Zarządzanie rekordami pozwala firmom zachować i zmaksymalizować wartość informacji poprzez ich prawidłowe przechowywanie, ochronę i zapewnienie, że będzie ona dostępna i dostępna w przyszłości. Menedżer ds. Dokumentacji odgrywa znaczącą rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa informacji i jako aktywów w firmie. Wnioskodawcy wymagają wykształcenia głównego z zakresu bibliotekoznawstwa i archiwizacji lub ściśle powiązanej dziedziny. Praca wymaga również krytycznego myślenia, umiejętności rozwiązywania problemów oraz umiejętności aktywnego monitorowania i koordynowania dużych ilości informacji.
$config[code] not foundProjektowanie i wdrażanie systemów zarządzania rekordami
Firmy generują wiele informacji związanych ze sprzedażą, marketingiem, zasobami ludzkimi i zasobami. Bez odpowiedniego systemu zarządzania identyfikacja, przechowywanie, rozpowszechnianie i usuwanie dokumentacji może być trudnym i żmudnym wyzwaniem. Menedżerowie rekordów nadzorują projektowanie i wdrażanie systemów zarządzania drukiem i dokumentacją elektroniczną, takich jak przechowywanie plików pracowników w kolejności alfabetycznej. Menedżer rekordów może również zaprojektować system referencji, aby pomóc użytkownikom uzyskać dostęp do zapisów i zapewnić, że pracownicy zapisują zapisy wydruku w formacie elektronicznym lub innym systemie zapasowym przed ich usunięciem.
Nadzorowanie wdrażania polityki
Menedżer rekordów definiuje i klasyfikuje rekordy zgodnie z ich dostępnością i trafnością dla wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Na przykład akcjonariusze mogą mieć dostęp do rocznego raportu finansowego spółki, ale nie do danych pracowników. W organizacji rządowej menedżer zapewnia, że opinia publiczna uzyskuje dostęp jedynie do informacji, które nie zagrażają bezpieczeństwu ani innowacjom państwa. Kierownik ds. Dokumentacji określa również procedury, dzięki którym pracownicy udostępniają dokumenty podmiotom zewnętrznym, takim jak audytorzy, agencje federalne i akcjonariusze.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingTrening
Kierownik ds. Rekordów projektuje i wdraża programy szkoleniowe i uświadamiające w celu informowania pracowników o sposobach postępowania z dokumentami zgodnie z zasadami i wytycznymi firmy. Dba o to, aby pracownicy rozumieli zasady zarządzania dokumentacją, takie jak poufność, dokładność i autentyczność. Nieprzestrzeganie ustalonych reguł skutkuje konsekwencjami, które menedżer rekordów wyjaśnia pracownikom swojego działu. Jego obowiązkiem jest również pozyskiwanie nowych pracowników poprzez określanie zakresu ich pracy w dziale dokumentacji. Kierownik ds. Rekordów identyfikuje również potrzeby w zakresie umiejętności pracowników, takie jak umiejętność wdrażania nowych technologii w zarządzaniu zapisami elektronicznymi i organizuje rozwiązania szkoleniowe, które aktualizują ich umiejętności.
Rejestruje bezpieczeństwo i przechowywanie
Kolejną ważną odpowiedzialnością zarządzającego rekordami jest zapewnienie bezpieczeństwa i dostępu do zapisów. Menedżer nadzoruje bezpieczne przechowywanie rekordów poprzez wdrażanie systemów bezpieczeństwa. Na przykład może zoptymalizować budżet i wdrożyć instalację kamer w celu monitorowania aktywności w bibliotece rekordów. Menedżer może również zapewnić, że poszczególni pracownicy mają hasła do bazy danych, aby zagwarantować, że tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do zapisów.
