W każdym biurze istnieją zadania, które należy wykonać, aby utrzymać postępy firmy. Zadania te, które wchodzą w zakres pracy biurowej, są zazwyczaj dość proste i łatwe do opanowania, i zazwyczaj są przydzielane pracownikom na poziomie podstawowym. Pomimo tego, że zadania pisarskie, takie jak pisanie na maszynie i segregowanie dokumentów są stosunkowo proste, wymagają czasu - aw wielu przypadkach kadra kierownicza i pracownicy średniego szczebla koncentrują się na innych priorytetach i nie są w stanie nadążyć za wszystkim, co należy zrobić. Z tego powodu wiele firm zatrudnia personel biurowy, który jest specjalnie odpowiedzialny za obsługę tych zadań.
$config[code] not foundTypowe czynności biurowe
Tytuł klerykalnego pracownika wsparcia odnosi się do osób, które wspierają lub pomagają współpracownikom w szerokim zakresie zadań. Niektóre z najczęstszych zadań, które należą do tej kategorii to pisanie dokumentów, składanie, odbieranie telefonów, zarządzanie korespondencjami, wprowadzanie danych, kopiowanie, faksowanie i sortowanie oraz dostarczanie poczty przychodzącej. Specjaliści od pomocy technicznej mogą również być odpowiedzialni za utrzymywanie i zamawianie materiałów eksploatacyjnych oraz za obsługę innych zadań, takich jak zamawianie posiłków na spotkania. Przyjmując te obowiązki i zdejmując je z tablic innych osób, pomagają utrzymać płynność pracy biura i zapewniają, że wszystko pozostaje uporządkowane.
Chociaż ogólne wsparcie urzędnicze koncentruje się na tych ogólnych zadaniach, w niektórych przedsiębiorstwach lub działach klerykalne wsparcie może być ukierunkowane na określone działania lub wymagać bardziej specjalistycznej wiedzy. Na przykład czynności biurowe w dziale finansowym mogą obejmować zadania księgowe, zarządzanie kontami płatnymi i należnościami, pomoc przy płacach lub sortowanie i weryfikowanie raportów wydatków. Jeśli pracujesz w biurze rządowym, możesz być odpowiedzialny za składanie pozwoleń lub zarządzanie korespondencją. Niezależnie od ustawienia, większość klerykalnych wsparcia obejmuje powtarzalne, zdefiniowane zadania, a nie strategiczne lub operacyjne.
Umiejętności i edukacja
Większość klerykalnych ról wsparcia jest na poziomie początkowym i dlatego zazwyczaj wymaga dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnego. Niektóre osoby uczestniczą w dodatkowych szkoleniach w zakresie administracji biurowej w ramach programu edukacji dla dorosłych lub programu dla społeczności, podczas gdy inne przechodzą do tych ról, uzyskując stopień licencjata jako sposób na zdobycie stopy w drzwiach na stanowisko o większej odpowiedzialności i wyższym wynagrodzeniu.
Znajomość podstawowych zadań biurowych jest najważniejszą kwalifikacją do ról klerykalnych. Podczas gdy firmy będą zapewniać szkolenia w miejscu pracy w zakresie konkretnych procesów i procedur, oczekują, że pracownicy biurowi otrzymają dostęp do pracy z ogólnym zestawem umiejętności.Umiejętności te obejmują znajomość podstawowych maszyn biurowych (faks, kopiarka itp.); ogólne umiejętności obsługi komputera, w tym możliwość pisania 60 słów na minutę lub szybciej, a także podstawowe oprogramowanie do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych; umiejętności składania; umiejętności wprowadzania danych; oraz możliwość korzystania z telefonu i nauki systemu telefonicznego firmy.
Praca biurowa wymaga również wielu umiejętności miękkich. Profesjonalna postawa jest koniecznością, a także wyjątkowymi umiejętnościami organizacyjnymi. Umiejętności obsługi klienta są ważne, szczególnie, jeśli będziesz kontaktować się z opinią publiczną, i ważne jest, aby być zorientowanym na szczegóły. W niektórych branżach, takich jak opieka zdrowotna i finanse, pracownicy biurowi powinni również znać przepisy branżowe dotyczące bezpieczeństwa informacji i danych osobowych oraz odpowiednio prowadzić swoje prace.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPensje Wsparcia Biurowego
Ponieważ wsparcie urzędnicze jest uważane za pozycję wyjściową, wynagrodzenia są porównywalnie niskie. Według PayScale.com, średnia stawka godzinowa dla biurowych stanowisk wsparcia wynosi 12,87 $, a roczna pensja to około 30 000 $. Wynagrodzenie jest na ogół współmierne do doświadczenia, ale nawet najbardziej doświadczeni specjaliści od pomocy technicznej rzadko zarabiają ponad 40 000 USD rocznie. W tej dziedzinie jest jednak miejsce na wzrost, ponieważ wiele osób przechodzi na wyższe role asystenta administracyjnego lub asystenta wykonawczego lub przechodzi do różnych zadań w organizacji. Według PayScale.com jest bardzo powszechne, że osoba świadcząca usługi pomocy duchowej w dziedzinie medycyny przechodzi na asystenta medycznego, pielęgniarkę lub pielęgniarkę.
