Jak małe firmy korzystają z aplikacji internetowych - i na co zwrócić uwagę

"Dwadzieścia lat temu, gdy zakładałeś mały biznes, musiałeś iść kupić komputer osobisty lub mały serwer … i musiałeś mieć specjalistę od IT, a ty musiałeś go uruchomić w domu.

Właściwym rozwiązaniem dla małych firm jest teraz, aby nie mieć żadnych komputerów poza tymi, które znajdują się na komputerach osobistych i smartfonach … i robić wszystko w chmurze. … Składniki to system e-mailowy, system kalendarzy, system automatyzacji sił sprzedaży, a następnie wszystko, co jest pionowe dla każdego rodzaju działalności. "

Komentarze te odzwierciedlają fundamentalną zmianę, jaką przechodzą małe firmy w ciągu ostatniej dekady. Coraz częściej małe firmy zmieniają nasze potrzeby obliczeniowe na model "cloud computing". Chociaż nie wydaje mi się, aby wszystkie małe firmy mogły wyeliminować lokalne serwery i korzystać z oprogramowania, które jest całkowicie w chmurze, jak sugeruje Schmidt, jedno jest pewne: stopniowo, rok po roku zmierzamy w tym kierunku.

Dziś można nie tylko pobierać aplikacje poczty e-mail i kalendarzy "w chmurze", ale można znaleźć dowolną liczbę innych aplikacji biznesowych:

• tworzenie dokumentów, arkusz kalkulacyjny i prezentacja
• Aplikacje kadrowo-płacowe
• zarządzanie zapasami
• rachunkowość
• aplikacje do fakturowania i płatności
• usługi e-mail marketingu
• aplikacje do zarządzania projektami
• Oprogramowanie CRM
• helpdesk
• i wiele więcej

W rzeczywistości sieć Small Business Web zawiera 26 różnych kategorii aplikacji internetowych w katalogu blisko 200 aplikacji dla małych firm.

Zalety Cloud Computing

Rozwój chmury obliczeniowej jest zdecydowanie pozytywny dla małych firm, ze względu na kluczowe korzyści związane z oszczędzaniem pieniędzy.

Zazwyczaj nie ma dużych wydatków z góry w postaci dużej licencji na oprogramowanie. Zamiast tego płacisz znacznie mniejszą miesięczną opłatę za usługę. Pozwala to rozłożyć koszty i ułatwia przepływ gotówki.

Jesteś również zwolniony ze złożoności i kosztów ładowania i utrzymywania oprogramowania na własnych komputerach. Wszystko czego potrzebujesz to komputery dla użytkowników końcowych, aby uzyskać dostęp do aplikacji za pomocą połączenia internetowego i przeglądarki internetowej. A ponieważ nie musisz utrzymywać oprogramowania wewnętrznie, możesz uzyskać dostęp do mniejszego personelu IT (lub być może nie mając własnego IT).

Co należy uwzględnić przy wyborze aplikacji chmury

Jednak w miarę, jak coraz więcej oprogramowania przesuwa się do chmury, pewne kwestie nabierają większego znaczenia. Oto 3 rzeczy do rozważenia przy wyborze aplikacji internetowych

(1) Czy oprogramowanie integruje się z innym oprogramowaniem lub aplikacjami, które mamy? - Większość aplikacji ma zazwyczaj wąski zestaw funkcji. Jeśli próbujesz zautomatyzować całą firmę lub zautomatyzować proces od początku do końca, prawdopodobnie będziesz musiał połączyć wiele aplikacji z różnych dostawców. Jeśli usługi oprogramowania online nie współdziałają ze sobą, ty i twój personel może skończyć się ręczną pracą, aby przenieść dane z jednego systemu do drugiego za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych lub poprzez wpisanie tych samych informacji do wielu systemów. Lub będziesz musiał zapłacić za rozwój oprogramowania, aby umożliwić współdziałanie różnych pakietów.

Program Small Business Web pomaga w niektórych z tych problemów. W swoim katalogu wskazuje, które aplikacje oprogramowania integrują się z innymi aplikacjami. Wskazuje również, czy istnieje opublikowany interfejs API - w ten sposób, jeśli musisz kodować niektóre oprogramowanie, aby przenieść dane z jednej aplikacji do drugiej lub zintegrowac dwa pakiety oprogramowania, zadanie będzie łatwiejsze, tańsze i szybsze.

(2) Jak bezpieczne są nasze dane? - Dzięki internetowym usługom oprogramowania dane używane w aplikacjach będą znajdować się na serwerze gdzieś "w chmurze". Innymi słowy, twoje dane będą w rękach innej firmy. Zapytaj firmę, co robią, aby dane były bezpieczne i prywatne.

To ważne pytanie, ale trudno jest uzyskać odpowiedzi, które można zweryfikować. Jednym ze sposobów, aby się upewnić, jest przeszukanie w Google w celu sprawdzenia, czy pojawiły się publiczne raporty o naruszeniach bezpieczeństwa z udziałem firmy. Weź również pod uwagę wielkość dostawcy oprogramowania. Duże firmy zwykle mają wymagania dotyczące audytu i ubezpieczenia, które zmuszają je do oceny swoich procesów i wprowadzania zabezpieczeń przed naruszeniem bezpieczeństwa danych. Drobni dostawcy i startupy mogą mieć luźniejsze (lub nieistniejące) zasady i procedury dotyczące przetwarzania danych.

(3) Czy sprzedawca będzie działał na dłuższą metę i będzie nadal wspierać i ulepszać aplikację? Jest to ważne, aby poprosić o jakiekolwiek oprogramowanie, ale nabiera nowego znaczenia, gdy firma ma poufne dane. Musisz mieć pewność ciągłości z oprogramowaniem, aby nie doświadczyć zakłóceń w Twojej firmie. Spójrz na historię sprzedaży dostawcy. Od jak dawna jest sprzedawca? Jeśli istnieje forum produktów lub fora klientów, czy istnieje wiele nierozstrzygniętych skarg? Czy istnieją dowody ciągłego udoskonalania? Zbadaj, zanim podejmiesz zobowiązanie, ponieważ może być trudniej je później przełączyć.