Pisanie oficjalnej notatki jest skutecznym sposobem komunikowania się w firmie. Napisz notatkę z autorytatywnym głosem, który zamierza poinformować, a nie zastraszyć czytelnika. Dodatkowe informacje zawarte w notatce są znane jako załącznik, a załączniki są zwykle dołączane do listów. Oficjalne memo zawiera określone sekcje i zawiera na końcu inicjały pisarza i asystenta. Chociaż większość notatek ma jedną stronę lub mniej, pamiętaj o dołączeniu podsumowania na końcu notatki, jeśli jest dłuższa niż jedna strona.
$config[code] not foundUtwórz nagłówek notatki, która zawiera sekcje "Do", "Od" i "Temat". Zdecyduj, kto musi otrzymać kopię notatki. Jeśli dołączasz załączniki, decyduj, kto ma otrzymać załączniki, a kto potrzebuje tylko kopii notatki, aby wiedzieć, jakie informacje zostały załączone i jakie załączniki zostały rozpowszechnione (na przykład kierownik mógł utworzyć załącznik i niekoniecznie potrzebuje kopii). Dołącz nazwiska wszystkich osób, aby otrzymać notatkę w sekcji "Do" nagłówka. Osoby, które chcesz skopiować, znajdują się w części "cc" notatki na końcu notatki. Mogą również być osoby, którym chcesz prywatnie informować w notatce. Ci odbiorcy będą "ślepi kopiowani". Otrzymają kopię notatki, ale nie zostaną publicznie wymienione w sekcjach "Do" lub "DW".
Napisz treść notatki w sposób jasny i zwięzły. Używaj bezpośredniego i formalnego języka, ale utrzymuj, że notatka brzmi groźnie lub obraźliwie. Dłuższe notatki powinny zawierać nagłówki akapitów, aby ułatwić ich czytanie.
Zakończ notatkę. Na zakończenie treści notatki powinny pojawić się inicjały autora, z inicjałami asystenta po ukośniku "XX / yy". Inicjały autora są pisane wielką literą; Asystenci są małymi literami. Poniżej, dwie spacje, powinno znajdować się słowo "Załączniki (x)" z liczbą załączników ujętych w nawias, jeśli jest ich więcej niż jeden. Następnie wyświetl listę osób, które chcesz skopiować, lub "DW". Powinien być w formacie listy. Osoby, które są ślepo kopiowane, powinny być pisane ręcznie na swoich kopiach. Pamiętaj o dołączeniu "bcc", aby wiedzieć, że zostały skopiowane anonimowo. Autor notatki powinien napisać swoje nazwisko w rubryce "Od" nagłówka przed rozdaniem memo.
Wskazówka
Zachowaj dodatkową kopię lub dwie notatki w pliku z załącznikami na wypadek, gdyby ktoś jeszcze musiał zostać dodany do listy dystrybucyjnej.
Sprawdź notatkę dotyczącą błędów pisarskich, których brakuje w pisowni (formularz / z).
Większość oprogramowania do edycji tekstu zawiera szablon notatek, jeśli firma nie określiła, którego użyć.
Ostrzeżenie
Upewnij się, że uwzględniono wszystkich odbiorców w sekcji "Do" notatki.
Notatki powinny być używane wyłącznie do wewnętrznej komunikacji firmy. Komunikacja z dostawcami lub klientami powinna być napisana w formacie listowym.
