Zadania urzędnicze, takie jak pisanie na klawiaturze, składanie i odbieranie telefonów biurowych, były niegdyś przekazywane sekretarzom, asystentom wykonawczym i pracownikom administracyjnym. Jednak przy większej ilości pracy wymagającej umiejętności technicznych, nie jest rzadkim oczekiwaniem, aby specjaliści (w tym prawnicy, lekarze, nauczyciele itp.) Używali umiejętności pisarskich do wykonywania codziennych zadań. Ponieważ wielu pracowników korzysta z komputerów, praca biurowa stała się istotną częścią praktycznie każdej pracy i zawodu. Uczestnik portalu GoodTemps, Carissa Doshi, omawia, dlaczego te sześć umiejętności kleryków ma kluczowe znaczenie dla pracowników biurowych: pisanie na klawiaturze, archiwizowanie, wprowadzanie danych, korzystanie z telefonu i biegłość w programach Microsoft Word i Excel.
$config[code] not foundTypowe umiejętności biurowe
Bez względu na to, czy ubiegasz się o stanowisko asystenta wykonawczego czy prawnika pracowniczego, powinieneś posiadać pewne umiejętności pisarskie. W zależności od twojej roli, możesz nie odnosić się do tych umiejętności jako ściśle klerykalnych - opisując je jako umiejętności biurowe mogą być bardziej dokładne.Na przykład asystent administracyjny w naturalny sposób spędza większość swojego dnia roboczego, wykonując zadania biurowe. Mimo to prawnicy, pielęgniarki i inni profesjonaliści również polegają na pisaniu i pokrewnym umiejętnościom technologicznym w pisaniu listów klientów, tworzeniu podsumowań wizyt lekarskich, pisaniu notatek prawnych lub robieniu notatek na laptopie podczas procesu. Asystent administracyjny może odnieść się do swoich "umiejętności pisarskich" przy opisie swoich kwalifikacji, podczas gdy adwokat może po prostu użyć terminu "umiejętności biurowe", aby wyjaśnić, że zna się na klawiaturze. Zawdzięczasz powszechne i wielofunkcyjne wykorzystanie biurowych i typowych umiejętności biurowych do komputerów, laptopów, tabletów i smartfonów.
Popraw swoje umiejętności w zakresie pisania, programów Microsoft Word i Excel
Zrozumienie umieszczania liter na klawiaturze i liter, na których spoczywają twoje palce, jest kluczowe (bez gry słów przeznaczonych) do szybkiego i dokładnego pisania. Zanim złożysz wniosek o pracę, która prosi o wpisanie jako wymagane kwalifikacje, weź test pisania maszynowego online, tak jak to oferuje LiveChat. Test pisania w trybie online mierzy Twoją szybkość (słowa na minutę lub WPM) i dokładność. Wielu pracodawców docenia dokładność ponad szybkość. Na przykład, jeśli wpiszesz 100 słów na minutę, a Twoja dokładność wyniesie tylko 60 procent, poświęcisz czas na poprawienie swoich błędów. Równie dobrze możesz starać się wpisać 50 WPM ze 100-procentową dokładnością. Istnieje wiele internetowych samouczków, które pomogą Ci poprawić umiejętności pisania.
Umiejętności kleryków w dzisiejszych czasach są zwykle synonimem możliwości korzystania z aplikacji wydajnościowych - takich jak Microsoft Word, Excel i często PowerPoint i Access - na komputerze. Twoja biegłość w programach Microsoft Word, Excel i innych aplikacjach zależy częściowo od umiejętności pisania na klawiaturze. To samo z wprowadzaniem danych. Podczas przygotowywania korespondencji, raportów lub innych materiałów pisemnych w formacie narracyjnym, prawdopodobnie użyjesz programu Microsoft Word. Tworzone arkusze kalkulacyjne wymagają umiejętności wprowadzania danych i znajomości programu Microsoft Excel - oba te elementy wymagają dokładności, aw niektórych przypadkach także szybkości, w zależności od tego, jak szybko wykonujesz swoją pracę. Termin "wprowadzanie danych" zwykle odnosi się do umiejętności obsługi klawiatury (tj. Pisania), które obejmują liczby, wraz z poziomem komfortu po prawej stronie klawiatury, która jest podobna do maszyny z 10 klawiszami.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKomunikacja telefoniczna i biurowa
Sekretarze, asystenci administracyjni i recepcjoniści są zwykle zobowiązani do odbierania telefonów biurowych, które mogą obejmować od jednej linii telefonicznej do wieloliniowego telefonu biznesowego lub systemu VoIP (Voice over Internet Protocol) typu switchboard.
