Dyplomatyczne e-maile o pracy są proste i grzeczne, i starają się, aby odbiorcy nie źle zrozumieli lub źle interpretowali informacje. Podczas pisania dyplomatycznego e-maila używaj formalnego, precyzyjnego języka i unikaj emocjonalnych słów. Celem jest użycie taktującego języka - słów, które wyraźnie przekazują ważne wiadomości - bez powodowania złych uczuć.
Ustaw ton
Ustaw ton, koncentrując się na tym, w jaki sposób twoje pomysły, wiadomości lub instrukcje pomogą Twoim pracownikom. Potwierdź wszelkie związane z pracą trudności, na które natrafiają, takie jak problemy techniczne lub niepowodzenia, i zapytaj - a nie żądaj - kiedy jest coś, czego potrzebujesz lub potrzebujesz. Na przykład, jeśli dodajesz więcej pracowników do istniejącego projektu, napisz: "Wiem, że ten projekt spowodował dodatkowy nacisk na twój zespół, więc poprosiłem Jane Doe, aby pomogła w edycji kopii. Czy byłbyś w stanie jej zapewnić szorstki projekt przed weekendem? " Język dyplomatyczny ma uprzejmy ton, który stara się uspokoić odbiorców.
$config[code] not foundKeep It Professional
W wiadomościach dyplomatycznych unikaj osobistych, poufnych lub drażliwych tematów, takich jak informacje o wynagrodzeniach, problemy z personelem lub konflikty wewnętrzne. Dyskutuj tylko o sprawach publicznych, sugeruje magazyn Inc. Zawsze należy rozwiązywać problemy osobiste lub poufne twarzą w twarz lub telefonicznie, jeśli spotkanie twarzą w twarz nie jest możliwe. Nigdy nie wiadomo, kiedy e-mail może zostać przekazany w biurze. Skorzystaj z profesjonalnych zwrotów i zamknięć, aby odbiorcy wiedzieli, że korespondencja jest związana z pracą, a nie osobista.Na przykład, zacznij e-mail z "Cześć", "Pozdrowienia" lub "Dzień dobry" - nie "Cześć", "Yo" lub "Do moich znajomych".
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingWybierz mądre słowa
Skoncentruj się na stwierdzeniach "ja", a nie na "ty", zwłaszcza gdy usuniesz błędy, błędy lub poprawki w e-mailu. Wyjaśnij swoje oświadczenia, aby odbiorcy dokładnie zrozumieli Twoje cele i intencje. Na przykład, jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail z informacjami na temat ważności terminów w całej firmie, napisz: "Zawsze moim celem było dotrzymywanie terminów w celu utrzymania silnej bazy obsługi klienta." Terminowość i wydajność to dwa z moich głównych priorytetów, więc skontaktuj się ze mną, jeśli pojawią się sytuacje, które mogą doprowadzić do trudności z terminem. "
Bądź bezpośredni i konkretny
Bądź szczery i bezpośredni w swojej korespondencji, aby Twoi współpracownicy nie musieli czytać między wierszami ani odgadnąć, co chcesz powiedzieć. Język dyplomatyczny jest taktowny, zwięzły i na temat. Usuń nadmiar słów, myśli lub pomysłów, które mogą zmylić Twoich pracowników lub zrzucić e-maile. Jeśli na przykład chcesz zgłosić nauczycielowi przypadki naruszeń przepisów dotyczących ubioru, napisz: "Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi ubioru zawartymi w podręczniku dla pracowników, bez szortów, tank topów ani klapek w czasie godzin szkolnych." Adres e-mail do "wszystkich pracowników", więc nikt nie jest wyróżniony.
