Koordynatorzy konferencji lub organizatorzy spotkań zazwyczaj angażują się w każdy aspekt konferencji, począwszy od podpisania pierwszych umów na sprzątanie w ostatnim dniu imprezy. W międzyczasie istnieje szeroki zakres obowiązków, które możesz napotkać. Od 2014 r. Istnieją znaczne możliwości w tej dziedzinie, które prawdopodobnie potrwają co najmniej do 2024 r., Ponieważ Biuro Statystyki Pracy przewiduje wzrost zatrudnienia koordynatorów konferencji o około 10 procent.
$config[code] not foundPlanowanie wstępne
Jako koordynator, jesteś odpowiedzialny za dopilnowanie, aby wszystkie szczegóły potrzebne klientom były zapisane w umowie przed rozpoczęciem przygotowań do konferencji. Spotkacie się z czołówką organizacji na konferencji, aby dowiedzieć się szczegółów, na ilu ma się pojawić, jakie posiłki i przekąski są potrzebne, z kim są docelowi odbiorcy, jaki jest cel konferencji i jaki budżet ograniczenia klienta. Dodatkowo musisz negocjować z dostawcami, obiektami i innymi dostawcami usług oraz zanotować całkowite koszty wydarzenia. Zwykle będziesz mieć budżet, w którym musisz pracować.
Zorganizuj wydarzenie
Po sfinalizowaniu wszystkich szczegółów tego, gdzie odbędzie się wydarzenie i kto będzie świadczył usługi, będziesz odpowiedzialny za uporządkowanie tych informacji w płynną i płynną operację. Będziesz musiał dowiedzieć się, które pokoje będą używane przez różne głośniki w zależności od tego, jak popularna będzie impreza warsztatowa i ilu gości planuje kupić bilety bankietowe. Z twoim klientem będziesz odpowiedzialny za wybór menu, aranżacji stołu i rozrywki oraz przygotowanie mikrofonów i audiowizualnych potrzeb głośników. Jeśli uczestnicy przebywają w hotelach innych niż miejsce organizacji konferencji, być może trzeba będzie zorganizować dla nich transport. Do czasu wydarzenia należy utworzyć szczegółowy harmonogram i listę kontaktów dla każdej usługi.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingMonitoruj wydarzenie
Podczas konferencji oczekuje się, że będziesz na bieżąco, aby zadbać o zamówienia w ostatniej chwili i upewnić się, że sprzedawcy są tam, gdzie powinni. Wczesnym rankiem pierwszego dnia zwiedzania obiektu, aby upewnić się, że stoiska wystawowe są odpowiednio ustawione, że hotel jest gotowy na przybycie gości i że oznakowanie jest odpowiednie. Możesz nosić walkie-talkie lub być gotowym na swój telefon komórkowy, aby natychmiast reagować na prośby klientów. Oprócz obserwowania postępów konferencji podczas jej trwania, Twoim obowiązkiem będzie przede wszystkim rozwiązywanie problemów i rozwiązywanie pojawiających się problemów.
Zagryźć
Skuteczny koordynator konferencji zapewnia dalsze działania z klientami, aby dowiedzieć się, czy wydarzenie zostało uznane za udane. Będziesz także musiał zbierać płatności natychmiast po wydarzeniu i zapłacić swoim dostawcom. Utwórz ankietę, którą uczestnicy wypełnią przed opuszczeniem wydarzenia i podzielą się wynikami z klientem. Spotkaj się z głównymi organizatorami z firmy, która organizowała konferencję w celu uzyskania opinii. Ponieważ wielu koordynatorów konferencji również bierze udział w sprzedaży swoich usług, może się zdarzyć, że poprosisz o koordynację następnego spotkania lub konferencji, gdy wykonasz tę kontrolę.
