Jednym z największych wyzwań, z którymi boryka się wiele firm, próbując zachować zgodność z określonymi przepisami rządowymi, jest prawidłowe wdrażanie oprogramowania śledzącego czas. Z wieloma opcjami, w tym zarówno low-tech, jak i high-tech, wyzwaniem może być określenie odpowiedniego oprogramowania, właściwych metod i najlepszych praktyk do wdrożenia w całej firmie.
Oto przykład najlepszych praktyk graficznych obejmujących niektóre z najbardziej podstawowych i ważnych praktyk w zakresie znajdowania odpowiedniego oprogramowania do śledzenia czasu dla organizacji.
$config[code] not foundWdrażaj śledzenie czasu od góry, w dół
Nic nie może demoralizować pracowników bardziej niż poczucie, że istnieje podwójny standard, szczególnie jeśli chodzi o śledzenie czasu. Kiedy szef nie tylko promuje śledzenie czasu, ale również je wykorzystuje, pomaga to pracownikom podkreślić znaczenie śledzenia czasu dla wszystkich zaangażowanych osób.
Istnieje wiele kreatywnych sposobów na pociągnięcie całej organizacji do odpowiedzialności. Agencja reklamowa Colle + McVoy wdrożyła nie tylko system ewidencji czasu pracy, ale także oprogramowanie, które pozwala na otwarcie całej piątkowej lodówki w całej firmie, pod warunkiem, że wszystkie harmonogramy pracownicze zostaną złożone na czas.
Według Adweek:
"Colle + McVoy zbudował cudowną maszynę o nazwie TapServer -" system wdrażania piwa z wieloma kegami ", który wykorzystuje RFID i oprogramowanie napisane na zamówienie, aby sprawdzić, czy przestałeś być leniwym gitem, skończyłeś grafik i zdobyłeś darmowe piwo. "
Zwłaszcza z czymś tak potencjalnie niepopularnym jak śledzenie w czasie, wiedząc, że szef ceni sobie to wystarczająco, aby zrobić to sam i zastosować te same zasady w całej firmie może być silną motywacją dla wszystkich innych do wykonania swojej roli.
Zaoferuj niezbędne szkolenie
Komunikacja to wszystko. Upewnienie się, że wszyscy rozumieją, co jest związane z dokładnym śledzeniem czasu, może zmienić sposób, w jaki Twoi pracownicy reagują na nowe zasady dotyczące kart pracy w zawrotnym tempie. Pomimo dobrych intencji pracownika, jeśli nie rozumieją, co jest zaangażowane, może to prowadzić do błędów i brakujących informacji w grafikach czasu.
Jest to szczególnie ważne w przypadku firm, które współpracują z agencjami rządowymi, mają typy wynagrodzeń godzinowych lub płacowych lub dowolne inne organizacje, które mają rygorystyczne wymagania dotyczące śledzenia czasu. Właściwe szkolenie może często oznaczać różnicę między pozostaniem zgodnym a utratą wartościowego kontraktu.
Automatyzuj cały proces
DCAA News to organizacja, która dostarcza informacji dla wykonawców, którzy chcą stać się zgodnymi z DCAA i bezpiecznymi kontraktami rządowymi. Ponieważ utrzymanie zgodności z DCAA wymaga dokładnego śledzenia czasu, warto odnotować jedno z zaleceń DCAA News:
"… Pomiń wszelkie formy ręcznego księgowania; Ułatw sobie życie dzięki zautomatyzowanemu systemowi oprogramowania zgodnemu z DCAA. Te pakiety oprogramowania mogą informować, jakie dane muszą być śledzone, mogą zautomatyzować zatwierdzenia, mogą umożliwiać pracownikom wchodzenie i wychodzenie z dowolnego miejsca, tworzenie faktur, pobieranie plików do QuickBooks, śledzenie czasu wolnego, tworzenie bardzo szczegółowych raportów ad hoc, podanie hasła ochrona i tak dalej. Te pakiety oprogramowania mogą pozwolić menedżerom na menedżerów na bardziej konkretne zadania, a jednocześnie mogą wyświetlać dokładne dane grafiku. "
Nie tylko zautomatyzowanie procesów biznesowych zapewni zgodność z przepisami rządowymi, ale także pomoże w zabezpieczeniu danych firmy. Według badań przeprowadzonych przez IBM, "95% wszystkich incydentów związanych z bezpieczeństwem wiąże się z błędem człowieka." Tak, to jest szalenie wysokie.
Automatyzacja procesów nie tylko złagodzi ryzyko związane z danymi, ale także pomoże Ci zachować zgodność z przepisami, a tak długo, jak odpowiednio przeszkolisz swoich pracowników, aby podążać za tymi nowymi systemami, Twoja organizacja będzie mogła maksymalnie wykorzystać Twój system ewidencji czasu pracy..
Przejdź do Pracowników godzinowych
Podczas gdy pracownicy najemni mogą brzmieć dobrze w teorii, w praktyce rozwiązanie rzadko sprawdza się w przypadku pracodawcy lub pracownika. Pracownikowi jest zbyt łatwo skorzystać z niezwiązanej z wynikami wypłaty, podczas gdy wielu pracodawców stara się uzyskać od pracownika więcej niż jego wartość. Rezultatem jest często walka o przeciąganie liny, gdzie produktywność jest ostateczną ofiarą.
Kwiecień Dykman, pisząc dla Get Rich Powoli opisuje niektóre z tych wyzwań:
"Przy innej pracy powiedziano mi, że otrzymywanie wynagrodzenia oznacza, że" jeśli wcześniej zamkniemy biuro, nadal otrzymasz zapłatę. "Ale zamknęliśmy biuro może dwa lub trzy popołudnia poza rokiem, a było ich wiele, wiele wydarzeń, które wymagały 8+ godzinnych dni. Kiedyś poświęciłem 22-godzinny dzień na szczególnie duże wydarzenie. "
O wiele lepszym rozwiązaniem jest przeniesienie wszystkich pracowników do godzinowej płacy, gdzie każda ze stron wyraźnie rozumie, czego się oczekuje, i jest o wiele mniej miejsca dla jednego, aby skorzystać z drugiego.
Nagraj swój czas codziennie
Jednym z największych błędów, jakie popełnia wiele osób, jest rejestrowanie arkuszy czasu pracy pod koniec tygodnia. Wielu z nas nie może sobie przypomnieć tego, co wczoraj mieliśmy na śniadanie, nie wspominając już o odtworzeniu całych dni roboczych po fakcie. Aby zachować dobre wyniki i najlepsze praktyki, upewnij się, że wszyscy w firmie rejestrują swój grafik co najmniej raz dziennie.
I odwrotnie, aby to ułatwić, należy upewnić się, że proces rejestrowania grafiku nie jest tak zawiły, że jest to poważnym zarzutem. Nagrywanie grafiku powinno zająć nie więcej niż kilka minut każdego dnia.
Chociaż z pewnością nie są wyczerpujące, te najlepsze praktyki grafiku są jednymi z najważniejszych i niestety niedostrzeżonych.
Jeśli Twoja organizacja może je wdrożyć, gdy system ewidencji czasu pracy jest wdrażany i może nadal komunikować się jasno i skutecznie z pracownikami - Twoja firma będzie działać lepiej.
Stoper Zdjęcie przez Shutterstock
7 komentarzy ▼
