Personel biurowy odgrywa istotną rolę w każdej firmie. Pracownicy są tymi, którzy wykonują codzienne obowiązki typowego biura i często są proszeni o wykonywanie wielu innych funkcji również dla firmy. Jednak obowiązki i oczekiwania personelu biurowego nie zawsze są jasne dla kandydatów i powinny być dobrze zdefiniowane przez firmę przed zatrudnieniem.
Rozmowy telefoniczne
Pracownicy biurowi odpowiadają za odbieranie, kierowanie i wykonywanie połączeń telefonicznych. Muszą przeprowadzać te połączenia w sposób profesjonalny i móc przekazywać połączenia i osoby dzwoniące na drogę do odpowiedniej skrzynki poczty głosowej, jeśli nie ma tam nikogo lub jest na innym połączeniu. Muszą także znać role każdego pracownika, aby można było prawidłowo przekazywać połączenia. Muszą także wiedzieć, jakie połączenia są konieczne do przeniesienia, a połączenia, takie jak telemarketerzy, mają niższy priorytet.
$config[code] not foundPoczta
Pracownicy biurowi odpowiadają za pocztę przychodzącą i wychodzącą. Poczta przychodząca musi być posortowana i dostarczona do wskazanych odbiorców lub otwarta przez personel biurowy w celu określenia charakteru korespondencji, na przykład reklamacji klienta, i wysłania go w odpowiednie miejsce. Poczta wychodząca musi być zorganizowana, adresowana i opieczętowana. Ponadto personel biurowy będzie koordynował usługi wysyłkowe, takie jak Federal Express, w celu dostarczenia paczki i odbioru.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKontrola dokumentów
Odpowiedzialność za zarządzanie dokumentami wewnętrznymi spoczywa w dużej mierze na pracownikach biurowych. Pracownicy biurowi odpowiadają za pisanie na maszynie, kopiowanie, rozprowadzanie i archiwizowanie lub niszczenie wszystkich wewnętrznych dokumentów. Utrzymują system plików w odpowiedniej kolejności alfabetycznej i śledzą wrażliwe dokumenty, które muszą zostać zniszczone po pewnym czasie. Ponadto wszelkie duże ilości fotokopii zostaną przekazane członkowi personelu.
Koordynacja wydarzeń
Od pracowników biurowych oczekuje się często koordynacji wydarzeń w firmie. Organizują dostarczanie żywności we właściwym czasie, a wszelkie materiały informacyjne będą kopiowane i dostępne. Pomogą także zaprojektować prezentacje PowerPoint lub inne elementy multimedialne, które mogą być prezentowane, oraz zapewnić, że sala konferencyjna będzie w należytym porządku, zanim rozpocznie się wydarzenie.
Zamawianie zaopatrzenia i drobna gotówka
Pracownicy biurowi często odpowiadają za zamawianie materiałów biurowych w razie potrzeby i rozdają drobną gotówkę innym członkom biura na potrzeby takie jak przejażdżki taksówką lub pilnie potrzebne dostawy. Pracownicy biurowi zazwyczaj wykonują zlecenie dostawy raz w tygodniu i inne zamówienia w zależności od potrzeb.
