Święty Graal zarządzania projektem: oszczędność czasu i pieniędzy, a jednocześnie świetny projekt wysokiej jakości. Jest to cel, który każda firma chce osiągnąć, ale wielu z nich nie robi tego z wielu powodów. Bez względu na to, czy jest to brak zasobów, brak budżetu czy brak wiedzy, zbyt często firmy pozwalają całkowicie wymknąć się spod kontroli w zakresie projektu, budżetu lub jednego z wielu innych sposobów, w jakie często projekty znikają z szyn.
$config[code] not foundJak powszechny jest problem niekontrolowanych projektów, a co ważniejsze, jaki jest klucz do zapobiegania temu problemowi?
Jak projekt staje się Albatrossem
Kilka lat temu Europejska Jednostka ds. Strategii Usług przeprowadziła badanie mające na celu ustalenie, ile projektów przekroczyło budżet i ile kosztowało firmy w dłuższej perspektywie. Ich odkrycia były bardziej ekstremalne niż przewidywano:
- Łączna wartość umów - 47,65 miliardów dolarów.
- Przekroczenie kosztów wyniosło 14,54 miliarda dolarów.
- 57% wszystkich umów (105) przekroczyło przewidywane koszty.
- 33% wszystkich umów (105) uległo poważnym opóźnieniom.
- 30% wszystkich umów (105) zostało rozwiązanych.
Podobne badanie opublikowane przez Harvard Business Review - analizujące łącznie 1 471 projektów IT - wykazało, że średnie przekroczenie wyniosło 27%. Choć samo to jest znaczące, w badaniu ustalono, że jeden na sześć projektów przekroczył budżet o średnio 200% i przekroczył swój harmonogram o prawie 70%.
Jaka była przyczyna tych problemów? W badaniu HBR stwierdzono wiele czynników. Ale wielu z nich sprowadzało się do złego planowania i braku informacji. Niektóre firmy rażąco nie doceniły kosztów i czasu związanych z danym projektem. Inni wykupili swój własny marketingowy hype, upraszczając to, co było zaangażowane i przeceniając własne umiejętności.
Znajdowanie szczęśliwego medium
Nie trzeba dodawać, że właściwe planowanie projektu jest koniecznością. Ale co dokładnie to oznacza?
Chociaż wysokie cele mogą brzmieć dobrze w fazie propozycji, mogą być katastrofalne w całym okresie realizacji projektu. Im większy i dłuższy projekt, tym więcej miejsca jest na zbyt wysokie cele do pominięcia, a projekt przekroczył ograniczenia budżetowe i czasowe.
Ale nawet przy najlepszym planowaniu pojawiają się nieprzewidziane rzeczy. Może to być wszystko, od zmiany zakresu zleconej przez klienta do nieprzewidzianych zmian na rynku wymagających dostosowania.
Jednym z najlepszych sposobów na zmniejszenie kosztów projektu i złego planowania budżetowego może być po prostu śledzenie czasu i kosztów dla poszczególnych zaangażowanych pracowników. W ten sposób zarządzający projektami uzyskują dokładniejsze oszacowanie zakresu projektu i tego, co jest wydawane w odniesieniu do czasu realizacji projektu i rzeczywistych wydatków na projekt. Czas śledzenia może również ujawnić, którzy pracownicy mogą wymagać niewielkiego szturchnięcia lub więcej wskazówek, aby dokładnie ukończyć projekt zręcznością.
Najczęściej projekt przedwcześnie przekracza swoje cele. Niestety, wielu menedżerów projektu ślepo śledzi przedstawiony kurs i przeprowadza bardzo niewiele analiz, aby upewnić się, że cele pośrednie są zbieżne z celami budżetowymi i planowaniem. Jeśli osiągnąłeś 10% celów projektu, ale zużyłeś 15% budżetu, nie ma powodu, by sądzić, że trend się zmieni bez wstawiania się i dokonywania korekt. Bez wprowadzania poprawek można się spodziewać, że przy 20% pracy projekt pochłonie 30% budżetu i tak dalej. W tym tempie, do czasu zakończenia projektu, będzie on kosztował 150% przydzielonego budżetu.
Niektóre wytyczne do rozważenia
Przy każdym projekcie ważne jest, aby ustanowić kamienie milowe na miejscu, aby ocenić dokonany postęp i zobaczyć, w jaki sposób postęp ten jest zgodny z parametrami i celami projektu. Im wcześniej to zrobisz, tym szybciej odkryte zostaną potencjalne problemy i można wprowadzić korekty, aby projekt pozostał na cel.
Nie zapomnij o utrzymywaniu regularnej komunikacji z pracownikami na temat projektu, na wypadek, gdyby wymagało to pewnych wyjaśnień w kolejnych etapach. Nie tylko pozwala to utrzymać projekt na właściwej drodze, ale także przyczynia się do spójności działań grupy.
Dzięki dobremu planowaniu i starannej realizacji firma może uniknąć niefortunnych statystyk i osiągnąć cel, jakim jest oszczędność czasu i pieniędzy przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiej jakości produktu lub usługi.
Spotkanie Zdjęcie przez Shutterstock
2 Komentarze ▼
