Microsoft Teams to narzędzie komunikacji w Office 365, które zapewnia małym firmom prosty sposób komunikowania się i współpracy z pracownikami. Dla tych, którzy nie korzystali z Zespołów Microsoft, może pomóc zdobyć cenne wskazówki i spostrzeżenia ekspertów, aby w pełni wykorzystać je.
Porady dla drużyn Microsoft
Simona Millham jest certyfikowanym trenerem Microsoft i trenerem platformy szkoleniowej z zakresu technologii informacyjnej CBT Nuggets. Podzieliła się cennymi wskazówkami, jak najlepiej wykorzystać Microsoft Teams dla małych firm w wywiadzie e-mail z Trendami dla małych firm.
$config[code] not foundZminimalizuj komunikację e-mail
Jedną z największych zalet Microsoft Teams jest to, że pozwala firmom utrzymywać całą swoją komunikację w jednym miejscu, zamiast polegać na długich łańcuchach e-mailowych, które łatwo można zgubić w tasowaniu. Jeśli więc zamierzasz w pełni wykorzystać zespoły Microsoft, użyj go zamiast e-maili do komunikacji wewnętrznej.
Millham mówi: "Jeśli ktoś wysyła e-mail do zespołu, zadając względnie banalne pytanie, a wszyscy reagują, generuje to strasznie dużo e-maili. Rozmowy są sercem drużyn, dzięki czemu łatwo można zobaczyć wątki na pierwszy rzut oka i szybko reagować w razie potrzeby. "
Dziel się rozmowami z nowymi dystrybutorami
Zespoły Microsoft mogą również ułatwiać wprowadzanie nowych pracowników. Po dokonaniu nowego dzierżawy lub dodaniu istniejącego członka zespołu do nowego projektu można dzielić się z nim konwersacjami z tego wątku lub projektu, aby mogli łatwo nadrobić zaległości, zamiast przekazywać im liczne wiadomości e-mail lub przekazywać im nieporęczne dokumenty.
Trzymaj się kilku grup
Zespoły Microsoft umożliwiają wyznaczanie różnych grup w ramach organizacji, dzięki czemu można prowadzić rozmowy z odpowiednimi członkami zespołu. Ale nie odchodź od razu, tworząc od razu grupy dla każdej możliwej kombinacji pracowników. Zastanów się, kto najczęściej pracuje nad projektami i stwórz tylko te grupy, które mają sens, aby nie przytłoczyć nikogo masą opcji. Zawsze możesz dodać więcej później.
Mieć cel dla każdej grupy
Jeśli nie wiesz, z jakimi grupami zacząć, zastanów się, co chcesz osiągnąć dla każdej grupy. Na przykład możesz potrzebować grupy tylko do zarządzania na najwyższym poziomie, do której powinieneś się zwrócić przy podejmowaniu dużych strategicznych decyzji. Ale możesz także chcieć grup tylko dla określonych celów, takich jak wsparcie IT i marketing w mediach społecznościowych.
Dodaj grupy w dowolnym momencie
Stamtąd możesz zawsze dodawać grupy, ponieważ wymagają tego konkretne projekty. Załóżmy, że masz specjalny projekt klienta, który obejmuje osoby z kilku działów, które zwykle nie pracują razem. Utwórz grupę, która jest przeznaczona tylko dla tej instancji, aby ci pracownicy nie musieli komunikować się w bardziej ogólnym wątku.
Skonfiguruj konferencje audio
Microsoft Teams oferuje również funkcję konferencji audio, dzięki czemu można organizować spotkania głosowe w określonych grupach lub po prostu z jednym lub dwoma członkami zespołu. Może to być szczególnie przydatna funkcja, szczególnie jeśli masz kilku członków zespołu, którzy pracują zdalnie. Można go również używać do komunikacji z klientami zewnętrznymi za pośrednictwem nowej funkcji dostępu dla gości.
Stwórz strategię komunikacji
Oczywiście Microsoft Teams nie jest jedynym produktem firmy Microsoft, który oferuje funkcje komunikacyjne, takie jak rozmowy głosowe i audio. Ale Millham ostrzega, aby nie za bardzo wykorzystywać każdą dostępną opcję. Zamiast tego utwórz szczegółowy plan, w którym opisano, w których sytuacjach użyjesz zespołów Microsoft do komunikacji z innymi platformami.
Millham wyjaśnia: "Myślę, że jednym z największych wyzwań jest pomoc użytkownikom biznesowym w zrozumieniu KTÓREGO narzędzia Microsoft Office 365 można użyć KIEDY. Zachodzi tu nakładanie się funkcji Zespołów, Yammer i Skype dla Firm, co jest bardzo mylące dla użytkowników i prawdopodobnie po prostu domyślnie wracają do e-maili bez pewnych wskazówek. Tak więc, moja rekomendacja jest taka, że firma potrzebuje czasu, aby przemyśleć, które narzędzia będą najlepiej pasować do różnych części swojej organizacji - i poprowadzić kilku pilotów z różnymi grupami użytkowników - a następnie dostarczyć wskazówek i świadomości użytkownikom końcowym. "
Testuj strategie komunikacji
Jak wspomniał Millham, może być korzystne, aby przetestować różne strategie komunikacyjne w twojej organizacji, aby zobaczyć, co działa najlepiej dla Twojego konkretnego zespołu. Na przykład może się okazać, że używanie Skype'a do połączeń z klientami ma sens, jeśli większość klientów ma już identyfikatory Skype ID i nie chce rejestrować się w systemie Microsoft Teams. Ale możesz zdecydować się zachować wszystkie wewnętrzne połączenia w Zespołach ze względu na prostotę. Po prostu pozostań otwarty na dane osobowe pracowników, aby móc zoptymalizować swój plan do swoich potrzeb.
Bądź na bieżąco dzięki nowym funkcjom
Microsoft Teams stale się zmienia i dodaje nowe funkcje, które mogą przynieść korzyści Twojemu zespołowi lub zmienić sposób korzystania z platformy. Na przykład firma Microsoft jest obecnie w trakcie integracji funkcji Skype dla firm w zespołach. Millham zaleca zapoznanie się z dokumentacją Microsoft Teams i praktycznymi wskazówkami, aby uzyskać więcej informacji i aktualizacji o wszelkich zmianach lub nowych funkcjach.
Trenuj swoich pracowników
Ważne jest również upewnienie się, że Twoi pracownicy rozumieją, jak najlepiej korzystać z Zespołów Microsoft. W tym celu dostępnych jest wiele zasobów. CBT Nuggets zapewnia jedną opcję szkolenia Microsoft Teams.
Millham mówi: "Dla właścicieli małych firm zawiera przegląd zasobów, które należy wziąć pod uwagę podczas wdrażania zespołów i zachęcania ich do adopcji. W przypadku pracowników dotyczy to korzystania z kanałów, rozmów, spotkań, udostępniania plików, serwisów wiki i nie tylko. "
Obraz: Microsoft
1
