Generowanie elektronicznego miejsca pracy nie tylko pomaga firmom oszczędzać pieniądze i wydawać mniej, ale także sprawia, że stają się one bardziej przyjazne dla środowiska. Jeśli myślisz o wymianie szafek z dokumentami z górami dokumentów dla systemu elektronicznego, ale nie wiesz, od czego zacząć, zapoznaj się z następującymi 10 krokami, aby przejść na papier.
Bez papieru w pracy
Udostępniaj pliki cyfrowo
Zamiast polegać na drukarce w celu wydrukowania hord dokumentów, udostępniaj pliki współpracownikom za pomocą metod cyfrowych, takich jak Dokumenty Google. Co więcej, ponieważ ta bezpłatna usługa za pośrednictwem Gmaila jest ciągle zapisywana, pliki robocze nigdy nie zostaną utracone, w przeciwieństwie do kserokopiarki!
$config[code] not foundNick Candito, współzałożyciel i dyrektor generalny Progressly, powiedział Small Business Trends o niektórych kluczowych sposobach, jakoby elektroniczna pomocna była dla firm. Mówiąc o "przestrzeganiu" i o tym, jak digitalizacja poprawia praktyki pracy, Candito powiedział:
"Nie ma wątpliwości, że digitalizacja poprawia współpracę. Kiedy każdy może uzyskać dostęp do niezbędnych dokumentów i konsekwentnie zbierać odpowiednie informacje dla właściwej osoby, kiedy jest to potrzebne, smarujesz koła wewnętrznego mechanizmu komunikacyjnego. "
Przechowuj pliki w chmurze
Firmy różnej wielkości opierają się na papierkowej robocie, która szybko rośnie, aby stać się wymagającym miejscem na przechowywanie. Zamiast umieszczać ważne dokumenty w szafkach do przechowywania, przechowuj je wygodnie w systemach opartych na chmurze, takich jak Dropbox. Te cyfrowe systemy bez papieru zaoszczędzą ci niesamowitą ilość miejsca w biurze, nie wspominając już o tym, że pomogą zachować ważne dokumenty.
Skanuj i faksuj nie więcej
Skanowanie i faksowanie dokumentów wymaga użycia papieru. Pomóż swojej firmie być bez użycia papieru, używając aplikacji skanera w telefonie do skanowania dokumentów. Zapisane dokumenty można następnie przekonwertować na pliki PDF i udostępnić współpracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zachęcaj do komunikacji cyfrowej
Zachęć swoich pracowników do przyjęcia kultury cyfrowej komunikacji, dzięki której dotychczasowe metody komunikacji, takie jak faktury pocztowe i paski wypłat, zostaną zastąpione metodami cyfrowymi, takimi jak wiadomości e-mail i wiadomości błyskawiczne.
Poleganie na komunikacji cyfrowej zamiast na wiadomościach papierowych pomoże zaoszczędzić czas Twojej firmy. Candito zauważa, że korzystanie z technologii cyfrowej zamiast papierowej pozwala kierownictwu "monitorować twój biznes i kluczową współpracę w czasie rzeczywistym oraz z myślą o analizowaniu wąskich gardeł, aby je poprawić, a tym samym poprawić wyniki."
Zamień rachunki i wyciągi papierowe dla cyfrowych
Niezależnie od tego, czy chodzi o rachunki za energię, wyciągi bankowe czy faktury kontrahentów, wszystkie firmy generują rachunki i wyciągi. Jeśli twoje rachunki wciąż są tworzone w formie papierowej, poproś o przesłanie ich cyfrowo. Ogólnie mówiąc, banki i inne organizacje wolą wysyłać cyfrowe wyciągi i pocztę, ponieważ oszczędzają koszty drukowania i wysyłki.
Wygeneruj cyfrowe wizytówki
Wizytówki, choć niezbędne, wymagają znacznych ilości papieru do żarcia. Zamiast wypełniać portfel kartą wizytówek, zdigitalizuj swoją wizytówkę. Dostępnych jest wiele oprogramowania i aplikacji, takich jak Pearl Scan i CamCard, które skanują wizytówki i zamieniają je w dokument cyfrowy.
Użyj podpisów elektronicznych
Nawet nasze podpisy można podpisać elektronicznie. Zamiast drukować dokument, fizycznie podpisać go piórem i wysłać do odbiorcy, podpisy można podpisać elektronicznie, co oznacza, że nie ma potrzeby wykonywania czasochłonnych i kosztownych formalności. Abode Reader może być używany do podpisywania dokumentów bez konieczności drukowania czegokolwiek.
Takie metody cyfrowe mogą pomóc w poprawie bezpieczeństwa biznesowego. Candito mówi: "Dzięki cyfrowym procesom, identyfikacji zarządzania i kontroli dostępu, tylko właściwe osoby mogą uzyskać dostęp do niektórych dokumentów i systemów."
Przesiać i posortować istniejącą dokumentację
Aby pomyślnie utworzyć biuro bez papieru, musisz "rozcieńczyć" niektóre z dokumentów, które mogły znajdować się w biurze przez ostatnie 20, a nawet 30 lat. Poświęćcie poranek lub dłużej na przeglądanie starych dokumentów i ustalenie, co można przekazać przez sheddera. Wyeliminowanie zbędnych formalności z biura stworzy więcej miejsca, a także będzie niewiarygodnie satysfakcjonujące!
Zrób spotkania papierowe
Zamiast rozdawać papierowe materiały informacyjne na spotkaniach, skorzystaj z projektorów i technologii, która przekazuje informacje, które chcesz udostępnić z jednego źródła wizualnego.
Personel pociągu jest bardziej doświadczony cyfrowo
Biznes bez dokumentów papierowych wymaga cyfrowego know-how. Od zadań takich jak wysyłanie dokumentów za pośrednictwem poczty e-mail do korzystania z systemów chmurowych do przechowywania plików, jeśli twoja siła robocza nie ma świadomości cyfrowej, inwestowanie czasu i pieniędzy w ich szkolenie, może okazać się opłacalną i nieocenioną inwestycją długoterminową.
Candito mówi, że brak papieru pomaga zoptymalizować wydajność i wyniki finansowe firmy, stwierdzając:
"W ostatecznym rozrachunku to, do czego dążysz podczas odchodzenia od papieru, jest lepszym doświadczeniem klienta, a co za tym idzie lepszym wynikiem.
Rzucanie papierowym zdjęciem za pośrednictwem Shutterstock
2 Komentarze ▼
