Nie ma nic gorszego niż nudne spotkanie robocze. Każdego dnia w samych Stanach Zjednoczonych odbywa się około 25 milionów spotkań. Aby ułatwić te spotkania, średni menadżerowie zazwyczaj rezygnują z szacowanego 35% swojego czasu w biurze - podczas gdy ktoś z wyższej kadry kierowniczej prawdopodobnie straci na spotkaniach mniej więcej połowę całego dnia.
Te wysokie zobowiązania czasowe byłyby całkowicie opłacalne, gdyby wszystkie te spotkania generowały świetne pomysły, ale szacunkowo 67 procent spotkań jest zazwyczaj klasyfikowanych jako odpisy - tracąc ponad 37 miliardów dolarów rocznie na utratę wydajności.
$config[code] not foundMając to na uwadze, rozsądnie jest próbować ograniczyć bezcelowe spotkania. A jeśli jesteś właścicielem małej firmy bez noworocznej rezolucji, aby poprawić sposób działania w Twojej firmie, usunięcie nudnych spotkań z tygodnia pracy może być doskonałym sposobem na zwiększenie morale i rozpoczęcie roku 2017 od wybuchu.
Jak zmniejszyć czas spędzony na spotkaniach
Aby pomóc Ci zacząć, oto 15 sposobów na wyeliminowanie lub przyspieszenie wszystkich Twoich spotkań w 2017 roku:
Przynieś agendę
Jednym z największych timewastów na jakimkolwiek spotkaniu jest brak celu. Aby wszystko działało w odpowiednim tempie, upewnij się, że masz szczegółowy program, który poprowadzi Cię przez spotkanie tak szybko, jak to tylko możliwe.
Weź to na zewnątrz
Jeśli rozmawiasz z małym zespołem, jednym z najlepszych sposobów angażowania osobowości i zachęcania ludzi do rozmawiania jest spotkanie na zewnątrz. Nie tylko odrobina świeżego powietrza i słońca obudzi kolegów i sprawi, że krew będzie płynąć, ale także pobudzi kreatywne myślenie. Zmiana środowiska prawie zawsze spowoduje zmianę sposobu myślenia i współpracy pracowników.
Wstawaj i ruszaj się
Jednym ze sposobów skrócenia czasu spotkań jest postawienie wszystkich na nogi i poruszanie się. Usuwając krzesła ze spotkań, pracownicy są zazwyczaj bardziej skłonni do mówienia o wszystkim, co ważne, i zajmują się marnowaniem czasu na inne tematy. Jeśli naprawdę chcesz zaszczepić poczucie pilności i masz przestrzeń, przekonaj pracowników do rozmowy w ruchu.
Przynieś przysmaki
Spotkania na lunch cieszą się złą reputacją nudnych, całodziennych spraw. Ale pozyskanie pracowników przy stole może być jednym z najlepszych sposobów, aby zachęcić ich do otwartej rozmowy między sobą. Jedzenie ma tendencję do zbliżania ludzi i zawsze sprawia, że ludzie mówią - i jeśli twoje spotkania są wypełnione niezręcznymi milczeniami, spróbuj zachęcić pracowników odrobiną pizzy (lub czymś nieco zdrowszym).
Utrzymuj czas
Zwykle tylko jeden długotrwały menedżer średniego szczebla i trzy głupie pytania przekształcają szybkie zameldowanie w okropne dwugodzinne spotkanie. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie członków zespołu i kierowników podczas spotkania jest złapanie stopera, ustawienie go na 15 minut i powiadomienie wszystkich, że po upływie tego czasu spotkanie dobiegnie końca. Pomoże ci to nie tylko nauczyć się wyjaśniać sprawy w bardziej zwięzły sposób, ale pracownicy będą wdzięczni za to, że będą wiedzieć, kiedy będą mogli do niego wrócić.
Niszczyć
Jeśli naprawdę nie zdołasz uciec z czterogodzinnego spotkania, sprawi, że życie będzie dużo łatwiejsze i przyjemniejsze, jeśli będziesz mógł podzielić je na odrębne rozdziały. Na początku spotkania poinformuj kolegów, że zamierzasz rozwiązać problem w kilku niewielkich fragmentach. Skorzystaj z każdej porcji, aby zaadresować jedną grupę problemów, i przerwij po każdym wydaniu problemu, aby zameldować się w innych drużynach, zaczerpnij świeżego powietrza i przegrupuj się.
