Pracując pod kierownictwem ds. Zakupów, asystenci ds. Zakupów koordynują działania związane z zamówieniami, zapewniając sprawne pozyskiwanie towarów po uczciwych cenach.Doradzają menedżerom w zakresie zakupu produktów, utrzymywania komunikacji z dostawcami, śledzenia zamówień i prowadzenia dokładnych rejestrów zakupów. Asystenci zakupów, którzy zazwyczaj potrzebują dyplomu ukończenia szkoły średniej oraz trochę doświadczenia administracyjnego lub administracyjnego, aby uzyskać zatrudnienie, mogą pracować dla firm, władz lokalnych, agencji rządowych oraz organizacji non-profit. Według Simply Hired, witryny poświęconej zasobom zawodowym, od lutego 2014 r. Asystenci ds. Zakupów zarabiali średnio 42 000 USD.
$config[code] not foundUdzielanie porad
Aby zagwarantować, że organizacja kupuje produkty wysokiej jakości, asystenci zakupów udzielają informacji na temat różnych marek produktów dostępnych na rynku. Na przykład na uniwersytecie asystent może wykorzystać swoją wiedzę o produktach piśmiennych, aby doradzać członkom wydziału w zakresie najlepszych produktów do wykorzystania. Kiedy wydziały instytucji składają zapotrzebowania na zakup, sprawdza je pod względem kompletności i dokładności. Jeśli zamówienie jest niedokładne - być może wydział zamawia wyjątkowo dużą ilość papieru kopiarkowego - zadaniem asystenta jest zbadanie problemu przed skontaktowaniem się z dostawcami.
Organizowanie umów
Po otrzymaniu zamówienia, asystent zamawiający koordynuje zakup i późniejszą dostawę towarów. Jeśli organizacja chce zawrzeć umowę z dostawcą, asystent prosi dostawców o złożenie ofert wraz z cennikami zamówionych produktów. Następnie może współpracować z menedżerem ds. Zaopatrzenia, aby dokonać przeglądu ofert i wybrać wiarygodnego dostawcę o najlepszych cenach. Asystent kontaktuje się z wybranym sprzedawcą i planuje spotkanie, na którym może negocjować warunki dostawy i podpisywać umowę.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingMonitorowanie wydajności wykonawcy
Asystenci zakupów monitorują wydajność zakontraktowanych dostawców. Na przykład, gdy dostawca dostarcza materiały piśmienne na uniwersytet, asystent sprawdza jakość papieru kopiarki, plików źródłowych, narzędzi do pisania i innych elementów, aby upewnić się, że spełniają one specyfikacje instytucji. Jeśli niektóre produkty nie mają wymaganej jakości, asystent poleca dostawcy dostarczenie zamienników. Asystenci ds. Zakupów informują menedżerów o wynikach różnych dostawców, często zalecając odpowiednie działania - takie jak zamknięcie umowy - wobec słabszych dostawców.
Prowadzenie rejestrów zakupów
Jest to zadanie polegające na zakupie asystentów w celu prowadzenia aktualnych rejestrów dokumentów zamówień, takich jak zamówienia zakupu, oferty ofertowe i recenzje dostawców. Aby to zrobić, muszą opracować i wdrożyć odpowiedni system archiwizacji. Jeśli ci asystenci wybiorą na przykład stalową szafkę na dokumenty, w przeciwieństwie do elektronicznego systemu archiwizacji, mogą umieścić podobne lub regularnie używane dokumenty w tej samej szufladzie, tak, że jeśli menedżerowie zakupów wymagają ofert złożonych przez niektórych dostawców, asystenci mogą łatwo je odzyskać.
Korzystanie z odpowiednich umiejętności
Aby być skutecznym, asystenci zakupów muszą być zorganizowani z dbałością o najdrobniejsze szczegóły i silne umiejętności matematyczne. Na przykład, wykorzystują umiejętności organizacyjne do wydajnej pracy z kilkoma dokumentami zakupu, a umiejętności matematyczne umożliwiają dokładne obliczanie całkowitych kosztów elementów zamówienia. Werbalne umiejętności komunikacyjne są również ważne, ponieważ asystenci często mają częste kontakty z dostawcami i sprzedawcami.
