Pilnowanie minut podczas spotkań z bezpieczeństwem jest bardzo ważne. Oprócz pomagania w śledzeniu historii firmy, protokół można wykorzystać również w sądzie, jeśli wytoczono powództwo przeciwko Twojej firmie. Oto kroki tworzenia minut.
Zdecyduj, czy chcesz nagrać swój wstępny szkic protokołu za pomocą pióra i papieru, czy na swoim laptopie. Ostatecznie dobrze będzie mieć co najmniej dwie kopie protokołu na wypadek zaginięcia jednego egzemplarza lub jego przypadkowego usunięcia.
$config[code] not foundZapisz datę, lokalizację i członków obecnych na każdym spotkaniu.
Dołącz kopię agendy do swoich minut. Jeśli nie masz kopii porządku obrad, zapisz zaplanowany porządek obrad.
Zwróć uwagę na wszelkie głosy, zastrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa, obiekcje i plany na przyszłość. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego, co jeszcze możesz chcieć uwzględnić lub co można zignorować, zapytaj swojego przełożonego.
Przepisz i popraw notatki po spotkaniu, a następnie wypisz lub wydrukuj czystą kopię protokołu dla swoich rekordów.
Przechowuj minuty w bezpiecznej, centralnej lokalizacji. Warto zapisać oryginalne notatki, a także kopie ostatecznego projektu protokołu. Upewnij się, że masz kopie wszystkich cyfrowych kopii twoich minut.
