkuszy kalkulacyjnych jest ich wszechstronnością - ale może to być również słabość. Arkusze kalkulacyjne są rodzajem "gniazda wszystkich transakcji, mistrza". Są przyzwoite w wielu różnych zastosowaniach, ale nie są idealnym rozwiązaniem dla jednej konkretnej funkcji. Ze względu na różnorodność narzędzi technologicznych zaprojektowanych specjalnie pod kątem poszczególnych funkcji, arkusze kalkulacyjne są zdeklasowane praktycznie w każdej aplikacji, którą można wymyślić. To jak pójść do specjalnej restauracji, a nie takiej, która oferuje trochę każdej kuchni - ta specjalizacja sprawia, że produkt końcowy jest lepszy.
4. Tylko jedna osoba może używać arkusza kalkulacyjnego na raz. Jest to subtelna, ale silna słabość arkuszy kalkulacyjnych. Tylko jedna osoba może pracować na arkuszu kalkulacyjnym w danym momencie. Nawet w opcjach arkusza kalkulacyjnego w chmurze, zazwyczaj tylko jedna osoba może dokonywać aktywnych edycji, podczas gdy inne pracują z kopią tylko do odczytu. To sprawia, że niezwykle trudno jest zespołowi pozostać w aktywnej, ciągłej komunikacji lub współpracować nad jednym gotowym produktem. W naszym nowoczesnym świecie, ze zdalnymi pracownikami i bardziej wyrafinowaną technologią, potrzebujesz więcej rozwiązań ułatwiających wspólne zarządzanie.
5. Aktualizacje w czasie rzeczywistym są niemożliwe. Według Forrester Research, przesyłanie strumieniowe danych w czasie rzeczywistym i aktualizacje są jednymi z najważniejszych nowych technologii w handlu detalicznym (jak również w wielu innych branżach). Wraz z ilością dostępnych informacji i rosnącymi wymaganiami użytkowników, rzeczy takie jak śledzenie zapasów i dane klientów przesuwają się w kierunku przesyłania strumieniowego w czasie rzeczywistym w celu szybszego i dokładniejszego dostarczania informacji. Arkusze kalkulacyjne nie sprzyjają aktualizacjom w czasie rzeczywistym, nie można ich zintegrować z żadnymi innymi systemami do automatycznej aktualizacji, a jak już widzieliśmy, tylko jeden użytkownik może wprowadzać zmiany na raz. Aktualizacje w czasie rzeczywistym są znacznie bardziej wartościowe.
Czego używać zamiast tego
Jest wiele dobrych powodów, aby przestać używać arkuszy kalkulacyjnych, ale to nie oznacza, że twoje potrzeby zostaną usunięte. Nadal musisz monitorować zasoby reklamowe. Nadal musisz raportować dane finansowe i prawdopodobnie potrzebujesz łatwego sposobu na przeniesienie starych materiałów do nowego systemu. Co może zastąpić arkusze kalkulacyjne?
Prosta odpowiedź to specjalistyczne oprogramowanie. Istnieją tysiące rodzajów oprogramowania śledzącego i zarządzającego, z których niektóre pokrywają ogólnie wiele potrzeb (np. Oprogramowanie do współpracy zespołowej), a niektóre z nich ograniczają się do niszowego skupienia (takiego jak oprogramowanie księgowe). Najlepiej jest wybrać pakiet usług programistycznych, a la carte, które najlepiej zaspokajają specyficzne potrzeby Twojej firmy. Nie ma tam jednego uniwersalnego rozwiązania (dlatego arkusze kalkulacyjne stają się przestarzałe), więc rozejrzyj się i rozważ uważnie swoje opcje.
Arkusz kalkulacyjny Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
4 Komentarze ▼
