Pomiar czasu pracownika przeszedł długą drogę od czasów, kiedy personel ręcznie zapisywał karty czasu i przekazywał je.
Dzięki cudom technologii chmury możliwe jest teraz śledzenie aktywności pracowników, rejestrowanie informacji o czasie zainwestowanych w niektóre projekty i generowanie znaczących raportów, które dają jasny obraz tego, co dzieje się w Twoim małym biznesie.
Oprogramowanie do śledzenia czasu jest przydatne dla wszystkich rodzajów działalności, od małych startupów po duże przedsiębiorstwa. Te aplikacje są doskonałą inwestycją dla wielu rodzajów firm, zarówno w zakresie księgowości i księgowości, budowy, hoteli, usług sprzątania, hydrauliki i ogrzewania, handlu detalicznego, jak i każdej innej branży, w której śledzenie działalności i koszty obsługi są najważniejsze dla firmy.
$config[code] not foundAplikacje śledzące czas są przydatne dla całego zespołu w śledzeniu czasu, przetwarzaniu listy płac i radzeniu sobie z ważnymi procesami administracyjnymi. Dobra aplikacja do śledzenia czasu jest skalowalna i może być używana na różnych poziomach (na przykład w terenie lub w firmie, menedżerowie zespołów, kadry, płace), aby oszczędzać czas i pieniądze oraz zapewniać lepszy wgląd w projekty. Pracodawcy zyskują dzięki wiedzy o tym, jak czas jest wykorzystywany, a pracownicy mogą się zrelaksować, wiedząc, że dostaną zapłatę za każdą minutę pracy.
Rodzaje oprogramowania śledzącego czas
Oprogramowanie śledzące czas ma kilka kształtów i rozmiarów. Niektóre z nich są dostępne jako moduły w aplikacjach księgowych i fakturujących, takich jak FreshBooks, gdzie pracownicy mogą rejestrować godziny z dowolnego miejsca i automatycznie generować faktury za pomocą oprogramowania.
Podobnie kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami online często zawiera funkcje śledzenia czasu. Na przykład Mavenlink oferuje śledzenie czasu i obsługę zatwierdzeń, pozwalając na bezproblemowe rozliczanie i rejestrowanie aktywności w środowisku zorientowanym na projekt.
Jeśli nie masz modułu śledzenia czasu w ramach istniejącego oprogramowania biznesowego, istnieje wiele niezależnych aplikacji do monitorowania czasu. Wiele z nich ma bezpłatne wersje próbne, więc są idealne, jeśli chcesz rozejrzeć się za czymś, co pasuje do Twojego budżetu.
Wybór najlepszego oprogramowania śledzącego czas
Podczas sprawdzania, której aplikacji należy użyć, należy zwrócić uwagę na kilka funkcji. Oczywiście musisz zastanowić się, która z tych funkcji jest nadwyżka do Twoich wymagań, ale najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu będzie obsługiwać większość lub wszystkie z następujących funkcji:
Śledzenie czasu
Możliwość monitorowania czasu zarówno godzinowego, jak i wynagradzanego pracownika jest głównym celem aplikacji śledzenia czasu. Jeśli masz pracowników w terenie, poszukaj usługi, która oferuje wejście / wyjście z wieloma urządzeniami. Niektóre rozwiązania, takie jak Vericlock, oferują możliwość uderzenia za pomocą wiadomości tekstowej lub SMS-a, a także za pośrednictwem aplikacji na smartfona.
Wsparcie w trybie offline jest koniecznością, jeśli masz pracowników, którzy pracują w miejscach, w których dostęp do Internetu jest ograniczony lub niedostępny. Niektóre narzędzia do śledzenia czasu, w tym do TSheetów, oferują funkcje GPS, dzięki czemu możesz fizycznie śledzić, co robią Twoi pracownicy w terenie.
Wiele narzędzi oferuje możliwość ustawienia alertów, aby przypominać pracownikom, aby przychodzili i wychodzili, oraz funkcję zabezpieczającą do automatycznego wyłączania tych pracowników, którzy nie powinni być taktowani.