Najwyżej opłacanymi branżami wsparcia duchownego są rząd i usługi profesjonalne, naukowe i techniczne. Jednak opieka zdrowotna to również wysoko płatna dziedzina i jedyna branża, w której oczekuje się przynajmniej pewnego wzrostu w nadchodzących latach.
Trendy branżowe wsparcia technicznego
Podobnie jak w wielu branżach, technologia zmienia obsługę urzędników i sposób, w jaki praca jest wykonywana. Wiele zadań, które wcześniej wykonano ręcznie, można teraz wykonać za pomocą komputera, oszczędzając czas i zwiększając potrzebę dodatkowych szkoleń. W tej sferze kształtują się dwa główne trendy, które zmieniają oblicze klerykalnego wsparcia.
Po pierwsze, przejście do biur bez papieru zmienia oblicze - i w niektórych przypadkach eliminuje potrzebę - wsparcia duchownego. Firmy rezygnują z używania papieru, a przynajmniej zużywają mniej papieru, z wielu powodów, w tym z poprawy zrównoważonego rozwoju, lepszej organizacji i redukcji kosztów. W rzeczywistości, badanie przeprowadzone przez Gartnera w 2014 r. Wykazało, że koszty ponoszone przez firmy amerykańskie związane z przechowywaniem i wyszukiwaniem dokumentów papierowych są gdzieś w okolicach 25 miliardów dolarów do 35 miliardów dolarów rocznie. Korzystając z usług cyfrowych do tworzenia, przechowywania i porządkowania dokumentów, firmy mogą potencjalnie zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć wydajność.
Jeśli chodzi o wsparcie duchownych, oznacza to również, że potrzeba fizycznego składania dokumentów - lub pisania i drukowania listów, śledzenia dokumentów itp. - jest zmniejszona. Podczas gdy niektóre firmy rezygnują z biurowych stanowisk (projekty Bureau of Labor Statistics niewiele lub prawie wcale nie rozwijają się w tej dziedzinie do 2026 r., Głównie ze względu na technologię), inne zmieniają kwalifikacje na takie stanowiska i wymagają zaawansowanych umiejętności obsługi komputera i doświadczenia w zarządzaniu elektronicznym dokumenty.
Kolejnym trendem wpływającym na duchowe wsparcie jest wzrost wirtualnego asystenta. Wirtualni asystenci, zwani również VA, to asystenci lub personel pomocniczy, którzy pracują zdalnie i zapewniają wiele takich samych usług, jak asystent w biurze. Wiele VA sprawdza się zarówno w przypadku przedsiębiorców, jak i właścicieli małych firm, którzy potrzebują wsparcia, ale nie mogą sobie pozwolić na brak miejsca lub sprzętu, aby zatrudnić kogoś do pracy w pełnym wymiarze godzin w biurze. Ponownie, technologia jest kluczowa w tej branży, ponieważ wirtualni asystenci pracują przez Internet, wykorzystując pocztę e-mail, udostępnianie dokumentów i inne technologie do obsługi zadań dla swoich pracodawców. Podczas gdy niektóre VA są specjalistami i zajmują się takimi zadaniami jak media społecznościowe i zarządzanie stronami internetowymi, niektórzy przedsiębiorcy po prostu potrzebują kogoś, kto będzie zarządzał ich pocztą i odpowiadał na zapytania klientów.
Ponieważ wirtualni asystenci zazwyczaj pracują na własny rachunek lub pracują na zasadzie niezależnej, często mogą zarządzać wyższą stawką wynagrodzenia niż ci, którzy pracują w biurach. Niektóre VA działają również dla wielu klientów naraz, zwiększając ich potencjał zarobkowy. Średnio VA zarabia od 10 do 25 USD za godzinę.
Lądowanie na stanowisko pomocy duchowej
Podczas gdy praca biurowa może nie być tak wielka, jak kiedyś, są one nadal dostępne. Większość otwarć powstaje dzięki obrotowi i asystentom wyjeżdżającym na inne okazje.
