Kluczem do napisania skutecznego raportu jest po prostu trzymać się faktów. Skoncentruj się na najważniejszych szczegółach. Najlepsze raporty dają jasne i zwięzłe wyjaśnienie tematu. Wiele osób uważa, że sprawozdanie musi być długie i zasypywane szczegółami, ale prawdą jest, że skuteczny raport trafi do sedna sprawy w zwięzły sposób. Zanim zaczniesz pisać raport, najpierw utwórz wypunktowaną listę wszystkich tematów, które musisz omówić. Następnie możesz uporządkować raport na podstawie tych informacji.
$config[code] not foundZarys raportu, zanim go napiszesz. Utwórz sekcje ogólne, a następnie podziel te sekcje na mniejsze podsekcje z tytułami, które są opisowe i łatwe do naśladowania. Utwórz zarys w spisie treści i umieść spis treści na początku raportu, aby czytelnik mógł łatwo odnieść się do informacji zawartych w raporcie.
Określ swoich odbiorców. Kto będzie czytał ten raport? To pomoże ci zdecydować o tonie raportu. Zdecyduj, czy jest to nieformalne czy formalne. Niezależnie od używanego tonu, pisz prostym, prostym językiem. Unikaj "korporacyjnej mowy", żargonu i wielkich słów.
Zacznij raport od podsumowania wykonawczego. Podsumuj najważniejsze punkty. Użyj pocisków dla uproszczenia i zwróć uwagę na główne cele raportu. Wróć do tego podsumowania wykonawczego po zakończeniu raportu, aby potwierdzić, że udało Ci się uchwycić wszystkie najważniejsze szczegóły.
Podaj szczegółowe informacje na temat każdego podrozdziału opisanego w pierwszym kroku. Podziel je na krótkie akapity. Każdy akapit nie powinien przekraczać czterech lub pięciu zdań. Unikaj rozbudowanych opisów: określ swój punkt, odpowiednie statystyki lub sugerowane działania i przejdź do następnej sekcji.
Używaj wizualizacji z umiarem, aby zilustrować swoje punkty. Wykresy, wykresy i zdjęcia, które wspierają twoje odkrycia, pomogą czytelnikowi zrozumieć pojęcia.
Przeczytaj raport dwukrotnie po ukończeniu pierwszej wersji roboczej. Wytnij niepotrzebne słowa i zbędny język. Popraw błędy gramatyczne i ortograficzne.
Ułóż tekst raportu w atrakcyjnym szablonie z prostą okładką. Microsoft Office udostępnia bezpłatne szablony raportów w witrynie Microsoft (patrz Zasoby). Zamocuj raport w wiązaniu spiralnym, aby czytelnicy mogli łatwo przeglądać strony.
Wskazówka
Zminimalizuj liczbę stron, jeśli chcesz, aby raport był skuteczny.
Nie pozwól, aby czytelnik zgubił się lub zastraszony przez długość raportu. Chcesz, aby ludzie przeczytali raport w całości, a nie po prostu go przeglądają.
Pozwól innemu czytelnikowi spojrzeć na raport, aby upewnić się, że skutecznie przekazuje Twoje punkty.
