Działalność biznesowa coraz częściej odbywa się za pośrednictwem spotkań online.
Urządzenia są od razu łatwiejsze w użyciu, dzięki bezproblemowej integracji i bardziej zaawansowanym funkcjom. Nawet osoby podróżujące w tranzycie mogą zatrzymać się na postoju lub znaleźć spokojne miejsce i wziąć udział w konferencji online, korzystając z wygody swojego smartfona.
Rozwiązania konferencji Business Web są niedrogie, często od 20 USD miesięcznie do 40 USD miesięcznie za bogaty w funkcje pakiet usług. Zgodnie z tabelą dostarczoną przez Getvoip.com, doradcę ds. Komunikacji internetowej, większość firmowych dostawców telefonii VoIP oferuje rozwiązania do konferencji internetowych jako dodatkowy dodatek za miesięczną opłatę od 5 USD miesięcznie do 15 USD miesięcznie.
$config[code] not foundKonferencje w sieci mogą być rewelacją - lub dużą stratą czasu dla niektórych organizacji, jeśli nie są właściwie wdrożone. Te technologiczne cuda będą bezwartościowe, jeśli spotkania w sieci będą dezorganizowane, zbyt długie, zbyt krótkie, meandry lub w inny sposób będą nieskuteczne i nieefektywne. Innymi słowy, atrybuty dobrego spotkania odbywającego się, gdy wszyscy znajdują się w tej samej sali konferencyjnej, muszą być zachowane, jak to możliwe, w formacie konferencji internetowej.
SyberWorks "Mary Polley-Berte oferuje wyczerpującą listę wskazówek dotyczących konferencji internetowych. Oto niektóre z jej sugestii, które pomogą w pomyślnym zakończeniu konferencji internetowych:
- Bądź bardzo ostrożny w tworzeniu slajdów PowerPoint. Muszą być przekonujące i punktualne.
- Miej osobę "idącą" kto jest centralnym punktem podczas organizacji spotkania.
- Niech uczestnicy wiedzą co zostanie rozwiązane podczas spotkania.
- Ćwicz i testuj prezentacja przed spotkaniem.
- Ogólnie upewnij się wszyscy zaangażowani w prowadzenie konferencji internetowej znają technologię, która będzie używana.
Niektóre z kolejnych sugestii Polley-Berte - są jeszcze 23 - są bardzo użyteczne. Najważniejsze jest to, że technologia konferencji internetowych jest wciąż na wczesnym etapie, ale klucze do jej używania w dużej mierze i efektywnie oparte są na staromodnym zdrowym rozsądku.
Esther Schindler z CIO zajmuje się tym samym gruntem, co Polley-Berte. Ale jej unikalny spin i wgląd sprawiają, że jej myśli są warte więcej czytania.
Schindler sugeruje, że wysyłanie informacji przed telekonferencją jest ważniejsze niż wysyłanie informacji na wewnętrzne spotkanie. Podstawowe zasady są ważne ze względu na charakter telekonferencji internetowych. Dodaje, że ścisła kontrola jest koniecznością. Osoby biorące udział w konferencjach internetowych podlegają wszystkim zakłóceniom domowego biura lub Starbucks. Tak więc dyscyplina umysłu jest niezwykle ważna.
Ważne jest również, aby nie paść ofiarą syndromu "poza zasięgiem wzroku, umysłu". W spotkaniach hybrydowych - w których większość ludzi znajduje się w jednym miejscu, ale znaczna liczba osób odbywa się zdalnie - istnieje tendencja do zapominania o tych, którzy nie przebywają w pokoju. Ustrukturyzowane podejście do postępowania jest ważnym krokiem w zapobieganiu temu.
Humbolt State University, w niezobowiązujący sposób, przygląda się konferencjom internetowym z tygodnia przed, w trakcie i dzień po punktach widokowych. Istnieje wiele sugestii dla każdego okresu. Oto najlepsze z nich:
- Przed: Przewiduj prawdopodobne pytania uczestników i przygotuj odpowiedzi; dostarczyć porządek obrad i jasno zrozumieć cel konferencji.
- Podczas suchobiegu: Skorzystaj z komputerów, które będą używane podczas wydarzenia, aby upewnić się, że mają odpowiednie oprogramowanie i działają poprawnie; dołącz do wszystkich głośników i moderatorów w biegu suchym, aby każdy wiedział, co należy zrobić.
- Dzień sesji: Użyj szczegółowej agendy; rozpocznij sesję online 30 minut przed wydarzeniem.
- Podczas sesji: Zapraszanie uczestników do wprowadzenia się za pośrednictwem czatu służy podwójnemu celowi, jakim jest zapoznanie ich z technologią i utrzymywanie ich zaangażowanych; przebiegnij przez agendę i sprawdź dźwięk.
- Po sesji: Sprawdź nagranie, aby poprawić wszystkie aspekty prowadzenia konferencji internetowej; zamieścić link do nagrania, z którego mogą skorzystać uczestnicy i inni.
Dr Tony Karrer z eLearning Technologies przedstawił także listę kroków, które zwiększą szanse na udaną konferencję internetową. Artykuł nie jest nowy, ale ma porady, które nadal są bardzo istotne. Niektóre ważne wnioski Karrer:
- Nie planuj udziału ad hoc od uczestników. Zaprojektuj je. Jeśli ludzie zgłosili się jako wolontariusze, potraktuj to jako bonus.
- Jeśli jest długi lub sesja wielopunktowa, projektowanie w przerwach.
- Jeśli konferencja internetowa obejmuje strefy czasowe - szczególnie w skali międzynarodowej - planuj bardzo ostrożnie.
- Zachęcaj ludzi kto przedstawi na tematach pokrewnych lub podczas tego samego panelu, aby komunikować się ze sobą przed wydarzeniem.
Konferencje w sieci oferują ogromne korzyści. W tym samym czasie intensywnie się przygotowują. Wiele rzeczy, które zdarzają się naturalnie podczas spotkań w siedzibie firmy, takich jak zaimprowizowane rozmowy podczas przerw na kawę i umiejętność czytania słownych wskazówek przez głośniki, są całkowicie lub w znacznej mierze nieobecne. Zrekompensowanie tego jest trudne, ale nie niemożliwe.
Konferencja VoIP Zdjęcie przez Shutterstock
4 Komentarze ▼