Dobry życiorys wsparcia duchownego podkreśli twoje umiejętności administracyjne i techniczne. Pokazuj pracodawcom, że jesteś zorganizowany, zorientowany na szczegóły, dobrze rozwiązujący problemy i posiadający doskonałe umiejętności komunikacyjne. Pamiętaj, aby podkreślić swoje umiejętności techniczne w wymierny sposób; wskazać, jak szybko można wpisać słowa na minutę i określić oprogramowanie, z którego można korzystać. Gdy będziesz szczegółowo opisywać swoje doświadczenia, podkreśl zadania i osiągnięcia, które ujawnią twoje umiejętności pisarskie, szczególnie te, które mogą odróżnić cię od innych kandydatów. Przede wszystkim bądź skrupulatny z gramatyką i ortografią. Podobnie jak w przypadku każdego CV, literówek i słabej gramatyki słabo odzwierciedlają twoje umiejętności, ale w dziedzinie, która jest zorientowana na szczegóły jako wsparcie duchownego, musisz być doskonały. Nikt nie zatrudni maszynistki, która nie będzie w stanie uzyskać prawidłowego CV.
Praca biurowa zwykle znajduje się na tablicach ogłoszeń lub stronach firmowych. Agencje tymczasowe są również dobrym miejscem do znalezienia tego rodzaju pracy. Praca jako tymczasowa daje możliwość budowania umiejętności w różnych firmach. Niektóre agencje podejmą długoterminowe staże, lub możesz zostać zatrudniony na pełny etat po pracy jako tymczasowy pracownik. Staże to kolejny sposób na budowanie umiejętności wsparcia w biurze. Chociaż wiele firm posiadających formalne programy stażowe pozwala stażystom pracować nad konkretnymi projektami, często oczekuje się, że stażyści będą "płacić składki", podejmując się zadań biurowych. Spodziewaj się spędzić trochę czasu na dowolnym stażu, wykonując niektóre zgłoszenia, wprowadzając dane, zarządzając pocztą lub odpowiadając na telefony - ale spojrzenie na to jest okazją do rozwinięcia umiejętności, które mogą okazać się przydatne później.
Stanie się niezastąpionym
Tylko dlatego, że praca biurowa jest zazwyczaj na poziomie początkowym, nie oznacza to, że nie możesz być ważną częścią zespołu. W rzeczywistości staniesz się nieodzowny dla swojego szefa i współpracowników, co zwiększy twoje szanse na awans, aw końcu na posiadanie własnego zespołu obsługi kleryków. Na początek, traktuj swoją pracę poważnie i staraj się jak najlepiej przy każdym zadaniu - bez względu na to, jak bardzo jest to pomocne. Podobnie jak w przypadku każdej pracy, część twoich prac, które kochasz, i części, których nienawidzisz, musisz traktować jako ważne i robić je dobrze.
Po drugie, naucz się priorytetyzacji. Istnieje duża szansa, że w danym momencie będziesz mieć wiele projektów i zadań na swoim talerzu, szczególnie gdy zapewniasz wsparcie całemu zespołowi lub biuru. Naucz się określać, co jest najwyższym priorytetem i co może poczekać, i opracuj systemy, aby zapewnić, że każdy dostanie to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebują. Wielozadaniowość i zarządzanie czasem to kluczowe umiejętności dla duchowego pracownika wsparcia, a dzięki poznaniu celów i priorytetów członków i zespołów firmy można zapewnić najwyższy poziom wsparcia.
Po trzecie, bądź gotów pójść o krok dalej. Twoim zadaniem jest zapewnienie wsparcia, a to może oznaczać podjęcie kilku dodatkowych zadań tu i tam. Niezbędni asystenci zawsze chętnie się uczą i zrobią wszystko, aby nie tylko wykonywać pracę, ale także rozwiązywać problemy i zapobiegać występowaniu kryzysów. Na przykład, jeśli zobaczysz, że pracownik stowarzyszony wysłał notatkę zawierającą poważny błąd, nie drukuj i nie rozpowszechniaj dokumentu. Potwierdź ze współpracownikiem, że informacje są poprawne - i wprowadź zmiany w razie potrzeby.
Wreszcie, bądź profesjonalny i uprzejmy przez cały czas. Może się zdarzyć, że inni w organizacji traktują Cię niegrzecznie lub nie dają ci szacunku, na jaki zasługujesz, ale zachowują jednak swój profesjonalizm. Traktowanie wszystkich z życzliwością i szacunkiem zwiększy twoje zasoby w firmie, szczególnie jeśli rozwiniesz reputację dyskrecji i chęci pomocy. Na stanowisku wsparcia duchownego prawdopodobnie masz dostęp do ogromnej ilości informacji, ale nie poddawaj się pokusie plotkowania i dzielenia się tym, co wiesz. Zdobycie zaufania szefa i współpracowników może pomóc w rozwoju kariery zawodowej, podczas gdy plotki na biurach niszczą twoją reputację i potencjalnie powstrzymują cię od posuwania się naprzód.
