Nadrzędnym celem nadrzędnego kierownictwa biura jest zapewnienie, aby funkcja administracyjna firmy była zgodna z celami organizacji, niezależnie od tego, czy jest to organizacja non-profit, czy nastawiona na zysk. Twoje obowiązki jako kierownika biura obejmują nadzorowanie operacji biurowych, projektowanie i wdrażanie polityki firmy, przygotowywanie listy płac, utrzymywanie ewidencji firmy i klientów oraz zarządzanie personelem. Można również oczekiwać zorganizowania elektronicznych i papierowych systemów archiwizacji, nadzorowania zapasów i pomagania w utrzymaniu rocznych budżetów. Kierownicy biur zgłaszają się do wyższego kierownictwa i informują ich o potrzebach i obawach biura.
$config[code] not foundKomunikacja pracowników
Jednym z głównych celów jest zapewnienie, aby pracownicy biurowi i administratorzy nadążali za swoimi obowiązkami służbowymi. Twoim zadaniem jest nadzorowanie codziennych zadań administracyjnych, takich jak prowadzenie rejestrów, składanie wniosków, transakcje finansowe, inwentaryzacja i korespondencja z klientem. Musisz komunikować się z pracownikami we wszystkich działach, aby upewnić się, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie, jeśli chodzi o cele firmy, zasady i budżety. Powiadomisz także pracowników o ogłoszeniach firmowych, zmianach polityki, spotkaniach personelu, poprawionych środkach bezpieczeństwa i nadchodzących pracach konserwacyjnych lub naprawach.
Operacje biurowe
Jesteś również odpowiedzialny za zapewnienie płynnego działania biur. Pozdrów odwiedzających i skieruj ich do odpowiednich biur lub sal konferencyjnych, aby wyeliminować zatłoczone miejsca pracy. Komunikuj się z właścicielami, firmami użyteczności publicznej, usługami telefonicznymi i dostawcami Internetu, aby upewnić się, że wszystkie systemy informacyjne działają prawidłowo. Musisz zarządzać zapasami, aby zapewnić, że materiały biurowe są zawsze dostępne dla pracowników. Możesz badać sprzęt biurowy i wykonywać lekkie prace konserwacyjne na komputerach biurowych, aby działały skutecznie. Głównym celem jest rozwiązywanie problemów administracyjnych, aby pracownicy mogli szybko wykonywać pracę.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingZarządzanie pieniędzmi
Jako kierownik biura, Twoim głównym celem jest doskonalenie zarządzania pieniędzmi, aby zagwarantować, że firma pozostanie w granicach swoich ograniczeń budżetowych. Musisz skonsultować się z kierownikami działów, aby upewnić się, że propozycje budżetowe są spełnione. Możesz utworzyć arkusze finansowe, które opisują oczekiwane koszty dostaw, kontraktów i wyposażenia dla każdego działu. Przygotuj roczne budżety finansowe niezbędne do pokrycia kosztów biurowych i innych kosztów operacyjnych, aby wyższe kierownictwo mogło podejmować wiarygodne decyzje finansowe.
Utrzymanie obiektu
Będziesz także oczekiwać, że będziesz uważnie obserwować obiekty, aby upewnić się, że są one bezpieczne, czyste i dobrze utrzymane. Musisz upewnić się, że biuro posiada zatwierdzone przez miasto plany ewakuacji przeciwpożarowej, wystarczające gaśnice i zestawy pierwszej pomocy. Twoim obowiązkiem jest zapewnić pracowników, że nie ma zagrożenia dla zdrowia, problemów środowiskowych lub kwestii bezpieczeństwa w biurowych obszarach roboczych. Należy także zaplanować naprawy niesprawnego sprzętu, w tym systemów mechanicznych i elektrycznych oraz komputerów, a także zatrudnić profesjonalnych środków czyszczących do dezynfekcji stanowisk pracy. Po planach ewakuacji po pożarze, wydanych przez państwo dokumentach miejsca pracy i politykach firmy w widocznych miejscach w całym biurze, aby pracownicy byli informowani o procedurach awaryjnych i ważnych przepisach.
