Podczas gdy wiele małych firm może korzystać z gotowego oprogramowania, są sytuacje, w których konieczne staje się bardziej dostosowane rozwiązanie - albo jako modyfikacja istniejącego oprogramowania, albo coś zupełnie nowego.
Ale jakie kryteria decydują o tym, kiedy rozwiązanie dostosowane do indywidualnych potrzeb, po wyjęciu z pudełka, jest właściwym wyborem? Kiedy trzeba podjąć decyzję o zakupie oprogramowania w porównaniu z zakupem?
$config[code] not foundW odpowiedzi Small Business Trends zwrócił się do Jima Hutchingsa, analityka biznesowego z Trifecta Technologies, firmą, która dostosowuje oprogramowanie do potrzeb firmy bardziej precyzyjnie. Podał następujące dziesięć wskazówek:
Sterowniki za decyzją w sprawie budowania i zakupu oprogramowania
1. Ręczne rozwiązania
Firma może używać ręcznych obejść do rutynowych zadań, ponieważ oprogramowanie nie działa.
"Kiedy wykonanie zadania zajmuje znacznie więcej czasu niż powinno, jest to pierwszy znak, że firma stosuje ręczne obejścia, takie jak używanie notatek Post-it do ustawiania przypomnień" - powiedział Hutchings. "W takim przypadku pomocne może być indywidualne rozwiązanie".
2. Zła stopa przyjmowania
Złe wskaźniki wykorzystania istniejącego oprogramowania to kolejny wskaźnik, który może wymagać dostosowania.
"Jeśli pracownicy robią wszystko, aby nie korzystać z oprogramowania, jest to oznaką, że nie podoba im się to" - powiedział. "Przymusowa adopcja również nie doprowadzi do zwiększenia efektywności, ale spowoduje uchwycenie i skargi pracowników".
3. Trudności w treningu
Firma może potrzebować niestandardowego rozwiązania, gdy trudno jest wyszkolić pracowników po nieobsługiwanym oprogramowaniu.
"Możliwe, że ekspert przedmiotu nie jest w stanie przeszkolić lub oprogramowanie jest przestarzałe i trudne w użyciu", powiedział Hutchings. "Ekspert z dziedziny merytorycznej może również podjąć" Łatwiej jest to zrobić samemu, niż trenować czyjąś postawę, ze względu na trudność. W takim przypadku indywidualne rozwiązanie byłoby dostosowane do potrzeb firmy.
4. Nieobsługiwany proces sprzedaży
Może się zdarzyć, że używane oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) nie będzie w pełni obsługiwać procesu sprzedaży. Aby to zilustrować, Hutchings przypomniał przykład, kiedy oprogramowanie CRM klienta nie mogło zaspokoić potrzeby zawierania umów ze specjalnym modelem cenowym.
"Dodaliśmy komponent, w którym zastosowano niestandardowy przepływ pracy, aby przejść przez proces oparty na określonych regułach, aby uwzględnić klienta" - powiedział. "To usprawniało proces sprzedaży w taki sposób, w jaki nie było to możliwe w przypadku oprogramowania".
5. Wiele programów do pojedynczego zadania
Innym przypadkiem, w którym dostosowywanie staje się czynnikiem, jest konieczność użycia różnych programów do wykonania pojedynczego zadania - co Hutchings określił jako "Frankensteining" oprogramowania.
"Takie podejście nie jest błędne z definicji, ale powoduje nieefektywność" - powiedział. "Jeśli nie możesz użyć tylko jednego oprogramowania, jest problem".
Hutchings wymienił dwa przykłady, by wyrazić swoją opinię.
"Używanie Worda zamiast Excela do tworzenia tabeli to jeden z przykładów" - powiedział. "CRM to kolejny. Korzystając z programu CRM na większości ścieżek sprzedaży, ale dodając arkusze kalkulacyjne Excel do raportowania - nie uzyskujesz prawdziwej wydajności. "
6. Konwersja systemu
Firma niezadowolona z jednego programu może chcieć przenieść się do innego, co nie zawsze jest łatwe.
