W mojej ostatniej kolumnie napisałem o nowym czytniku książek elektronicznych Amazon Kindle i powiedziałem:
$config[code] not found"Wszyscy czekaliśmy z niecierpliwością na to, aby mogły się spełnić" dokumenty bez papieru ", ale ta obietnica wydaje się być złudzeniem, które jest bardziej nieuchwytne niż kiedykolwiek."
Być może jednak biuro bez papieru jest w zasięgu wzroku. Tak, słuchałem tych, którzy nadal twierdzą, że biuro bez papieru wciąż jest marzeniem. Ale myślę, że kluczem tutaj jest dążenie do postępu w oczyszczaniu się z papieru, a nie doskonalenie w osiąganiu tego ostatecznego celu. Właściwy system zarządzania danymi może łączyć praktyczność papieru z szybkością nowych informacji i technologii.
Jako przedsiębiorcy i właściciele małych firm chcemy wyeliminować ilość używanego papieru, ponieważ wymaga on po prostu zbyt wiele czasu (i pieniędzy) na produkcję, organizację i odzyskanie. Może to po prostu zaoszczędzić firmie dużo pieniędzy, a także pomóc zarobić więcej pieniędzy.
Przy obecnej mnożeniu informacji, musimy udostępniać informacje sobie i innym w tempie dzisiejszego świata.
Zobacz, jak papier i pliki są przetwarzane w Twojej firmie.
Jeśli jesteś podobny do mnie, byłbym odważny, sugerując, że to, co znajdziesz, nie sprawi, że będziesz szczęśliwy.
Możesz mieć najbardziej zorganizowane biuro na świecie, ale czas potrzebny na usystematyzowanie zapisów i utrzymanie tej metody organizacji przekłada się na prawdziwe dolary - godziny, które można przeznaczyć na badania i rozwój oraz marketing.
Czy stosujesz system "stosów" do segregowania, utrzymując rzeczy w zgrabnych hałdach, abyś wiedział dokładnie, gdzie wszystko jest? Pomyśl o fizycznym bałaganie, które to powoduje, a także o poczuciu winy, które odczuwasz, ponieważ zawsze odczuwasz potrzebę "przechodzenia" przez te stosy - aby upewnić się, przynajmniej o tym, że czegoś nie zapomniałeś.
Jeśli pliki papierowe zakopują twoje biuro, dobrym wyjściem może być "wyjście bez papieru". Ale co dokładnie dzieje się bez papieru dla twojego biznesu? Polega na podjęciu decyzji o tym, a nie odwróceniu się. Oznacza to, że wszystkie te pliki są skanowane do komputera, a personel szkoleniowy do korzystania z plików cyfrowych.
Teraz te dokumenty, które kiedyś musiały być wysyłane z jednego współpracownika do drugiego lub z firmy do klienta lub klienta perspektywy, mogą być przeglądane wszędzie tam, gdzie są potrzebne. Twoja firma może zaoszczędzić wiele godzin i nieskończonych dolarów tylko na wydajności i wydajności.
W rzeczywistości biuro zawsze używa papieru. Termin "bez papieru" jest zbyt wysoki, aby można go było osiągnąć. Niektóre osoby muszą wydrukować rzeczy, aby je przeczytać. Drukujesz rzeczy, które chcesz nosić ze sobą i pokazywać innym. Nie każda prezentacja może być dostosowana do programu PowerPoint. Nie pozbędziesz się tych drukarek.
Ale będziesz pozbywać się szafek na dokumenty lub przynajmniej niektórych z nich, podczas skanowania plików do komputera i tworzenia nowych plików na komputerze oraz potrzeby ciągłego organizowania tych plików.
Oto 4 rzeczy do rozważenia, gdy idziesz bez użycia papieru:
1. Podczas skanowania plików niezbędny jest dedykowany skaner dokumentów.
2. Podczas zapisywania plików najlepszym i najbardziej powszechnie akceptowanym sposobem jest format PDF lub przenośny format dokumentu. Jest to stabilny format, dzięki któremu plik wygląda dokładnie tak, jak wyglądał na papierze. Można go czytać online lub drukować, zajmuje mało miejsca i można je łatwo utworzyć za pomocą oprogramowania dostępnego w firmie Adobe.
3. Jeśli digitalizujesz swoje pliki, będziesz potrzebować dysku twardego dedykowanego do przechowywania nowej "szafki na pliki" i dobrego systemu tworzenia kopii zapasowych danych. Eksperci techniczni sugerują posiadanie dwóch przenośnych dysków twardych. Każdego tygodnia przywracasz jeden do drugiego i robisz kopię zapasową w lokalizacji poza siedzibą, takiej jak skrzynka depozytowa.
4. Jeśli nie masz komputerów w sieci lokalnej (LAN), trzeba je podłączyć, aby każdy mógł uzyskać dostęp do plików. Ustawienie sieci bezprzewodowej kosztuje około 25-50 USD za komputer plus 75-100 USD za "koncentrator" lub centralny router dla czterech komputerów.
Większość ludzi nie ma problemów z oglądaniem plików cyfrowych i ich utrzymaniem. To, z czym ty i twoi pracownicy możecie mieć problemy, przyzwyczaja się do nowego systemu zarządzania zapisami i informacjami. Zabierz wszystkich na pokład w zakresie protokołów plików. Jak powinny być oznaczone katalogi? Jak powinny być nazwane pliki? Ważne jest, aby każdy używał tych samych standardów. Zdecyduj, co to będzie i wydrukuj kopie dla wszystkich. Udostępnij kopię w sieci firmowej.
Odejście od elektroniki jest kwestią wyboru: jest to świadomy styl życia i decyzja dotycząca stylu pracy. To taki, który w pełnym zaangażowaniu może zwiększyć wydajność, efektywność i skuteczność, a także zmniejszyć ilość odpadów, które każdy z nas produkuje.
Czy podjąłeś decyzję o wycofaniu elektronicznego?
* * * * *
