Większość właścicieli małych firm jest pochowana w wiadomościach e-mail. To zniechęca, ponieważ nie zawsze potrafią odpowiedzieć na ważne. Etykieta biznesowa sugeruje, że na każdą wiadomość e-mail należy odpowiedzieć w ciągu 24 godzin.
Pozostawienie wiadomości bez odpowiedzi dłużej niż to może mieć głęboki negatywny wpływ na relacje w ich biznesie. Nadawca obawia się, że e-mail nie został odebrany lub "brak odpowiedzi" oznacza negatywną odpowiedź. W wielu przypadkach nie oznacza to żadnej z tych rzeczy.
$config[code] not foundWłaściwa etykieta e-mailowa ma kluczowe znaczenie, ponieważ majątek biznesowy rośnie i spada wraz z czasem ekonomicznym. Po drodze spotykasz tych samych ludzi, którzy spotykają się w drodze. Innymi słowy, dzisiaj potrzebujesz czegoś ode mnie i jutro potrzebuję czegoś od ciebie. Jeśli nigdy nie zwrócę Twojej wiadomości e-mail, gdy będziesz mnie potrzebować, co stanie się, gdy role zostaną odwrócone?
10 sposobów na odpowiedź powodzi e-maili w jeden dzień
Oto, jak odpowiedzieć na każdy e-mail w ciągu 24 godzin, szczególnie w pracowity dzień.
1. Użyj Auto Responderów
Skonfiguruj automatyczną odpowiedź z systemu pocztowego, powiadamiając nadawców o tym, ile czasu zajmuje średnio odpowiedź na e-mail. Ustawiając to oczekiwanie, nadawca wie, że odebrano ich e-mail i w przybliżeniu, kiedy usłyszą od Ciebie. Kluczową sprawą jest trzymać się obiecanych ram czasowych podczas udzielania odpowiedzi.
2. Bądź krótki
Nie odpowiadaj powieścią lub czymś, co powinno być powiedziane w osobistym telefonie lub rozmowie osobistej. Zachowując odpowiedzi na kilka słów lub pojedyncze zdanie, zajmuje to mniej czasu. Pamiętaj, że czytanie długich e-maili na smartfonach staje się jeszcze trudniejsze.
3. Poproś o pytania ponumerowane
Dzięki temu o wiele łatwiej jest odpowiedzieć, skąd można skopiować pytania z wiadomości e-mail i krótko odpowiedzieć na każde z nich.
4. Terminy
Poszukaj terminu, w którym oczekiwana jest odpowiedź. Następnie ustal kontynuację dla tej daty, aby rozważyć odpowiedź w tym czasie. Umieść e-mail w określonych folderach dla różnych kategorii lub klientów.
5. Mam to, później
Jeśli nie masz czasu, aby na nie odpowiedzieć. Wpisz "Got it, will reply". W rzeczywistości można to ustawić jako skrót z kilkoma skokami na pulpicie lub urządzeniu przenośnym. Te ekspandery tekstów mogą zaoszczędzić sporo czasu. Następnie skonfiguruj kontynuację, aby móc odpowiedzieć później.
6. Nie dodawaj do bałaganu
Zapomnij o wszystkim. To po prostu dodaje kolejny e-mail, aby ktoś inny mógł przeczytać.
7. Zachowaj gniew
Nigdy nie odpowiadaj, gdy jesteś szalony. Spala dużo energii i może mieć niezamierzone złe konsekwencje. Jeśli musisz wyrazić siebie, wpisz odpowiedź do siebie i przeczytaj ją 24 godziny później, zanim rozważasz przesłanie jej do zamierzonego odbiorcy. Rozmowy telefoniczne lub osobiste są zawsze bardziej produktywne niż złe wiadomości e-mail.
8. Wyłącz powiadomienia
Określ konkretne godziny w ciągu dnia, na które możesz skupić się na odpowiadaniu na e-maile bez wykonywania wielozadaniowości. Osiągniesz o wiele więcej i będziesz skuteczny.
9. Użyj reguł i folderów
Skonfiguruj reguły w swoim systemie pocztowym tak, aby określone e-maile z określonymi tytułami trafiały do specjalnych folderów, dzięki czemu możesz je przejrzeć najpierw lub w określonym przedziale czasowym. Zapobiega to oglądaniu monolitycznej skrzynki odbiorczej, która może być przytłaczająca.
10. Harmonogram na przyszłość
Wiele programów pocztowych pozwala zaplanować na przyszłość. Odpowiedz na to teraz, a system prześle go później.
Skuteczna komunikacja w odpowiednim czasie to zawsze najlepszy sposób na zbudowanie kapitału relacji, który jest niezbędny do odniesienia sukcesu biznesowego i pomoże odpowiedzieć na zalew e-maili w jeden dzień.
Publikowane za zgodą. Oryginał tutaj.
Handmade Soap Photo za pośrednictwem Shutterstock
11 komentarzy ▼
