E-mail może być szybkim i skutecznym sposobem pozostawania w kontakcie ze współpracownikami, ale nieprawidłowe użycie jest nie tylko nieprofesjonalne, ale może również kosztować pracę. Kilka wskazówek może pomóc w utrzymaniu profesjonalnej etykiety e-mailowej.
Zacznij od adresowania wiadomości e-mail do odbiorcy przy użyciu odpowiedniego tytułu, np. Szanowny Panie Pani Pani Pani itp. Brak formalności jest najczęstszym błędem. Bez względu na medium komunikacji, niezbędna jest pewna etykieta. Jeśli adresatujesz adresata osobiście, możesz to zrobić także w swoich e-mailach.
$config[code] not foundJeśli wiadomość e-mail jest dostarczana do wielu odbiorców, możesz zastąpić Drodzy Panowie, Panie, Szanowni Państwo, (Nazwa firmy) Personel itp.
Pomiń jedną linię i wprowadź treść - informację o adresie, której dotyczy artykuł. To nigdy nie powinno zawierać slangu, wulgaryzmów, nagości, sarkazmów, dowcipów, degradacji danej osoby ani żadnych innych informacji, które mogą być interpretowane jako obraźliwe dla każdego.
Zachowaj swoją wiadomość bezpośrednio i na temat. Oprzyj się na faktach, nie emocjach.
Nigdy nie zapominaj, że wiadomości e-mail są łatwo przekazywane. Nawet jeśli docelowi odbiorcy nie prześlą wiadomości e-mail, niektóre firmy monitorują korespondencję e-mailową bez wiedzy użytkownika komputera. Ponadto, gdy coś jest drukowane, elektronicznie lub w inny sposób, można go przywołać przez nieokreślony czas. Przyjazny odbiorca dzisiaj może jutro być przeciwnikiem.
Pomiń linię i zamknij ją z prawidłowym podpisem. Powinno to obejmować pełne imię i nazwisko, nazwę firmy, dział, jeśli dotyczy, adres firmy i dane kontaktowe.
Przykład:
Z poważaniem;
John Smith, redaktor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
W temacie wiadomości podaj tytuł wiadomości e-mail, aby łatwo ją zidentyfikować.
Zawsze sprawdzaj pisownię! Błędy pisowni źle odzwierciedlają autora.
Czytać korektę. Następnie pozwól mu usiąść przez 20 minut lub tak długo jak to możliwe i ponownie sprawdź. Jeśli zajmiemy się ważnym punktem lub sprawą, przed wysłaniem do odbiorców należy ponownie sprawdzić osobę.
Bardzo łatwo jest nacisnąć przycisk wysyłania, ale kontroluj żądanie, ponieważ po wysłaniu e-maila nie możesz poprawić błędów.
Nie używaj emotikon, tak uroczych, jak mogą się wydawać.
Należy również unikać używania zbyt wielu kolorów. Staraj się utrzymywać kolory maksymalnie dwa na jedną wiadomość e-mail.
Zawsze BCC (Blind Carbon Copy), aby mieć kopie korespondencji, nawet jeśli program pocztowy automatycznie zapisuje kopie wysłanej wiadomości e-mail.
Wkrótce przyzwyczaisz się do formalności. Odbiorcy docenią Twój profesjonalizm i możesz pomóc w uniknięciu potencjalnie szkodliwych błędów.
