Jako właściciel małej firmy już monitorujesz zasoby swojej firmy, w tym kapitał, pracowników i urządzenia. A co z czasem pracowników? Czas jest trudny do oszacowania i śledzenia, a zatem wielu właścicieli małych firm błędnie traktuje czas, jakby był nieograniczonym zasobem. Jednak nie może to być dalsze od prawdy.
Niedawne badanie McKinsey wykazało, że tylko 9% kadry kierowniczej było "bardzo zadowolonych" z tego, jak obecnie przydzielono czas pracowników. Ponadto prawie połowa kadry kierowniczej stwierdziła, że ich obecny przydział czasu nie jest zgodny z celami firmy. Przeciętny pracownik biurowy może powiedzieć, że zbyt dużo czasu spędza się na drobnych zadaniach, takich jak odpowiadanie na e-maile i uczestnictwo w nieistotnych spotkaniach.
$config[code] not foundEfektywne zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla produktywności i rentowności Twojej firmy. Jak zatem firmy mogą poprawić zarządzanie czasem? To nie jest tak proste, jak tylko nakłanianie pracowników do bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Zamiast tego zespół kierujący musi zbudować kulturę korporacyjną, która aktywnie wspiera efektywne zarządzanie czasem w całej organizacji.
Kultura wspierająca efektywne zarządzanie czasem
Prywatność pracowników
Multitasking jest głównym hasłem w świecie biznesu. Oczekuje się, że pracownicy będą w stanie efektywnie żonglować wieloma zadaniami jednocześnie. Dlatego menedżerowie wypełniają swoje godziny pracy różnymi projektami, spotkaniami i działaniami korporacyjnymi.
Jednak badania coraz częściej dowodzą, że wielozadaniowość jest nieskuteczna. W rzeczywistości badacze z Uniwersytetu Stanforda udowodnili, że pracownicy wielozadaniowi mają słabe zdolności organizacyjne, łatwo się rozpraszają i często brak im koncentracji.
Jeśli wielozadaniowość nie jest kluczem do efektywnego zarządzania czasem, to co to jest?
Odpowiedzią jest przepływ. Zgodnie z definicją autora i psychologa Mihaly Csikszentmihalyi, przepływ pojawia się, gdy wchodzisz w stan intensywnej i bezwysiłkowej koncentracji na wykonywanym zadaniu. Jest często określane jako "przebywanie w strefie", a pracownicy są o wiele bardziej wydajni w tym stanie niż w jakimkolwiek innym czasie.
Aby zwiększyć wydajność, pracodawcy powinni zrobić wszystko, aby utrzymać pracowników w trybie przepływu. Oznacza to wspieranie korporacyjnego środowiska milczenia i prywatności. O ile jest to możliwe, menedżerowie powinni unikać obciążania pracowników wieloma zadaniami lub rozpraszania ich niepotrzebnymi e-mailami i telefonami.
Wielu pracowników korzysta także z prywatnych gabinetów, a nie pracuje w hałaśliwych gospodarstwach kabinowych.
Mniej, bardziej efektywne spotkania
Jedną z największych plag efektywnego zarządzania czasem jest spotkanie firmowe. Średnie spotkanie zajmuje cenny czas i przerywa tryb przepływu pracowników, a przy tym generuje bardzo mało znaczących rezultatów.
Według ankiety Microsoftu, nieefektywne spotkania są jednymi z najlepszych wasters w przeciętnym tygodniu pracy. Ponadto pracownicy spędzają prawie sześć godzin tygodniowo na spotkaniach, a 69% pracowników ma wrażenie, że te spotkania są bezproduktywne.
Aby lepiej zarządzać czasem firmy, menedżerowie powinni planować spotkania, które są absolutnie niezbędne. Spotkania powinny mieć określony cel: podjęcie decyzji lub rozwiązanie problemu. Powinien istnieć szczegółowy porządek spraw, które należy omówić i w jakiej kolejności, oraz ilość czasu przydzielonego każdemu.
Jeśli spotkanie ma na celu wyłącznie przekazywanie informacji, zamiast tego rozważ wysyłanie wiadomości e-mail. Wiele spotkań może być również opcjonalnych, więc jeśli pracownik znajduje się w tym krytycznym trybie przepływu, może on zrezygnować z przerwy.
Śledzenie czasu
Każdy dyrektor wie, że aby firma mogła iść naprzód, musi istnieć jasno określony zbiór celów i celów na przyszłość. Jednak samo ułożenie tych celów nie wystarczy. Zbyt często kadra kierownicza i jej pracownicy stają się pogrążeni w codziennych zadaniach i nigdy nie znajdują czasu, by realizować długoterminowe cele. To tutaj pojawia się zintegrowane, elektroniczne śledzenie czasu.
Skuteczne elektroniczne systemy śledzenia czasu powinny obejmować zarówno koszty, jak i czas spędzony na poszczególnych pracownikach i projektach, a następnie zintegrować te informacje z kompleksowym widokiem alokacji czasu firmy. W ten sposób możesz ustalić, czy bieżący przydział czasu Twojej firmy jest zgodny z celami Twojej firmy. Jak w przypadku każdego zasobu, prawidłowe przydzielanie czasu ograniczy ilość odpadów i ułatwi rozwój firmy.
Peter Druckers, legendarny konsultant zarządzania, powiedział kiedyś:
Czas jest najrzadszym zasobem, a jeśli nie jest zarządzany, nic innego nie może być zarządzane.
W świecie biznesu czas jest cenny. W interesie każdego pracodawcy leży promowanie kultury korporacyjnej, która mierzy ją, zarządza nią i ją ceni.
Nieproduktywne spotkanie Zdjęcie przez Shutterstock
11 komentarzy ▼
