W każdym biznesie są codzienne czynności. Są to zadania wymagające czasu i energii, ale szczerze mówiąc, są lepiej obsługiwane przez kogoś innego, dzięki czemu możesz skoncentrować się na podstawowej działalności firmy.
Ale gdzie możesz znaleźć kogoś, kto poradzi sobie z tymi zadaniami? Wejdź do wirtualnego asystenta!
"Wirtualny asystent może zajmować się codziennymi sprawami, które powodują stres, ale nie są tak naprawdę trudne, i wykonywać je za kulisami, abyś mógł dalej pracować nad większymi rzeczami, które mają znaczenie" - wyjaśnia Jess Ostroff, dyrektor ds. Spokoju at Do Panic Management, wirtualna agencja assistance specjalizująca się w kompleksowych usługach zarządzania Facebook dla firm.
$config[code] not foundBiorąc pod uwagę ważną rolę, jaką odgrywają, ważne jest, aby mądrze wybrać przy zatrudnianiu wirtualnego asystenta. Poniżej znajduje się kilka sekretów zatrudniania właściwego wirtualnego asystenta.
Wynajmując wirtualnych asystentów, upewnij się, że oni…
Utrzymuj przejrzystą komunikację
Kluczową różnicą między zatrudnieniem pełnoetatowego pracownika i wirtualnego asystenta jest fizyczna obecność. W przeciwieństwie do zwykłego pracownika, wirtualny asystent nie może wejść do kabiny, aby uzyskać odpowiedzi. To sprawia, że komunikacja jest niezwykle ważna. Dlatego powinieneś szukać wirtualnego asystenta, który zachowuje pełną przejrzystość w komunikacji przez cały czas.
Mają doświadczenie w branży
Załóżmy, że prowadzisz mały biznes B2B, a twoja grupa docelowa to poważniejsza i bardziej rozwinięta grupa ludzi i decydentów. Czy skorzystasz na zatrudnieniu nowicjusza bez doświadczenia w branży? Prawdopodobnie nie. Zamiast tego powinieneś poszukać kogoś, kto ma wystarczającą wiedzę na temat branży, w której działasz. Osoba z dużym doświadczeniem w branży będzie w stanie zrozumieć, czego naprawdę chce publiczność.
Przejmij własność za błędy
Profesjonalny wirtualny asystent nigdy nie boi się wziąć na siebie winy popełnionych w pracy. Właśnie ta jakość ułatwia pracę z nimi. Jak mówi Ostroff: "Cenią swoją pracę i swój wkład w swój sukces oraz przejmują własność za błędy lub nieporozumienia, aby mogli lepiej w przyszłości." Przejmowanie odpowiedzialności za błędy wskazuje również na odpowiedzialność danej osoby, która jest wspaniałą cechą, w wirtualnym asystencie.
Mają sprawdzalne referencje
Prostym, ale skutecznym sposobem oceny zdolności i umiejętności potencjalnego wirtualnego asystenta jest wyszukiwanie referencji i referencji od poprzednich pracodawców. Upewnij się, że zwracasz szczególną uwagę na to, co ich poprzedni pracodawcy mają do powiedzenia na temat swojej pracy, osobowości i umiejętności. W oparciu o referencje, będziesz w stanie znaleźć odpowiednią osobę do pracy.
Dowiedz się, jak działają media społecznościowe
Jeśli wynajmujesz kogoś na przykład do zarządzania swoim kontem na Facebooku, ważne jest, aby w pełni zrozumieć, jak działa strona. Oprócz kompleksowego zrozumienia funkcjonalności Facebooka ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co może zrobić dla firm. Przydałaby się dobra historia, która pomoże ci zbadać możliwości potencjalnego wirtualnego asystenta podczas wykonywania pracy.
Podziel się sugestiami
Profesjonalni wirtualni asystenci mają wystarczającą pewność co do swoich umiejętności i doświadczeń, aby dzielić się sugestiami, które pomogą im w pracy i przyniosą korzyści Twojej firmie. "Mogą również wysuwać sugestie dotyczące procesów i wydajności w oparciu o własne doświadczenia, które pomogą Ci bezproblemowo prowadzić działalność" - wspomina Ostroff. Przydatne dane wejściowe i sugestie mogą ostatecznie pomóc w osiągnięciu celów biznesowych.
Zadawaj pytania dotyczące pracy i obowiązków
Gdy potencjalny wirtualny asystent zadaje pytania dotyczące roli i obowiązków, pokazuje swoje zainteresowanie spełnieniem twoich oczekiwań. Prawidłowe pytania są również przydatne w pomaganiu w kreśleniu dobrze zdefiniowanych obowiązków służbowych. "Ważne jest, aby spojrzeć głęboko w siebie i swojej firmie, aby dowiedzieć się, co naprawdę trzeba robić i co ktoś może zrobić. Następnie musisz dowiedzieć się, które z rzeczy, które inni mogą faktycznie zrobić, powinny zostać przekazane do VA "- mówi Ostroff.
Wykonaj dobrze w biegu próbnym
Nie masz pewności, jak wyjdą twoje relacje z wirtualnym asystentem? Wypróbuj testowy projekt do testowania wód. "Ważne jest, by zacząć od zadań lub projektów, które są małe i konkretne, abyś mógł zacząć budować zaufanie, nie ryzykując żadnych poważniejszych błędów, gdyby asystent nie pasował" - wyjaśnia Ostroff. Jeśli mały projekt idzie dobrze, możesz zaufać asystentowi przy większych zadaniach.
