Powiedz nam, czy to brzmi znajomo. Musisz wziąć udział w wielkim spotkaniu lub wziąć udział w konferencji, co oznacza, że wszyscy będą z dala od swoich biur przez kilka godzin. Spotkanie jest ważne, ale także praca, którą przerwie spotkanie.
Są sposoby, abyś mógł odpowiedzieć na obie potrzeby w pracy. Poniżej znajdują się wskazówki dotyczące prowadzenia spotkań przy jednoczesnym utrzymaniu produkcji na torze, dzięki poprawie wydajności, automatyzacji i wykorzystaniu technologii.
$config[code] not foundWydajność
- Przejrzyj swoje wewnętrzne procesy. Możesz mieć pewne zadania, które są częścią codziennej rutyny, bez której możesz się obejść. Gdy już wiesz, czym są, możesz oddzielić ważne zadania od tych, które nie są już potrzebne.
- Delegat. Pamiętaj, aby komunikować się ze swoim zespołem o tym, co mogą zrobić, aby usprawnić projekty. Wiesz, co możesz zrobić sam, a co będzie wymagać posiłków.
- Rób przerwy. Może to zabrzmieć sprzecznie, ale czasami musisz przestać pracować, aby dalej pracować. Jak mówi Forbes: "Podczas siedzącego trybu życia, enzym lipaza lipoproteinowa (LPL), odpowiedzialna za rozkładanie tłuszczu w krwiobiegu i przekształcanie go w energię, spada znacząco, powodując tworzenie się komórek tłuszczowych. Krótko mówiąc, brak ruchu równa się spadkowi energii. "
- Zaplanuj dzień w porze lunchu. Wielu z nas jest ostrzejszych rano, więc wykorzystaj ten czas do pracy, która wymaga głębokiej analizy i myśli. Pisz raporty i ściszaj liczby, gdy tylko usiądziesz. Po lunchu, po uzupełnieniu paliwa, skoncentruj się na rzeczach, które wymagają interakcji i wymiany pomysłów, takich jak spotkania i połączenia konferencyjne.
- Zrobić listę. Umieść wszystko, co musisz zrobić, według priorytetu i czasu, jaki zajmie. Podczas sprawdzania każdego zadania możesz odkryć, które pory dnia są najbardziej produktywne.
Automatyzacja
- Automatyzuj zadania w mediach społecznościowych. Hootsuite jest prawdopodobnie najbardziej znany, ale istnieje także wiele innych aplikacji i narzędzi społecznościowych. Na przykład bufor umożliwia planowanie wpisów według określonego wzorca. Więc jeśli chcesz, powiedzmy, pisać w dni powszednie o 10 rano, Buffer może Ci w tym pomóc. Inna platforma, Dlvr.it, pozwala zsynchronizować twoją stronę z Facebookiem, Twitterem i LinkedIn.
- Twórz szablony najczęściej używanych dokumentów. Powiedzmy, że co tydzień wysyłasz ten sam typ faktury lub listu. Możesz zaoszczędzić czas, tworząc szablon do tego, a następnie wystarczy wpisać odpowiednie nazwy, daty i liczby.
- Korzystaj z internetowych kalendarzy w chmurze i udostępniaj je. Posiedzenie na spotkaniach może zająć trochę czasu, ale może też planować spotkania. Pozwalając swoim współpracownikom i klientom wiedzieć, co będziesz robić i kiedy będziesz to robić, możesz zapisać wiele e-maili i połączeń.
- Zautomatyzuj kontrolę klientów i podobne zadania. Po przejrzeniu wewnętrznych procesów może się okazać, że istnieje wiele powtarzających się czasochłonnych zadań, które można zautomatyzować w ciągu 30 minut lub mniej.
- Twórz "e-maile" w odpowiedzi na e-maile, które wymagają tego samego czasu odpowiedzi. W ten sposób nie musisz wpisywać tego samego e-maila za każdym razem, gdy odpowiadasz. Albo jeszcze lepiej, jeśli ciągle pojawia się pytanie o to samo, utwórz stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami lub dokument i opublikuj ją online lub przekaż ją swoim kolegom, aby odpowiedzi były na wyciągnięcie ręki, a wymagania dotyczące komunikacji zostały zredukowane.
Technologia
- Umieść listy kontrolne w chmurze, abyś mógł je zabrać ze sobą i udostępniać. Forgett pozwala udostępniać je lub utrzymywać je w tajemnicy, a nawet pozwala dodawać animowane gify. Checkli ma wiele takich samych funkcji i pozwala tworzyć wersje swoich list w formacie PDF.
- Zapoznaj się z makrami (skrótami). Programy takie jak Microsoft Word mają makra jako wbudowaną funkcję, która pozwala użytkownikom automatycznie wykonywać rutynowe czynności. Łatwo je tworzyć i dostosowywać. Niektóre są dość łatwe (kontrola i dla kursywa). Gdy już się nimi zajmiesz, zaoszczędzisz czas podczas pisania. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu makr dla Microsoft Word, odwiedź stronę pomocy technicznej Microsoft Office. W duchu tego fragmentu zapisz te informacje jako dokument i podziel się nimi ze swoimi współpracownikami i personelem, aby pomóc im w usprawnieniu ich potrzeb.
- Jeśli chcesz nauczyć się tworzyć szablony w Word, Excel lub Powerpoint, najlepiej jest sprawdzić, co ma do powiedzenia Office. Również ten artykuł jest przydatny, ponieważ koncentruje się na współpracy zespołu.
- Użyj oprogramowania księgowego, aby usprawnić rozliczanie i rozliczanie. Nie jest konieczne ręczne generowanie faktur dla klientów, którzy są obciążani co miesiąc taką samą kwotą za tę samą usługę.
- Korzystaj z etykiet, folderów i tagów w skrzynce odbiorczej poczty e-mail. Pomaga to sortować i organizować przedmioty, a co ważniejsze, pomaga w szybkim wyszukiwaniu wiadomości.
Ważne rzeczy zdarzają się w twoich spotkaniach, i nie jest to dobry pomysł, aby pójść do nich martwiąc się o to, czego będziesz brakować. Przestrzegając kilku wskazówek dotyczących organizowania spotkań, można ograniczyć liczbę mniejszych zadań w biurze, aby skoncentrować się na większych w sali posiedzeń zarządu.
Obraz spotkania za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Sponsorowane 2 Komentarze ▼
