Dla wielu wezwanie do spotkania nie jest mile widzianym wydarzeniem. W wielu miejscach pracy pracownicy spędzają mnóstwo czasu na spotkaniach, które zbyt często skutecznie niczego nie osiągają. Zamiast pozwalać, aby spotkanie łączyło się z resztą bezwartościowych - i być może nawet bolesnych - spotkań, które uczestnicy mogli wcześniej doświadczyć, odstraszajcie siebie, skutecznie planując i prowadząc swoje spotkanie.
$config[code] not foundWyznaczone cele. Wszystkie spotkania powinny mieć cel. Przed spotkaniem zadecyduj, co chcesz osiągnąć podczas tego posiedzenia. Tworząc swój cel, napisz zwięzłe i zrozumiałe stwierdzenie, np. "Aby wybrać kampanię reklamową na czwarty kwartał".
Przygotuj agendę. Wymień wszystkie tematy, które chcesz omówić na spotkaniu w kolejności, w jakiej chcesz je omówić. Dodaj do porządku obrad swoją dokładność, umieszczając szacowany czas obok każdego przedmiotu do omówienia, co pomoże ci upewnić się, że nie zawierałeś zbyt wielu przedmiotów.
Podziel się swoim celem i porządkiem przed spotkaniem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dzieląc się zarówno celem spotkania, jak i porządkiem obrad z tymi, którzy wezmą udział przed ich przybyciem, pozwalasz im przygotować się psychicznie na spotkanie, a także dać im możliwość przygotowania się na papierkową robotę lub inne materiały związane z planowanym spotkaniem. temat.
Ustanów role. Wybierz osobę, która będzie pełnić funkcję sekretarza i poproś tę osobę o sporządzenie notatek w miarę postępu spotkania. Przypisz innego uczestnika spotkania, aby działał jako opiekun czasowy. Ta osoba będzie mieć oko na zegar i pomoże Ci śledzić zaplanowany przydział czasu dla każdego punktu programu. Zadeklaruj się jako moderator spotkania i podejmuj się zadania szybkiego i skutecznego poruszania się po punktach porządku obrad.
Zrestoruj kontrolę nad spotkaniem, jeśli wymknie Ci się to z rąk. Zwłaszcza jeśli uczestnik spotkania ma tendencję do sprowadzania spotkań na złą drogę, ważne jest, abyś wykorzystał swoją moc jako lider spotkania i utrzymywał sesję na kursie. Aby to zrobić skutecznie, grzecznie przypominaj osobie próbującej porwać spotkanie przyczyny spotkania i poproś go, by w późniejszym czasie uratował swoje obawy przed dyskusją.
Przydziel zadania. Gdy przejdziesz przez swoją dyskusję i zdecydujesz, co trzeba zrobić, przydziel te zadania na miejscu. Ustaw także termin wykonania każdego zadania, zwiększając szanse na wykonanie zadania. Poproś osobę biorącą minutę spotkania o zapisanie tych zadań.
Zakończyć spotkanie na czas. Jeśli pozwolisz, aby spotkanie minęło swój zaplanowany punkt końcowy, prawdopodobnie okaże się, że wielu uczestników mentalnie odstąpiło od zasiadania. Jeśli zbliżasz się do końca wyznaczonego czasu i masz jeszcze do omówienia przedmioty, zgłoś je później z szacunku dla tych, którzy poświęcili swój czas na udział w spotkaniu.
Udostępnij minuty po spotkaniu. Wysyłaj e-mailem protokół ze spotkania wraz z podziękowaniami dla uczestników za ich współpracę i poświęcenie w ciągu 24 godzin od zakończenia spotkania. Jeśli przypisałeś wiele zadań podczas spotkania, dołącz uprzejme przypomnienie do uczestników, aby wykonali przypisane rzeczy.
