Kariera jako organizator konferencji oferuje możliwość podróżowania do interesujących miejsc podczas pracy w szerokim zakresie działalności gospodarczej. Możesz pracować jako wewnętrzny pracownik korporacji, organizacji non-profit lub firmy zajmującej się spotkaniami i imprezami lub oferować swój handel jako niezależny konsultant. Znaczna część pracy planisty konferencji przychodzi po zaplanowaniu wydarzenia; Organizacja i dbałość o szczegóły są kluczowymi cechami odnoszących sukcesy profesjonalistów.
$config[code] not foundPlanowanie
Planiści konferencji pomagają w tworzeniu spotkań, nawet jeśli klient ma szczegółowe pomysły. Na początkowym spotkaniu planowania planista omawia cele klienta; cele te mogą obejmować generowanie zysku, tworzenie rekrutacji dla członków i korzystanie z retencji lub nagradzanie aktywnymi członkami lub kluczowymi profesjonalistami z branży za czas na mówienie. Zespół planowania omawia lokalizacje, które mogą przyciągnąć największą liczbę uczestników, najlepsze daty, temat spotkania, historię poprzednich wydarzeń, program i potrzeby logistyczne.
Asygnowanie
Po wstępnym spotkaniu organizator konferencji tworzy pierwszy projekt budżetu, zawierający szczegółowe prognozy dochodów i wydatków. Po zatwierdzeniu budżetu przez klienta planista przesuwa się do przodu, negocjując i rezerwując miejsce, a także sprzedawców i dostawców. Negocjowanie stawek za pokój, opłaty gastronomiczne, ceny audiowizualne i inne wydatki jest kluczową kwestią organizatora konferencji. Zdolność do znalezienia najlepszych ofert i obniżenia tych kosztów jest kluczowym punktem sprzedaży dla wielu specjalistów ds. Spotkań. W niektórych przypadkach planista jest upoważniony do podpisywania umów w imieniu klienta; w innych przypadkach planista przygotowuje je do przeglądu i podpisu klienta.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingLogistyka
Po podpisaniu umów planista zarządza wieloma szczegółami związanymi z konferencją. Obejmuje to marketing, rejestrację, tworzenie odznak, rezerwowanie pokoi głośnikowych, reklamę, kabiny i sponsoring, organizowanie posiłków i napojów, tworzenie zajęć dla dzieci i współmałżonków oraz organizowanie wydarzeń zewnętrznych, takich jak turnieje golfowe i tenisowe. Ta praca wymaga znacznego monitorowania i śledzenia, przy czym głównym zadaniem planisty konferencji jest praca z detalami. Zapomnienie o zamawianiu identyfikatorów może na przykład spowodować uszkodzenie całego spotkania.
Wykonanie
Podczas wydarzenia, organizator konferencji jest często na miejscu, pojawia się wcześnie, aby spotkać się z personelem strony. Planista monitoruje ustawienia sali seminaryjnej, powierzchni stoiska targowego, stanowiska rejestracyjnego i jadalni oraz dzienników we wszystkich wysyłkach na miejsce. Planista konferencji musi być dostępny przez całą dobę, aby poradzić sobie z problemami, które pojawiają się. Doświadczeni planiści zawsze mają przygotowane plany tworzenia kopii zapasowych w przypadku wystąpienia problemu. Jeśli klient płaci za jedzenie i napoje według liczby uczestników, planista potwierdza numery obecności u kierownika cateringu podczas każdej imprezy.
Zagryźć
Po zakończeniu wydarzenia planista sprawdza wszystko, co wydarzyło się podczas konferencji i przygotowuje raport po konferencji. Planista przegląda i zatwierdza wszystkie umowy, ankietowanych uczestników i kompiluje wyniki, a także wysyła faktury za dowolne stoiska, reklamy, sponsoring lub rejestrację, które nie zostały jeszcze zebrane. Co ważne, planista spotyka się z klientami w celu omówienia ich oceny wydarzenia.