Karty czasu pracy
Obsługa kart graficznych jest ważną częścią aplikacji śledzącej czas. Oprogramowanie, które pozwala dzielić arkusze czasu pracy według projektu, jest idealne, ponieważ ułatwia proces fakturowania. Wybierając rozwiązanie, zwróć uwagę na procedury zatwierdzania.
Idealne rozwiązanie, które umożliwia kierownikowi projektu lub działu szybkie i łatwe zatwierdzanie lub odrzucanie grafiku. Timesheets.com jest przykładem rozwiązania, które pozwala ci to zrobić. Wiele aplikacji wysyła ci powiadomienia pocztą e-mail, gdy wysłano grafik lub koszt.
Kontrola nadgodzin jest kolejnym aspektem oprogramowania śledzącego czas, które może ułatwić Ci życie i zaoszczędzić pieniądze. Wiele z najlepszych aplikacji oferuje powiadomienia o nadgodzinach, które mogą powiadomić kierownika, gdy pracownik się przewraca. Pomoże to uniknąć płacenia za kosztowne nadgodziny w przypadkach, gdy nie jest to konieczne.
Zarządzanie projektem
Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pozwala monitorować zasoby projektu i śledzić zadania, a niektóre pozwalają dodawać uwagi do projektów do zadań, aby wszyscy zaangażowani byli na tej samej stronie.
Wsparcie w zakresie naliczania płatnych i nieopłacanych wydatków oraz tworzenia faktur to inne przydatne funkcje, które obejmują niektóre narzędzia do śledzenia czasu - na przykład Replicon - i pomagają wypełnić lukę między zarządzaniem projektami a listą płac.
Raporty
Raportowanie jest kluczową zaletą zautomatyzowanej aplikacji śledzącej czas. Dobre oprogramowanie, takie jak Toggl, pozwala generować szeroką gamę różnych raportów, aby pomóc kierownikowi uzyskać wgląd w takie rzeczy, jak czas pracy, wydatki i faktury. Raporty można ogólnie dostosować, dzięki czemu użytkownik może dokładnie określić, jakie informacje mają być uwzględnione w raportach. Chociaż oprogramowanie może gromadzić wszystkie te dane, bardzo ważne jest, aby menedżerowie mieli odpowiednie szkolenie, aby móc analizować i interpretować dane w najbardziej efektywny sposób.
Upewnij się, że wybrana aplikacja do śledzenia czasu zawiera możliwość eksportowania lub drukowania raportów, dzięki czemu można je łatwo udostępniać szefom lub pracownikom.
Pomoc i wsparcie
Podczas gdy konieczne jest, aby wybrać rozwiązanie do śledzenia czasu, które jest niezawodne i łatwe w użyciu dla wszystkich w firmie, ważne jest również, aby przed wybraniem wybrać usługę obsługi klienta danej aplikacji.
Najlepsi powinni oferować wsparcie przez e-mail, telefon i czat na żywo, aby móc szybko rozwiązywać problemy z oprogramowaniem podczas fazy integracji i szybko eliminować wszelkie pojawiające się problemy.
Integracje
Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze aplikacji śledzącej czas, jest zwrócenie uwagi na jej integrację. Integracje są kluczowe, ponieważ umożliwiają synchronizację aplikacji śledzącej czas z danymi z innego oprogramowania biznesowego, z którego już korzystasz.
Poszukaj oprogramowania śledzącego czas, które oferuje integrację z pakietami, z których korzystasz do zarządzania płacami, CRM, księgowości, zarządzania treścią, zarządzania projektami i ERP, i będziesz mógł w nich umieszczać funkcje śledzenia czasu.
Poświęć trochę czasu na zbadanie wszystkich tych czynników przy wyborze najlepszego oprogramowania śledzącego czas, a wypłatą będzie wzrost wydajności pracowników, lepsza kontrola płac i poprawiona dokładność rozliczeń. To, co oznacza w rzeczywistości, po prostu oznacza oszczędności dla małych firm.
Fabryczny zegar czasu Zdjęcie przez Shutterstock
15 komentarzy ▼
