Planowanie wydarzenia to proces, który może być zarówno trudny, jak i czasochłonny, a jednocześnie jest bardzo skutecznym sposobem promowania towarów i usług przez firmy. Niektóre wyzwania obejmują wybór miejsca, zarządzanie zaproszeniami, organizowanie odpowiedzi i śledzenie płatności.
Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, które pomogą Ci przezwyciężyć te wyzwania i przekształcić wizję wydarzeń w wyjątkową rzeczywistość:
Zaplanuj sukces
Zastanów się nad swoimi odbiorcami podczas planowania wydarzenia. "Kiedy" i "gdzie" są ważnymi względami, aby zmaksymalizować frekwencję. Na każde wydarzenie powinieneś wyznaczyć dwa cele: co masz nadzieję osiągnąć i co masz nadzieję, że Twoi uczestnicy osiągną. Te wskazówki dotyczące planowania pomogą skoncentrować wysiłki, efektywnie komunikować się i dostarczą znaczących doświadczeń wszystkim zaangażowanym stronom.
Zaproszenia - Zrób to osobiście
Istnieje bardzo duża szansa, że pierwsze wrażenie klienta na temat Twojego wydarzenia będzie wynikało z zaproszenia e-mailowego, więc Twoje zaproszenie musi być wciągające. Twoje zaproszenie powinno wyglądać profesjonalnie i przekazać podstawowe informacje o Twoim wydarzeniu. Oto kilka wskazówek, jak wysyłać świetne zaproszenia online:
- Ważne jest, aby posegmentować listę. Chcesz zaprosić osoby, które są najbardziej zainteresowane.
- Spersonalizuj to (zawiera nazwiska zaproszonych).
- Oznacz zaproszenie za pomocą logo i kolorów Twojej firmy. Twoi klienci powinni wiedzieć, że pochodzą od Ciebie, nie widząc ani jednego słowa.
- Uwzględnij cel i korzyści z uczestnictwa w wydarzeniu.
- Podaj jasne informacje na temat miejsca, czasu i kosztów związanych ze zdarzeniem, a także informacje kontaktowe.
- Dołącz mapę, jeśli to możliwe, i wskazówki dotyczące dojazdu.
Promuj się proaktywnie
Zaproszenia mogą nie wystarczyć do zagwarantowania zapakowanego domu. Jest kilka dodatkowych kroków, które mogą pomóc w zwiększeniu świadomości, zachęcić do uczestnictwa i wypełnić miejsca na imprezie. Sugestie obejmują:
- Witryna poświęcona zdarzeniom. Jest to doskonałe miejsce do wyświetlenia wszystkich szczegółów wydarzenia: ogólnego opisu, celu, opłat, działań, linków do innych stron internetowych, gości specjalnych i dodatkowych zasobów.
- Podobnie jak oryginalne zaproszenie, upewnij się, że wszystkie promocje obejmują Twoją markę, logo firmy i kolory.
- Jeśli wydarzenie jest otwarte dla publiczności, rozważ promowanie swojego wydarzenia na portalach społecznościowych. Z mojego doświadczenia wynika, że serwisy społecznościowe uzupełniają narzędzia promocyjne, takie jak zaproszenia e-mail. Uważam, że mogę zwiększyć frekwencję o co najmniej 10% lub więcej dzięki włączeniu sieci społecznościowych do miksu.
- Pamiętaj, aby wysłać przypomnienie w dniach poprzedzających wydarzenie.
- Dodaj kalendarz wydarzeń, aby promować przyszłe wydarzenia.
- Przechwyć więcej niż standardowe informacje do wykorzystania w przyszłych działaniach marketingowych.
- Jeśli są opłaty za wydarzenie, zbieraj je podczas rejestracji. Zbieranie opłat drogą elektroniczną pozwala uniknąć ryzyka związanego z zarządzaniem i przechowywaniem numerów kart kredytowych na własnym komputerze. Jeśli rejestrujesz się, aby zapłacić w momencie rejestracji, otrzymasz stanowcze zobowiązanie od tych osób, które wezmą udział w wydarzeniu.
- Jeśli pobierasz opłaty, zawsze dołączaj zasady zwrotu pieniędzy.
Wykorzystaj odpowiednie narzędzia
Małe firmy powinny cenić swoją markę i dążyć do profesjonalizmu podczas komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami. Narzędzie zaprojektowane do profesjonalnego użytku oferuje najlepsze rozwiązanie, aby sprostać tym wymaganiom. Podobnie jak w przypadku e-mail marketingu i ankiety online, dostępne są narzędzia online, które pomogą zaplanować, śledzić i zarządzać wydarzeniem.
Make It Count
Po fakcie zawsze jest możliwość poprawienia swojego wydarzenia. Działania po wydarzeniach mogą zawierać przydatne informacje o tym, co zadziałało i jak możesz ulepszyć swoje następne wydarzenie.
- Śledź tych, którzy brali udział, a którzy nie.
- Wyślij aktualną komunikację uzupełniającą, aby uwzględnić najważniejsze wydarzenia, zdjęcia i ogólne podsumowanie.
- Przeprowadź po wydarzeniu ankietę uczestników, aby uchwycić ich doświadczenie podczas imprezy.
- Zapytaj o obszary do poprawy w następnej imprezie.
Od planowania przed zdarzeniem po analizę po zdarzeniu, udane wydarzenie znacznie skorzysta na zastosowaniu odpowiedniego rozwiązania online. Postępując zgodnie z tymi sugestiami, możesz być bardziej produktywny w krótszym czasie, profesjonalnie wyglądać i zapewniać satysfakcjonujące doświadczenie uczestników.
15 komentarzy ▼