Excel w zarządzaniu czasem
Główną cechą dobrego wirtualnego asystenta, według Ostroffa, jest umiejętność "robienia codziennych rzeczy, które powodują stres, ale tak naprawdę nie są tak trudne." Aby to zrobić, wirtualny asystent musi posiadać świetne umiejętności zarządzania czasem. Innymi słowy, powinni wiedzieć, jak nadawać priorytety różnym pracom i wielozadaniowości, nie tracąc terminu. Powinni także cenić swój czas i zapewnić sobie porozumienie w sprawie terminów.
Siatka z Twoją osobowością
Biorąc pod uwagę, jak blisko musisz pracować z wirtualnym asystentem, bardzo ważne jest znalezienie kogoś, czyjej osobowość jest zgodna z twoją. Na przykład, czy czułbyś się komfortowo pracując zdalnie z kimś, kto w ogóle nie mówi? Musisz mieć jasne zrozumienie cech interpersonalnych, których szukasz w osobie, z którą nie spotkasz się twarzą w twarz każdego dnia.
Zrozum swoich docelowych odbiorców
Gdy próbujesz nawiązać kontakt z odbiorcami za pośrednictwem mediów społecznościowych lub innych aplikacji, powinieneś polegać na kimś, kto zna twoich odbiorców lub przynajmniej jest gotów do poprawy swojej wiedzy. Powiedzmy, że Twoi docelowi odbiorcy to przeciętna amerykańska nastolatka mieszkająca w małym miasteczku. Korzystasz z zatrudniania wirtualnego asystenta, który zna puls tego rodzaju odbiorców.
Pozostań osiągalny
Pozostanie w kontakcie jest kluczowe podczas pracy z wirtualnym asystentem. Dzięki Internetowi istnieje kilka sposobów na komunikację z ludźmi, którzy siedzą w odległości kilku kilometrów. Ale ważne jest również znalezienie kogoś, kto czuje się komfortowo w godzinach pracy. Na przykład, jeśli mieszkasz w USA, czy to pomoże wynająć wirtualnego asystenta w Malezji, skoro musisz być codziennie w kontakcie?
Posiadaj określone umiejętności
Oprócz posiadania pożądanych umiejętności interpersonalnych, osoba musi również mieć określone cechy, aby wykonać zadanie. Ostroff ma radę: "Ważne jest, aby określić swój unikalny zestaw umiejętności, skupić się na tym i przekazać resztę." Pomysł polega na znalezieniu właściwej równowagi przy przydzielaniu zadań, a do tego trzeba wybrać osobę z odpowiedni zestaw umiejętności.
Zainteresuj się zrozumieniem swojej firmy
Według Ostroffa: "Większość wirtualnych asystentów nie znajduje powodów, aby zainwestować w swój biznes. I dostajesz to, za co płacisz. "Właściwy wirtualny asystent staje się bardziej zaangażowany. On lub ona wie, że aby pomóc ci połączyć się z publicznością, muszą zrozumieć, o czym jest Twoja firma. To zrozumienie pomaga im poznać strategię i wnieść swój wkład w najbardziej efektywny sposób.
Pokaż zamiar nauki
Nie zawsze trzeba zatrudnić wirtualnego asystenta z kilkuletnim doświadczeniem. Osoba o względnie mniejszym doświadczeniu może również wykonywać świetną pracę, o ile ma determinację do nauki. Być może najpierw trzeba będzie zadbać o tę osobę, ale zyski są większe, gdy weźmie się pod uwagę ich bardzo niski koszt.
Szukaj opinii
Wirtualny asystent poważnie traktujący swoją pracę będzie bardziej proaktywny w wyszukiwaniu informacji zwrotnych, aby znaleźć obszary do poprawy. Chęć otrzymania informacji zwrotnej jest wyraźnym wskaźnikiem powagi asystenta w odniesieniu do pracy. Ostroff dodaje: "Ważne jest również przekazywanie ciągłych informacji zwrotnych, zarówno dobrych, jak i złych, aby asystent mógł się uczyć i rozwijać."
Informować Cię na bieżąco
Trudno jest mieć oko na to, co robi wirtualny asystent, ponieważ nie jesteście blisko siebie fizycznie. Ale dobry wirtualny asystent rozumie to i dlatego od czasu do czasu aktualizuje informacje. Dobry wirtualny asystent udostępni aktualizacje, aby informować Cię o postępach i wyeliminować nieporozumienia.
Dostarcz szczegółowe sprawozdanie z projektu
Profesjonalni wirtualni asystenci zwracają uwagę na szczegóły. Uznają rolę szczegółowego raportu śledzącego status projektu, postęp i obszary wymagające poprawy. Szczegółowy raport na temat projektu pomaga również dowiedzieć się, jakie są korzyści z zaangażowania, co jest korzystne w monitorowaniu zwrotu z inwestycji.
Przewiduj swoje potrzeby
Profesjonalny wirtualny asystent poświęca czas na zrozumienie Twojej firmy i jej potrzeb. Z biegiem czasu wirtualny asystent rozpoczyna przewidywanie wymagań biznesowych i może podejmować świadome decyzje. Jak mówi Ostroff: "Najlepszymi wirtualnymi asystentami są ci, którzy po pewnym czasie mogą przewidzieć twoje potrzeby i dotrzeć do nich, zanim jeszcze będziesz musiał o nich myśleć."
Obraz asystenta za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Rzeczy, których nie wiedziałeś 8 komentarzy ▼
