Komunikacja w miejscu pracy adresowana do "pliku" musi być zgodna z procesem i strukturą zapisów dotyczących zatrudnienia oraz podstawowym formatem korespondencji biznesowej. Notatki plikowe mają na celu udokumentowanie takich działań, jak zmiany kadrowe lub decyzje o zatrudnieniu. Ponadto zachowują fakty i okoliczności związane z działaniami związanymi z zasobami ludzkimi i dochodzeniami w miejscu pracy.
Adresat
Chociaż Twoja notatka ma na celu udokumentowanie pliku, wciąż mogą być adresaci, którzy powinni bezpośrednio otrzymać kopię tej wiadomości. Na przykład, jeśli dokumentujesz dokument pracownika dotyczący jej uwzględnienia w promocji, możesz dołączyć jej obecnego przełożonego i przełożonego, któremu będzie ona podlegać w nowej roli. Ponadto przekaż pracownikowi kopię notatki.
$config[code] not foundWrażliwa informacja
Notatki w miejscu pracy dotyczące wrażliwych informacji powinny być kierowane tylko do osób, które muszą wiedzieć, a notatki powinny być wyraźnie oznaczone jako "poufne", jeśli zawierają informacje, których nie wolno omawiać między działem HR a przełożonym pracownika. W niektórych przypadkach notatki do akt dotyczące spraw wrażliwych nie powinny być w ogóle umieszczane w pliku pracownika. Na przykład w przypadku dochodzeń w miejscu pracy, takich jak molestowanie seksualne, notatka do akt trafia do pliku dochodzeniowego, a nie do akt osobowych pracownika.Notatki, które należy złożyć w celu dochodzenia, pozostają poufne i dostępne tylko dla pracowników, którzy muszą wiedzieć, takich jak pracownicy działu kadr, kierownicy i właściciele firm lub radcy prawni.
Treść memo
O ile ta nota nie jest częścią bieżącej korespondencji, konieczne może być opisanie okoliczności lub wyjaśnienie przyczyny swojej dokumentacji. Jeśli chodzi o sprawy osobowe - inne niż dochodzenie - rozpoczynamy notatkę z imieniem i nazwiskiem pracownika, działem, stanowiskiem i stażem pracy. Na przykład, jeśli podsumowujesz wniosek pracownika o przeniesienie, Twój pierwszy akapit powinien zawierać stosowne informacje, takie jak stanowisko pracownika oraz stanowisko lub dział, w którym zażądała przeniesienia. Notatka zawierałaby również szczegóły dotyczące tego, czy jej wniosek o przeniesienie został rozpatrzony, czy odrzucony.
Dystrybucja i archiwa
Jeśli piszesz do pliku pracownika, kopia notatki powinna znaleźć się w ogólnym pliku korespondencji HR jako część listy dystrybucyjnej. Ponadto pracownik otrzymuje kopię, a także inne strony, które mogą uzyskać dostęp do informacji o pracownikach, chyba że notatka jest częścią poufnego dochodzenia w miejscu pracy. W takim przypadku tylko HR i personel pracujący w dochodzeniu powinni mieć dostęp do notatki. Kiedy plik zawierający notatkę zostanie wysłany do archiwum, dział HR zachowuje kopię notatki znajdującej się w ogólnym pliku korespondencyjnym departamentu.
