Dla firm poszukujących długoterminowych klientów i stabilniejszych stałych dochodów, zgodność z DCAA (Defense Contract Audit Agency) może być prawdziwym dobrodziejstwem.
Pierwotnie utworzony w 1965 roku, aby wyeliminować nakładanie się kontroli między różnymi oddziałami wojska, DCAA jest teraz bramą do praktycznie wszystkich umów o pracę i pracę dla rządu USA. Jego rolą jest przede wszystkim pomaganie uczciwym wykonawcom i zapewnienie, że podatnicy nie zostaną przewiezieni.
$config[code] not foundNiestety, dla wielu kontrahentów zasady bycia kontrahentem DCAA zmieniły się ogromnie w ostatniej dekadzie. Utrudniło to utrzymanie statusu zgodnego z DCAA.
Jak zmieniły się zasady
W przeszłości system ocen DCAA dopuszczał stopnie niezgodności, a nawet sugerował, w jaki sposób wykonawca mógłby poprawić swoją ocenę, poprawiając ich niedostatki w zakresie zgodności.
Zgodnie z nowymi zasadami DCAA zmieniła system oceniania na system pozytywny / negatywny. Wykonawcy nie mogą już mieć stopnia niezgodności i nadal mogą być zatwierdzeni przez DCAA.
Według DCAA,
"DCAA nie będzie już zgłaszać niewystarczające opinie części. Ponadto raport z audytu będzie zawierał informacje o częściach systemu dotkniętych niedociągnięciami i zalecił, aby urzędnik zamawiający odmówił przyjęcia systemu (jeśli dotyczy) i kontynuował zawieszenie płatności procentowych w postępach lub zwrot kosztów … Ponadto, sugestie dotyczące ulepszenia system nie będzie już zgłaszany w raportach z audytu wewnętrznego. "
Koszt utraty zgodności z DCAA
Oprócz oczywistej utraty potencjalnego biznesu utrata zgodności z DCAA może mieć poważne konsekwencje.
Pisząc dla Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko i Bill Foote, CPA podkreśla niektóre z kosztów: "Wejście na rynek rządowy bez zrozumienia księgowości i innych unikalnych wymagań naraża firmę na możliwość nieudanego biznesu, utraty pieniędzy i cywilne lub (w skrajnych przypadkach) sankcje karne. "
Jak pozostać w zgodności z DCAA
Istnieją trzy rodzaje umów, o których powinieneś wiedzieć, że DCAA ocenia w swoich audytach:
- Stała cena
- Koszt zwrotu
- Czas i materiały (które obejmują koszty ogólne, takie jak wydatki, które są rejestrowane).
Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów związanych z nowymi przepisami jest przygotowanie się i zapewnienie pełnej zgodności DCAA przed audytem DCAA.
David Goldstein, prezes InLine Financials LLC, pisze:
"Najbardziej skutecznym sposobem przygotowania audytu DCAA jest standaryzacja procedur księgowych firmy i wdrożenie kompleksowego systemu śledzenia i rejestrowania czasu pracy na długo przed rozpoczęciem procesu audytu.
"Oprogramowanie księgowe i czasowe ma kluczowe znaczenie dla przeprowadzenia nawet badania przed nagraniem audytu DCAA. Firmy, które są w stanie wykazać historię kompleksowych praktyk w zakresie rachunkowości i zarządzania czasem, często doświadczają zminimalizowanego nadzoru podczas całego procesu audytu. W przeciwieństwie do tego wykonawcy o mniej ugruntowanych praktykach w zakresie naliczania kosztów, śledzenia i alokacji materiałów, fakturowania i monitorowania pracy są poddawani bardziej uciążliwemu audytowi. Jeśli oprogramowanie księgowe firmy okaże się niezdolne do obsługi rygoru obowiązkowego DCAA, niezbędny będzie kompleksowy przegląd systemu ręcznego firmy. "
Podkreśla to potrzebę stosowania przez firmy najlepszych praktyk w zakresie śledzenia czasu, zwłaszcza, że śledzenie czasu stanowi prawie 75% tego, co jest związane ze zgodnością DCAA.
Utrata zgodności z DCAA może być ogromną stratą dla Twojej organizacji, a także dla dobrego samopoczucia Twoich klientów. Działając proaktywnie i rozwiązując potencjalne problemy przed audytem, możesz zagwarantować, że Twoja firma pozostanie w zgodzie z wymogami, pomimo rygorystycznych przepisów.
Obraz wojskowy za pośrednictwem Shutterstock