Niezależnie od liczby linii telefonicznych, które należy odpowiedzieć, właściwa etykieta telefoniczna jest ważnym obszarem pracy biurowej. Do zwykłych obowiązków pracownika biurowego w biurze należy udzielanie telefonistom jasnych i profesjonalnych odpowiedzi, a także umiejętność właściwego kierowania i przekierowywania połączeń. Nawet jeśli nie jesteś recepcjonistą, powinieneś znać prawidłowy sposób odpowiadania na osoby dzwoniące w przypadku otrzymania niewłaściwie skierowanego połączenia. Jeśli ubiegasz się o stanowisko poza administracją, nie spisuj umiejętności telefonicznych w swoim CV - po prostu odwołaj się do umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej, ponieważ jest mało prawdopodobne, że zostaniesz przypisany do służby telefonicznej. Z drugiej strony, jeśli interesuje cię stanowisko nieadministracyjne i jesteś kopią zapasową recepcjonistki lub jeśli zarządzasz personelem biurowym, podaj swoją wiedzę na temat skomplikowanych systemów telefonicznych lub centrali telefonicznych, aby było jasne, że znasz sprzęt.
Opisywanie swoich umiejętności kleryków
Sposób, w jaki opisujesz swoje umiejętności i zdolności klerykalne, może zależeć od stanowiska, o które się ubiegasz. Jeśli ogłoszenie o pracy wyraźnie stwierdza, że obowiązki urzędnicze są częścią pracy, to pod każdym względem twoje CV i wniosek powinny zawierać sekcję "Umiejętności pisarskie". W tej sekcji wskaż aplikacje, w których jesteś biegły; jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem, dołącz to w swoim opisie. Jeśli posiadasz szkolenie lub certyfikat w tych aplikacjach, możesz to również uwzględnić w opisie swoich umiejętności lub w innej części swojego CV na szkolenia i certyfikaty. Ponadto, jeśli masz znaczną liczbę lat doświadczenia w korzystaniu z niektórych aplikacji, wymień je również.
Na przykład Twoje CV może zawierać: "Microsoft Word - 10 lat doświadczenia, w tym silna biegłość w tworzeniu złożonych raportów, komponowanie korespondencji i korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej w celu sprawnej obsługi masowych wysyłek." Microsoft Excel - 8 lat doświadczenia, w tym 3 lata używanie funkcji, takich jak tworzenie formuł wieloreferencyjnych, tabel przestawnych i funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. "
Jeśli ubiegasz się o pracę, w której nie należysz do zespołu administracyjnego lub jeśli nie ubiegasz się o pracę biurową, rozważ opisanie swoich umiejętności technologicznych w sposób, który nie wygląda na to, że jesteś księgowym poszukującym sekretariatu pozycja. Na przykład, jeśli ogłoszenie o pracy dotyczy księgowego ze znajomością oprogramowania i aplikacji zwiększających wydajność, nie umieszczaj w swoich życiorysach "Umiejętności pisarskie". Dołącz krótki opis swojej biegłości w konkretnych aplikacjach, takich jak Microsoft Excel, Access i PowerPoint - często są to aplikacje, z których pracownicy w profesjonalnych rolach muszą czuć się komfortowo. Ponownie, jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem programu Excel lub otrzymałeś szkolenie lub certyfikat w aplikacji, z której korzystają księgowi, dołącz to do swojego CV. Możesz użyć nagłówka "Aplikacje wydajnościowe" lub czegoś podobnego, aby nie wyglądał bardziej na klerykalne aspekty pracy, którą chcesz, a nie na kwalifikacje, które przyniosłeś do stołu na wyższą pozycję.
Praca asystenta administracyjnego wymagająca umiejętności biurowych
Role asystenta administracyjnego wymagają umiejętności pisarskich, chociaż ogłoszenie o pracy może nie wskazywać "Oto umiejętności kleryków, których potrzebujesz do pełnienia tej roli". Wymienione zadania są przykładami zadań, które wymagają umiejętności pisarskich. Oto przykładowe ogłoszenie o pracy dla stanowiska asystenta administracyjnego, które wymaga umiejętności biurowych i biurowych:
Instytut Zdrowia Publicznego ABC poszukuje Asystenta Administracyjnego do wsparcia Kierownika Laboratorium Zdrowia Publicznego i asystowania przy codziennych działaniach Laboratoriów Zdrowia Publicznego. Ten asystent administracyjny wykonawczy znajdzie się na siódmym piętrze Instytutu, aby powitać gości, studentów, wykładowców i personel. Oprócz zapewnienia najwyższego poziomu obsługi klienta, osoba ta zapewni ogólne wsparcie biura dla wydziałów laboratoryjnych i personelu, jednocześnie wspierając dyrektora zarządzającego Laboratorium Zdrowia Publicznego i dyrektora wykonawczego Instytutu Zdrowia Publicznego, wykonując szereg czynności administracyjnych i związanych z nimi zadań.
