Jak wybrać odpowiednią aplikację do śledzenia czasu dla Twojej firmy

Śledzenie płatnych godzin pracy jest równie ekscytujące, jak planowanie kanału korzeniowego.

Śledzenie czasu jest złem koniecznym w celu udokumentowania pracy i uzasadnienia płatności, ale jest również czasochłonne, a po wykonaniu ręcznie podatne na błędy.

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, właścicielem małej firmy lub kierownikiem firmy na poziomie przedsiębiorstwa, oprogramowanie do śledzenia czasu może usprawnić śledzenie godzin, poprawić dokładność i wyeliminować ból głowy z zarządzania rozliczanymi godzinami.

$config[code] not found

Zalety odpowiedniej aplikacji do śledzenia czasu są ogromne.

Dane z aplikacji chmurowej można zaimportować do programu arkusza czasu, zwiększając efektywność rozliczeń i minimalizując ryzyko błędu ludzkiego związanego z ręcznym arkuszem czasu. Aplikacje śledzące czas mogą obniżyć koszty przetwarzania płac, przyspieszyć rozliczenia i należności oraz zautomatyzować koszty podróży.

Krótko mówiąc, właściwa aplikacja do śledzenia czasu może pomóc ci określić dokładnie, jak opłacalne są twoje projekty biznesowe, a także Twoja firma.

Ale z tak wieloma różnymi opcjami aplikacji do śledzenia czasu, w jaki sposób decydujesz, która z nich jest odpowiednia dla Twojej firmy? Pamiętaj o następujących czterech rzeczach:

1. Łatwość obsługi

Uważaj na "oszustwo demo". Najprostszy interfejs nie zawsze oznacza, że ta aplikacja jest najłatwiejsza w użyciu, lub że jest odpowiednia dla potrzeb Twojej firmy. Każda aplikacja śledząca czas otrzyma wstępną krzywą uczenia się.

Im większa jest Twoja organizacja i im bardziej złożone są twoje zespoły i projekty, tym więcej wysiłku trzeba zainwestować w uruchomienie całej firmy. Niezbędna jest zgodność z istniejącym oprogramowaniem rozliczeniowym Twojej firmy, takim jak QuickBooks lub Oracle.

Oprogramowanie do śledzenia całego czasu zajmie trochę czasu, aby wdrożyć różne działy. Nie daj się zwieść najprostszemu interfejsowi. Szukaj aplikacji, które są intuicyjne i mają wszystkie potrzebne funkcje.

2. Elastyczność

Odpowiednia aplikacja do śledzenia czasu będzie wystarczająco elastyczna, aby spełnić Twoje szczególne potrzeby. Na przykład projektant może chcieć zobaczyć, które zadania przypisane jego współpracownikom są kompletne. Wizualne wskazówki, takie jak pasek, który zmienia kolor na czerwony z zielonego, a także terminy na różne zadania, które składają się na kompletny projekt, mogą drastycznie przyspieszyć pracowników.

Większość ludzi szybciej przetwarza informacje wizualne. Rozważ arkusz czasu, który pokazuje postęp każdego zadania. Umożliwi to śledzenie i kontrolowanie wszystkiego z jednego komputera stacjonarnego lub urządzenia przenośnego, bez konieczności przeskakiwania.

Na przykład, aby ułatwić elastyczność, WorkflowMax zawiera sześć opcji śledzenia czasu:

Możliwość ręcznego wprowadzenia czasu rozpoczęcia i zakończenia.
Możliwość wprowadzenia dokładnej liczby przepracowanych godzin.
Prosty licznik czasu startu i stopu, który rejestruje faktyczne przepracowane godziny.
Celowy widget Adobe pozwalający kreacjom śledzić czas w takich produktach Adobe, jak Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro i Prelude.
Mobilny czasomierz pozwala Ci wprowadzać czas w podróży.
Kilka widżetów pulpitu innych firm integrujących się z WorkflowMax i zapewniających większą funkcjonalność i elastyczność, w tym wizualne przypomnienie bieżących i nadchodzących zadań.

