Małe firmy, które zajmują się gotówką, takimi jak food trucki i salony, muszą się zabezpieczyć przed błędami związanymi z gotówką i kradzieżą. Oto 20 najlepszych praktyk obsługi gotówki, które Twoja firma powinna przestrzegać, aby wszystko działało sprawnie.
Najlepsze praktyki w zakresie obsługi gotówki
Wyeliminuj Slush Funds
Kasjerom w małych sklepach często oczekuje się uzupełnienia niedoborów z własnych kieszeni. Może to prowadzić do zatajania funduszy przez pracowników w celu gromadzenia zasobów. Zasadniczo zły pomysł może ukryć prawdziwy powód, dla którego szuflada jest krótka. Jeśli używasz jednego z nich, pozbądź się go.
$config[code] not foundBądź ścisły o różnicach
Kilka dolarów krótko tu i tam może nie wydawać się wielką sprawą na początku w małej knajpce, która ma dobry tłum na lunch. Należy jednak zignorować rozbieżności i być może glosujesz nad większym problemem. Zapisywanie wszystkich strat i nadwyżek pomaga odkryć wszystko, co celowe.
Standaryzuj proces
Wszyscy muszą być na tej samej stronie, gdy pracownicy zajmują się gotówką na małej flocie ciężarówek. Zestaw uniwersalnych zestawów reguł eliminuje domysły z obsługi gotówki dla pracowników, którzy pracują autonomicznie.
Znać zobowiązania IRS
Musisz wiedzieć, czego rząd oczekuje od transakcji gotówkowych. Nie ma sposobu, aby wykonać swoją należytą staranność. Na przykład duże płatności gotówkowe przekraczające 10 000 USD muszą być obsługiwane w określony sposób. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź u IRS lub swojego księgowego.
Masz niewielkie konto gotówkowe
Posiadanie niewielkiej gotówki na rękę, aby wprowadzić zmiany dla klientów w pralni, zapewnia dużą przewagę nad konkurencją. Otwarcie rachunku bieżącego firmy w celu sfinansowania prowadzi księgowość powyżej.
Wystawianie faktur
To nie jest problem, gdy zwykli klienci chcą płacić gotówką w twoim salonie paznokci. Wystarczy wystawić im fakturę.
Nie mieszaj kont
Cała gotówka, którą zajmują się Państwa firmy, musi być rejestrowana i przechowywana osobno oraz należy przestrzegać odpowiednich procedur księgowych. Na przykład nigdy nie weź częściowych płatności gotówkowych klientów w celu uzupełnienia drobnej gotówki.
Mieć harmonogram obsługi gotówki
Jeśli prowadzisz mały sklep detaliczny w lokalnym centrum handlowym, twoje dni mogą być gorączkowe. Deponowanie, liczenie i równoważenie gotówki powinno odbywać się według ścisłego harmonogramu. Rób to rutynowo w swoim pracowitym czasie.
Mieć górne limity
Unikanie kradzieży i utraconych pieniędzy to także utrzymywanie limitu na przechowywanie w rejestrach i na wyciągnięcie ręki. Utrzymanie tego prostego oznacza posiadanie górnego pułapu na ile masz na miejscu.
Zainwestuj w technologię gotówkową
Inteligentne sejfy sprawiają, że praca z gotówką jest bardziej wydajna. Śledzą one transakcje gotówkowe, a nawet planują odbiór. Technologia wykrywania fałszywego to kolejna rzecz, którą trzeba mieć w przypadku firm gotówkowych, takich jak mniejsze restauracje.
Ogranicz pracowników, którzy obsługują gotówkę
Efektywne zarządzanie środkami pieniężnymi rozpoczyna się od przypisania odpowiedzialności organom nadzoru. Powinny być odpowiedzialne za weryfikację transakcji i innych obowiązków, takich jak paragony rejestracyjne.
Nie udostępniaj szuflad kasowych
Błędy zdarzają się w restauracjach i sklepach, gdy ludzie dzielą wspólną szufladę na gotówkę. W restauracji może być wygodnie mieć kelnera przykrywającego kogoś, kto jest w przerwie, ale tam jest brak odpowiedzialności. Każdy powinien mieć własną przypisaną szufladę gotówkową.
Nie wyłączaj okrągłych numerów
Nazywa się dolarów i centów z jakiegoś powodu. David S. Peters jest ekspertem w tej dziedzinie w świecie restauracji. Mówi, że zaokrąglanie nocnego depozytu poprzez pozostawienie monet może prowadzić do kłopotów z rachunkowością na drodze. Nie próbuj oszczędzać czasu, unikając luźnych zmian.
Użyj technologii księgowania
Korzystanie z najnowszych technologii może pomóc w zarządzaniu gotówką w sklepie z narzędziami. Nie zakładaj, że wielkie nazwiska w oprogramowaniu księgowym obsługują tylko duże sklepy z pudełkami w Twojej branży. Na przykład QuickBooks ułatwia zakładanie drobnego konta gotówkowego.
Ciągle zmieniaj proces
Zawsze musisz mieć oko na ulepszanie swoich systemów obsługi gotówki. Obejmuje to zmianę obowiązków przypisanych pracownikom według własnego uznania.
Skoncentruj się na liczeniu
Możesz nawet być jedynym właścicielem na zatłoczonej ciężarówce z jedzeniem. Jeśli zarządzasz transakcjami gotówkowymi, musisz się skoncentrować. Jeśli zostaniesz przerwany, zawsze licz na początek od początku.
Zawsze bądź konsekwentny
Kiedy samemu wliczasz pieniądze, musisz robić to w ten sam sposób za każdym razem, aby uniknąć błędów. Najpierw monety, a potem rachunki o nominałach od najniższych do najwyższych to jeden szablon.
Użyj szablonu depozytu
Uniwersytet Texas A & M sugeruje najlepszą praktykę w zakresie przygotowywania depozytu gotówkowego. Tylko jedna waluta na pakiet z wszystkimi rachunkami do góry. Nie używaj spinaczy. Gumowa opaska to najlepszy sposób na trzymanie banknotów.
Zachowaj odrębne obowiązki
Czeki i salda są ważne, gdy Twoja mała firma obsługuje dużo gotówki. Ludzie, którzy zajmują się pieniędzmi, powinni być inni niż ci, którzy są odpowiedzialni za księgowość.
Policz w prywatności
Bezpieczeństwo jest zawsze kwestią numer jeden dla małej firmy, która jest właścicielem automatów sprzedających. Licz się tylko, gdy jesteś daleko od społeczeństwa lub pracowników. Jeśli przechowujesz gotówkę w sejfie, zmieniaj ją regularnie.
Kasa Zdjęcie przez Shutterstock
Więcej w: Popularne artykuły 3 Komentarze ▼