Przestań używać programu PowerPoint
Nawet w 2017 r. Program PowerPoint nadal jest prawie równoznaczny z biznesem. Używamy programu PowerPoint do wszystkiego - od raportów o kosztach i wzrostów sprzedaży po aktualizacje marketingowe. I choć może to być niezwykle przydatne, nie można zaprzeczyć, że jest trochę zmęczony. Nie ma nic gorszego niż wtargnięcie do sali konferencyjnej i obserwowanie, jak twój menedżer liniowy ładuje prezentację 30-slajdową - więc jeśli chcesz, by twoi koledzy nie spali, trzymajcie światła i słownie angażujcie się. Sprawi, że wszyscy się obudzą, a pomysły przepłyną.
Planować naprzód
Jeden z największych czasowych uczestników spotkań czeka, aż ludzie będą oferować sugestie i problemy do podniesienia. Aby stracić niezręczne milczenie i szybciej zwolnić wszystkich z sali, zachęć wszystkich uczestników, aby przyszli do stołu z przynajmniej jednym pomysłem lub punktem rozmowy przed rozpoczęciem spotkania.
Naciśnij Record
Jeśli próbujesz szybko przejść przez spotkanie, łatwo jest zgubić kilka punktów akcji. To często prowadzi do wielu dalszych pytań, ponieważ starasz się wyprowadzić wszystkich z pokoju i może to być znaczącym drenażem czasu. Jeśli zależy Ci na zrzuceniu pytań, warto nagrać spotkanie na telefonie, a następnie wysłać plik audio do wszystkich uczestników po jego złamaniu. W ten sposób wszyscy wiedzą, co muszą robić i kiedy to wymaga.
Popcorn Sentences
Chcesz się upewnić, że wszyscy wnoszą swój wkład? Wróć do szkoły podstawowej i poproś swój zespół o trochę popcornu. Zacznij zdanie, rozejrzyj się w kółko i każ innym członkom personelu dokończyć zdanie, aby przedstawić swoje pomysły. W ten sposób nie tylko ludzie będą zaangażowani, ale zmusi to pracowników do myślenia poza polem, aby wnieść swój wkład.
Zająć stanowisko
Jeśli często zdarza się, że zespół marnuje godziny, próbując podejmować pozornie proste decyzje grupowe, spróbuj postawić ich na nogi i dosłownie zająć stanowisko, aby podjąć decyzję. Narysuj linię pośrodku pokoju i poproś każdego z robotników, aby stanął po stronie odpowiadającej ich opinii. Następnie użyj tego jako szybkiej trampoliny, aby zmusić wszystkich do zracjonalizowania wyboru i pójścia naprzód.
Daj każdemu pracę
Innym sposobem na szybkie załatwianie spraw na każdym spotkaniu jest zapewnienie każdemu uczestnikowi zadania do wykonania na tym spotkaniu. Na przykład poproś jedną osobę o zrobienie notatek, jedną, aby zatrzymać czas, a drugą przynieść przekąski. Dając każdej osobie własny obowiązek do wykonania, spotkanie powinno przebiegać płynniej, a osoby będą bardziej skoncentrowane.
Idź wirtualnie
Czy spędzasz mnóstwo czasu podróżując pomiędzy biurami i lokalizacjami, aby spotkać się z drużynami? Przestań biec z miejsca na miejsce i zacznij korzystać z narzędzi takich jak Skype, Google Hangouts lub FaceTime. W ten sposób pracownicy mogą zrozumieć, o co nam chodzi i co mają robić, nawet bez opuszczania stanowisk pracy.
Przestań gadać
Jeśli uważasz, że zbyt wiele twoich spotkań okazuje się bezużytecznymi monologami, to prawdopodobnie dlatego, że twoje spotkania są bezużytecznymi monologami. Powiedz, co powinieneś powiedzieć, po czym odetnij się i zapytaj wszystkich, co myślą. Nie tylko może to skrócić czas spędzany na spotkaniach, ale także dać innym szansę wyrażenia własnych myśli i przedstawienia nowych pomysłów.
Trial i błąd
Pod koniec dnia żadne dwie firmy nie są do siebie podobne. To, co działa na Twoich spotkaniach, może nie działać w przypadku innych firm, więc będziesz musiał zrobić trochę prób i błędów, aby dowiedzieć się, jakie spotkania najlepiej sprawdzają się dla Ciebie i Twojego zespołu. Pamiętaj tylko, aby zachować cierpliwość i skupić się na odkrywaniu idealnych sposobów na szybsze i mniej bolesne spotkania.
Spotkanie Zdjęcie przez Shutterstock
1 komentarz ▼
