Prawie dwie trzecie (lub 64 procent) małych firm nie może śledzić, ile kosztują ich urządzenia drukujące ani nie mogą śledzić ich użycia. A jeśli nie będziesz w stanie śledzić tych podstawowych statystyk w swojej firmie, nie będziesz wiedział, ile marnuje się.
Jak zoptymalizować budżet informatyczny dzięki inteligentniejszemu zarządzaniu dokumentami (PDF) i ankiecie SMA dotyczącej zarządzania dokumentami firmy Xerox (NYSE: XRX) zapewniają cenne informacje i rozwiązania dotyczące drukowania w cyfrowym świecie.
$config[code] not foundKorzyści z monitorowania Twojej drukarki
Badanie
Ankieta została przeprowadzona w USA, Francji, Niemczech i Wielkiej Brytanii, z udziałem ponad 1 000 małych i średnich przedsiębiorstw. Celem było sprawdzenie, w jaki sposób firmy te zarządzały drukiem i dokumentami. Rozkład zużycia drukarki odzwierciedla to, co dzieje się w małych firmach. Spośród firm, z którymi przeprowadzono wywiady, 56 procent zgłosiło fakturowanie i faktury jako proces wymagający dużej ilości papieru w organizacji, 53 procent twierdzi, że raportowanie biznesowe i finansowe było równie intensywne, a 51 procent twierdzi, że formularze i pliki pracownicze wyleciały z drukarni w ogromnych ilościach.
Czterdzieści siedem procent narzekało na pracowników drukujących e-maile dodane do znacznej części ich użytkowania przez drukarkę, a ten sam procent deklaracji prawnych stanowił duży spadek zużycia papieru i drukarki. Niewiele ponad 40 procent firm zgodziło się na zatwierdzanie zakupów, materiały marketingowe i wyceny klientów wykorzystywały znaczną ilość papieru i materiałów do drukowania.
W przypadku małych firm medycznych, prawnych, architektonicznych i projektowych wydruk może być znacznie wyższy, niż wynikałoby z badania. A często te firmy nie mają dostawcy usług zarządzania drukiem, zajmującego się tym pracochłonnym zadaniem.
Kolejną istotną statystyką z ankiety było marnowanie czasu na procesy związane z drukiem? Oczekiwanie na pracę w drukarce, wyczerpanie materiałów eksploatacyjnych lub pójście do drukarni w celu pobrania dokumentów stanowi znaczną ilość czasu. Koszt oczywiście może nie być widoczny, ale jest.
Xerox mówi w USA, że czas oczekiwania na dokument w firmie ze współdzieloną centralną drukarką wynosi około trzech minut dla każdego pracownika. Wydaje się to do 13 godzin rocznie na pracownika. Nawet mała firma zatrudniająca 10 pracowników może odczuwać 130 godzin straconego czasu.
Raport
Raport "Jak zoptymalizować budżet IT przy pomocy inteligentniejszego zarządzania dokumentami" zawiera rozwiązania, które małe firmy mogą wdrożyć, aby uniknąć problemów, które podkreśla ankieta.
Pierwszym z nich jest znalezienie partnera Managed Print Services, aby pomóc im w bardziej efektywnym zarządzaniu zużyciem drukarki. W poście na oficjalnym blogu Xerox kierownik marketingu kanału Xerox, Lisa Graham, pisze, że firmy powinny bardziej aktywnie oceniać użycie drukarki. "Oceny druku mogą szybko zidentyfikować oszczędności i poprawić wydajność", wyjaśnia Graham.
Wszystko, od porzuconych dokumentów na tacach drukarek, po materiały eksploatacyjne, niepotrzebne drukowanie w kolorze i inne nieefektywności kosztują cię.
Dzięki digitalizacji, która przekształca prawie każdą część Twojej firmy, zaufane usługi Managed Print Services lub inny partner mogą obejmować digitalizację, obieg dokumentów, druk mobilny, technologię chmury i bezpieczeństwo.
Jako osobny, ale powiązany problem, raport wskazuje, że 90 procent firm zostało naruszonych z powodu niezabezpieczonego drukowania.
Wniosek
Na końcu raportu firma Xerox zaleca firmom każdej wielkości znalezienie odpowiedniego partnera Managed Print Services, ale może to nie być możliwe dla małych firm. Raport zawiera cenne informacje dla tych, którzy nie mogą również wynająć takich usług.
Wybierając najnowsze drukarki z rozwiązaniami do monitorowania i monitorowania, wdrażając najlepsze praktyki z dobrym zarządzaniem i kształcąc pracowników, możesz efektywnie zarządzać problemami związanymi z nieuregulowanym używaniem drukarki. Niektóre rozwiązania obejmują ustawienia standaryzacyjne, więc wszystkie kopie są czarno-białe, integrując z chmurą i mobilnymi przepływami pracy, automatyzując obieg dokumentów i koordynując zakup materiałów eksploatacyjnych.
Obraz: Xerox
Więcej w: Gadżety 1