"Przenoszenie danych z jednego systemu do drugiego może być żmudnym zadaniem, które może wymagać niestandardowej pracy" - powiedział Hutchings. "W takim przypadku program dostosowujący oprogramowanie zbuduje silnik, który automatycznie konwertuje dane".
7. Wymagania automatyki
Za każdym razem, gdy firma skorzysta na automatyzacji, jest wskazówką, że potrzebuje niestandardowego oprogramowania, zgodnie z Hutchings.
"Jeśli po prostu sprzedajesz rzeczy - na przykład przy użyciu oprogramowania do sprzedaży, aby dokonać zmiany - możesz być w porządku dzięki nowatorskiemu rozwiązaniu, takim jak Square or Clover" - powiedział. "Jeśli jednak istnieje powiązanie z listą płac, arkuszami czasu pracy, rachunkowością, zapasami, zakupami, zarządzaniem łańcuchem dostaw lub prognozowaniem, najlepiej jest wprowadzić niestandardowe rozwiązanie."
8. Skalowalność i czynniki wzrostu gospodarczego
Po wyjęciu z pudełka oprogramowanie może nie mieć elastyczności ani skalowalności, hamując rozwój firmy.
"W tym przypadku potrzebna jest indywidualizacja, aby wspierać wzrost" - powiedział Hutchings. "Firma może przyjąć stopniowo podejście, dodając różne funkcje lub stopniowo rozszerzając się na różne grupy użytkowników."
9. Custom Branding lub Design
Firma może odnieść korzyści z niestandardowego brandingu lub projektu jako sposobu na odróżnienie się od konkurencji. Hutchings jako przykład podał Carlo's Bakery (dom "Cake Boss").
"Trifecta zbudował system punktów sprzedaży, w którym wykorzystano iPada, na którym klient, wspólnie z piekarzem, mógł zrobić od podstaw niestandardowy tort" - powiedział. "Ponieważ po debiucie programu telewizyjnego zaczęły powstawać linie tuż za rogiem, pracownicy mogli wychodzić i używać iPada do przyjmowania zamówień, skracając czas oczekiwania. Pomógł zatrzymać klientów. "
10. Opłaty licencyjne
Ostateczne kryterium decydujące o tym, czy wyjście z pudełka lub niestandardowe oprogramowanie jest najbardziej odpowiednie dla firmy, ma związek z opłatami licencyjnymi, które, według Hutchings, mogą być kosztowne.
"Cena to najważniejszy aspekt" - powiedział. "Opłaty za licencjonowanie oprogramowania out of box mogą być bardzo drogie, w takim przypadku niestandardowe mogą być mniej kosztowne w dłuższej perspektywie. Nie różni się niczym od leasingu w porównaniu do zakupu samochodu. "
Dodatkowe porady
Hutchings dodał następujące porady, aby pomóc w procesie podejmowania decyzji o zakupie oprogramowania:
"Przeanalizuj ROI, aby upewnić się, że możesz odzyskać swoje pieniądze" - powiedział. "Budżet o wartości 5 000 USD może być wszystkim, co jest wymagane do zbudowania niestandardowego rozwiązania. Po prostu upewnij się, że możesz odzyskać swoje pieniądze w zakresie wydajności lub ekonomii skali. "
Hutchings powiedział, że firmy powinny najpierw zweryfikować oprogramowanie skrzynki, sprawdzić, czy spełnia ona wymagania, a następnie spojrzeć na niestandardowe opcje, gdy zajdzie taka potrzeba.
Doradził także, aby firmy nie zapominały o ukrytych kosztach związanych z przyjęciem przez użytkowników, takich jak szkolenia, oraz by zdawały sobie sprawę z utraty kosztów alternatywnych, które mogłyby wymagać zwiększenia budżetu.
Pracując razem Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
Komentarz ▼
