Wirtualny recepcjonista. Być może słyszałeś już ten termin wcześniej i nie jest od razu jasne, czym dokładnie są lub w jakim celu służą. Czy to roboty? Czy siedzą w kącie twojego biura, piszcząc jak robot pokojówki Jetsona? (Nie.) Jeśli nie wiesz, czym jest wirtualny recepcjonista, dlaczego miałbyś zatrudnić swoje usługi dla swojej firmy? W najprostszy sposób wirtualni recepcjoniści odbierają zdalnie telefony. Ale jest tak, o wiele więcej. Jesteśmy tutaj, aby to wszystko wyjaśnić: wyjaśnimy, czym jest wirtualna recepcjonistka, co mogą zrobić dla Twojej firmy (dużo!) I dlaczego ważne jest, aby każda rozmowa telefoniczna przychodziła do Twojej firmy dostaje odpowiedź.
$config[code] not foundCzym oni są?
Wirtualni recepcjoniści to skrupulatnie przeszkoleni, zawsze dostępni eksperci od obsługi klienta! Robią wszystko, co robi tradycyjna recepcjonistka w domu, ale jest ich kilkadziesiąt, często dostępnych przez całą dobę. Zasadniczo masz możliwości regularnej, starej recepcjonistki pomnożonej kilkadziesiąt razy, bez rekrutacji i zatrudniania bólów głowy.
Jeśli nie możesz sobie pozwolić na wynajęcie recepcjonistki i poświęcić cennego czasu na rozmowy telefoniczne, wirtualne recepcjonistki są idealnym rozwiązaniem. Wirtualna recepcjonistka jest wszystkim, czym chcesz.
Co oni robią?
Oto kilka zadań, które wirtualni recepcjoniści obsługują dla klientów, a jednocześnie brzmią jak część ich działalności:
Odpowiadanie na często zadawane pytania: Firmy, począwszy od gabinetów lekarskich, przez instruktorów sztuk walki, po architektów krajobrazu, korzystają z wirtualnych recepcjonistek, aby odpowiadać na telefony z prośbami o godziny pracy, adresy i inne proste pytania, oszczędzając czas na skoncentrowanie się na swojej pracy.
Odbieranie wiadomości: Wirtualny chleb i masło recepcjonistki.Będą odbierać połączenie, ale chcesz, zdejmij informacje i wiadomość od dzwoniącego, a następnie przekaż te informacje, aby nie przegapić żadnych ważnych szczegółów.
Zdobywaj potencjalnych klientów: Gdy otrzymasz telefon od zainteresowanego, Twój wirtualny recepcjonista zbierze wszystkie informacje o potencjalnym kliencie, abyś mógł śledzić dzwoniących i obserwować, jak ci się podoba. Jeśli masz już bazę CRM lub inną bazę klientów, Twój wirtualny recepcjonista może łatwo zaktualizować te informacje o potencjalnej szansie.
Planowanie spotkań: Wirtualne recepcjonistki mogą zwykle pracować z dowolnym oprogramowaniem do planowania, które posiadasz. Mogą odbierać połączenia od klientów i planować, zmieniać harmonogramy lub anulować spotkania w zależności od potrzeb.
Przetwarzanie zamówień: Wszelkiego rodzaju zamówienia! Od zamówień telefonicznych związanych z handlem elektronicznym do zleceń serwisowych do raportów o przestoju w czasie klęski żywiołowej, wirtualni recepcjoniści są gotowi wykonać to zadanie.
Obsługa po godzinach: Korzystanie z wirtualnych recepcjonistek daje pewność, że każdy, kto do Ciebie dzwoni, dociera za każdym razem do prawdziwej osoby - nigdy skrzynki głosowej. Pozwól swoim wirtualnym recepcjonistkom wykonywać tak mało, jak wielu połączeń, ile chcesz: przez cały dzień, tylko po godzinach, w weekendy i święta lub dowolną ich kombinację.
Transfery na żywo: Może chcesz zobaczyć, kto dzwoni, a następnie zdecydować, czy chcesz osobiście odpowiedzieć, czy też poradzić sobie z tym wirtualnym recepcjonistą. Możliwość transmisji połączeń na żywo umożliwia to. Połączenia dzwonią najpierw do ciebie, potem do wirtualnej recepcjonistki po kilku dzwonkach, jeśli nie odpowiadasz. Możliwe jest też odwrotnie: wirtualne recepcjonistki mogą odpowiedzieć na każde połączenie, a następnie umieścić rozmówcę w krótkiej pozycji, gdy kontaktują się z tobą, zapytać, czy chcesz odebrać połączenie, a następnie przekazać dzwoniącemu prawo do Ciebie. Tak czy inaczej, masz kontrolę.
Dlaczego to ma znaczenie?
Może to wydawać się dużym wysiłkiem, aby zapewnić, że każde połączenie telefoniczne zostanie odebrane. Z Internetem w kieszeni każdego, który nawet dzwoni do firm, prawda? Co to za nieodebrane połączenie od czasu do czasu, prawda? Źle. Źle!! Nie zapominaj: nigdy naprawdę nie wiesz, kto jest na końcu tej rozmowy telefonicznej. Może to być po prostu twój nowy największy klient, a każde nieodebrane połączenie jest straconą szansą. Prawdopodobnie już to słyszałeś, ale nie powtórzyłbyś tego, gdyby to nie było prawdą.
Coraz większa dostępność Internetu zwiększyła ruch telefoniczny do firm, ponieważ dziś łatwiej jest zainteresowanemu konsumentowi przeprowadzić wyszukiwanie za pomocą kilku kliknięć na klawiaturze i znaleźć je. To sprawia, że zarówno Ty jak i twoi konkurenci łatwiejsze do znalezienia, więc jeśli nie odpowiesz za pierwszym razem, prawdopodobnie zadzwonią do kogoś innego, zanim wykonają kolejny strzał. Nie możesz sobie na to pozwolić, ponieważ klienci, którzy dzwonią, mają większe zamiary podjęcia działań, wynika z raportu Forrester z 2017 roku. W rzeczywistości klienci, którzy kontaktują się z Tobą telefonicznie, są ogólnie bardziej wartościowymi klientami: "Zainteresowane strony, które inicjują połączenia przychodzące, zwykle dokonują konwersji o 30% szybciej, wydają średnio o 28% więcej i utrzymują stopę zatrzymania o 28% wyższą niż ci, którzy angażują się ściśle za pośrednictwem innych kanałów."
Chodzi o to, że odpowiadanie na każde wezwanie ma teraz znaczenie bardziej niż kiedykolwiek, a często nie ma godzin w ciągu dnia, aby upewnić się, że to wszystko pośród wszystkich innych osób zaangażowanych w prowadzenie firmy. Recepcjonistki w domu są drogie. Wirtualne recepcjonistki są niedrogie, zawsze dostępne i wyszkolone, aby konsekwentnie dostarczać wiadomość biznesową dokładnie tak, jak chcesz.
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Komentarz sponsorowany ▼