Jako szef możesz również edytować arkusze czasu w trybie dziennym lub tygodniowym w zależności od czasu trwania projektu. Istnieją inne narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Due, które mają podobne funkcje, w tym zapewniają bezproblemową integrację fakturowania i fakturowania.

3. Pełna personalizacja

Chociaż elastyczność jest ważna, pełne możliwości dostosowywania są prawdopodobnie jeszcze ważniejsze. Aplikacja musi współpracować z systemami, procesami i oprogramowaniem, które już posiadasz. Na przykład, jeśli trzeba coś zmienić, czy te zmiany mogą być łatwo wykonane z samej aplikacji?

Patrząc na opcje dostosowywania, szczególnie ważne jest, aby sprawdzić integracje firm zewnętrznych. Upewnij się, że moduł śledzenia czasu obsługuje aplikacje, z których Twoja firma już korzysta, takie jak prognozy, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe i PayPal, aby wymienić tylko kilka.

W ten sposób twoja nowa aplikacja może łatwo wejść do obecnego ekosystemu aplikacji. Jeśli wybierzesz poprawnie, wszystkie aplikacje będą bezproblemowo współpracować, przesuwając dane z jednego do drugiego bez potrzeby podwójnego wprowadzania.

Weźmy na przykład firmę IT, Conquest Solutions. Conquest Solutions wykorzystało już Xero jako platformę księgową, a także FreshDesk do świadczenia wsparcia IT dla swoich klientów. Z tego powodu wybrali aplikację do śledzenia czasu, która została zintegrowana z istniejącym "ekosystemem aplikacji".

Bilety wsparcia zostały automatycznie przekazane z żądań FreshDesk do ich śledzenia czasu, co pozwoliło im tworzyć faktury i rachunki klientów. Natychmiast po wdrożeniu, Conquest Solutions zaczęło dostrzegać korzyści dzięki 66-procentowemu skróceniu czasu cytowania, 24-procentowemu wzrostowi dziennej stawki oraz (dzięki przejrzystości, jaką oferuje ich ekosystem aplikacji), bez sporów dotyczących faktury.

4. Intuicyjny projekt

Najlepsze aplikacje mają zarówno atrakcyjny wizualnie interfejs, jak i zaawansowaną funkcjonalność backendu. Rozmawialiśmy trochę o tym, dlaczego potężna funkcja backendu (w tym możliwość pełnego dostosowania aplikacji do konkretnych potrzeb biznesowych) jest tak ważna.

Ale dlaczego wizualny projekt jest tak ważny?

Projekt może znacząco wpłynąć na nasze emocje. A nasze emocje, w szczególności to, czy twoi pracownicy "lubią" odczucie twojej aplikacji śledzącej czas, będą decydować, czy faktycznie jej używają, czy też nie.

Smashing Magazine niedawno zbadał to głębokie połączenie w "Czy Twoja aplikacja jest piękna? Nie bez projektu User Experience. "Estetyka nie musi być niekompatybilna z użytecznością.

Biorąc pod uwagę wybór między brzydkim produktem użytkowym a nadającym się do użytku atrakcyjnym, dlaczego nie ten drugi? Innymi słowy, piękny design nie dotyczy tak naprawdę samej urody.

Chodzi o to, czy Twoi pracownicy uważają, że Twój tracker czasu jest łatwy w nawigacji i naturalnie użyje go do codziennych potrzeb.

Pobieranie aplikacji Śledzenie czasu na jazdę próbną

Pamiętaj, że jeśli nie jesteś samodzielnym freelancerem, wybór aplikacji do śledzenia czasu jest równie ważny jak doświadczenie pracownika. Wybierając odpowiednią aplikację, zastanów się nad wybraną grupą swoich pracowników przetestuj ostatnią jedną lub dwie opcje na tydzień.

Jak łatwy jest okres adopcji?

Czy byli w stanie poruszać się po aplikacji i zintegrować ją ze swoim przepływem pracy?

A może korzystanie z aplikacji stało się większym utrudnieniem niż ręczne śledzenie godzin?

Obraz: WorkflowMax

7 komentarzy ▼