Asystent administracyjny wykonawczy: Witaj, orientuj i kieruj odwiedzających; bezpośrednie rozmowy telefoniczne, przyjmowanie wiadomości i odpowiadanie na pytania dotyczące Instytutu Zdrowia Publicznego i Laboratoriów Zdrowia Publicznego; pomoc w zamawianiu, przyjmowaniu, magazynowaniu i dystrybucji materiałów biurowych, laboratoryjnych i dydaktycznych; asystować z innymi powiązanymi czynnościami biurowymi, takimi jak fotokopie, faksowanie i archiwizacja, w razie potrzeby; monitorować i uzupełniać materiały biurowe codziennie, w tym materiały eksploatacyjne, takie jak papier i toner do kopiarek i drukarek; regularnie monitoruj sale konferencyjne, aby upewnić się, że są odpowiednio zaopatrzone w materiały biurowe i materiały prezentacyjne; utrzymywać czystość i bezpieczeństwo środowiska pracy w centralnym biurze biurowym i innych miejscach publicznych na całym siódmym piętrze; stosować procedury bezpieczeństwa dla pracowników i wymagać przestrzegania procedur bezpieczeństwa dla odwiedzających w pomieszczeniach biurowych; składać zamówienia za pomocą procesu zakupu w centrali, a także utrzymywać rozliczenia zamówień i wykorzystania dostaw na siódmym piętrze; zarezerwować sale konferencyjne na siódmym piętrze dla Instytutu Zdrowia Publicznego; służyć jako główny punkt kontaktowy dla pracowników i pracowników Laboratorium; składać wnioski o konserwację sprzętu biurowego i wyposażenia; koordynuje odbiór i dostarczanie usług nocnych i ekspresowych (np. FedEx, UPS); i służyć jako podstawowy punkt kontaktowy dla wykładowców, gości i studentów.
Księgowy pracowniczy (nie administracyjna) Praca wymagająca umiejętności urzędniczych
Podobnie, istnieją inne stanowiska, które nie są rolami asystenta administracyjnego, ale wymagają podobnych umiejętności urzędniczych, na przykład księgowego personelu. To przykładowe ogłoszenie o pracy dla księgowego personelu ma kilka obowiązków, które wymagają umiejętności pisarskich. Jednak nie są one wymienione jako umiejętności pisarskie lub biurowe. Na przykład:
Księgowy ds. Pracowników XYZ Industries będzie odpowiedzialny za przygotowywanie zapisów księgowych, comiesięcznych i rocznych zamknięć, uzgodnień bankowych, konserwacji środków trwałych i uzgadniania księgi głównej. Ponadto będziesz uczestniczyć w przestrzeganiu przepisów, przeglądać harmonogramy procesów raportowania i współpracować z naszymi zewnętrznymi audytorami w zakresie kwartalnych przeglądów i rocznych audytów. Główne obowiązki - przygotowywanie zapisów w dzienniku i uzgodnień dotyczących rachunków, w tym, między innymi, gotówki, wydatków przedpłaconych i listy płac; prowadzić zamknięcie miesiąca, wpisy do dziennika, bez nadzoru; prowadzenie księgi aktywów trwałych, amortyzacja i uzgodnienie; analizować zestawienia dochodów i bilanse oraz przekazywać wnioski kierownictwu; uczestniczyć w inicjatywach obejmujących cały departament; asystować w procesach zamykania na koniec miesiąca, kwartałów i na koniec roku, w tym w przygotowaniu miesięcznego podsumowania skoroszytu dotyczącego finansów; wdrażać, utrzymywać i przestrzegać kontroli wewnętrznych w ramach SOX i procedur księgowych zapewniających zgodność z GAAP; przekazać dane finansowe i przekazać je w sposób użyteczny i zrozumiały; zarządzać dzierżawą kapitału i miesięcznymi harmonogramami płatności.
Wymagania dotyczące stanowiska obejmują: sprawdzone umiejętności analityczne, takie jak identyfikacja problemów, gromadzenie odpowiednich danych, wyciąganie prawidłowych wniosków i zalecanie doskonalenia i działań korygujących; doświadczenie w zakresie rozliczeń i znajomość zasad rozliczania rachunków; preferowane preferowane doświadczenia, a także znajomość Microsoft Excel; podstawowa wiedza w zapisach księgowych i kontach płatnych; zdolności komunikacyjne organizacyjne, pisemne i werbalne; i umiejętność pracy w arkuszach kalkulacyjnych i bazach danych; poświęcenie i wymagane umiejętności, aby sprostać krytycznym terminom biznesowym.
Nigdy nie lekceważ stosowności klerykalnych doświadczeń
Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o stanowisko asystenta administracyjnego, czy prawnika sądowego, nie lekceważ znaczenia umiejętności pisarskich lub klerykalnych. Znajomość sposobu poruszania się w biurze i umiejętności pisarskich jest przydatna w każdej pracy. Znajomość procesów biurowych i sposobu zarządzania nimi jest oczywiście niezbędna w roli administratora. Jeśli ubiegasz się o rolę, w której oczekuje się, że będziesz nadzorował pracę personelu biurowego, potrzebujesz umiejętności zarządzania, ale zrozumienie znaczenia umiejętności biurowych jest również cenne, ponieważ oznacza to, że możesz koordynować obciążenia i zarządzać oczekiwaniami pracy innych osób, które zgłaszają się do Ciebie.. Ponadto, w roli nieadministracyjnej lub nie-mechanicznej, posiadanie umiejętności biurowych sugeruje również, że jesteś zdolny do przyjmowania cię jako członek zespołu, gdy asystent administracyjny lub sekretarka jest niedostępny lub pracuje nad innymi priorytetami.
