Skuteczna komunikacja jest niezbędna w planowaniu i kontrolowaniu zasobów organizacji, aby osiągnąć cele firmy. Znaczenie komunikatów biznesowych sprawia, że skuteczne umiejętności komunikacyjne są kluczowym narzędziem biznesowym i istotną cechą pracownika. Według Herty Murphy, Herbta Hildebrandta i Jane Thomas, autorów "Efektywnej komunikacji biznesowej", użycie "siedmiu C", takich jak kompletność i zwięzłość, zapewni pracownikom lepszą komunikację, możliwość wyboru treści i stylu wiadomości najlepiej pasuje do celu i odbiorcy wiadomości.
$config[code] not foundKompletność
Kompletny komunikat biznesowy zawiera wszystkie informacje, które odbiorca potrzebuje, aby zrozumieć i ewentualnie odpowiedzieć na wiadomość. Kompletna wiadomość odpowiada na sześć pytań: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Na przykład, aby poprosić pracownika o przygotowanie raportu, należy podać, jaki raport jest wymagany, kiedy należy wypełnić raport, do kogo i gdzie pracownik powinien dostarczyć raport oraz w jaki sposób raport ma zostać utworzony.
Zwięzłość
Zwięzłe komunikaty biznesowe są efektywne zarówno pod względem czasu, jak i kosztów, ponieważ wiadomości przekazują tylko istotne informacje w zwięzły sposób, bez powtarzania pomysłów. Zwięzłe wiadomości nie zawierają niepotrzebnych szczegółów, a pojedyncze słowa, zamiast fraz, są używane, gdy jest to możliwe. Ponadto komunikator używa oszczędnie "które" i "to". Na przykład: "Tylko pięciu dostawców odpowiada za trzy czwarte należnych rachunków w tym miesiącu".
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingWynagrodzenie
Skuteczna komunikacja to taka, która spełnia potrzeby konkretnego słuchacza. Na przykład: "Będziesz w stanie szybciej uzgodnić zobowiązania firmy, jeśli skorzystasz z raportów uzgadniania rachunków i dzienników, które będą na twoim biurku przed trzecią."
Konkretność
Niejasna komunikacja jest unikana przez skutecznego komunikatora, który używa konkretnych lub określonych informacji, takich jak fakty i liczby, do przekazywania pomysłów. Na przykład, "Nasz raport wiekowy płatnych rachunków wskazuje, że jesteśmy winni firmie Smith Electrical 15 000 USD w ciągu 30 dni, 45 000 USD w 60 dni, za łączną kwotę 60 000 USD." Wiadomości są również bardziej konkretne, jeśli używane są wyraźne słowa. Na przykład "raport uzgodnień dziennika" jest bardziej określony niż "raport rozliczeniowy zobowiązań".
Przejrzystość
Klarowność umożliwia słuchaczowi zrozumienie wiadomości bez wysiłku. Mówiąc jasno, mówca używa precyzyjnego języka i znajomych słów. Na przykład mówca może powiedzieć "po uzgodnieniu rachunków" zamiast "po uzgodnieniu rachunków". Klarowność wymaga również uniknięcia żargonu technicznego i biznesowego, chyba że mówca jest przekonany, że słuchacz zna te terminy. Mówca powinien także unikać długich zdań i niezręcznego ułożenia słów.
Uprzejmy
Uprzejma komunikacja jest pełna szacunku dla czytelnika lub słuchacza. Taka komunikacja również pozwala uniknąć wątpliwego poczucia humoru. Na przykład, zamiast "Twoja wiadomość jest całkowicie nieczytelna", uprzejma wiadomość mogłaby powiedzieć: "Brakuje mi doświadczenia niezbędnego do właściwej interpretacji instrukcji".
Prawidłowość
Poprawność odnosi się do użycia właściwej interpunkcji, gramatyki i ortografii oraz użycia dokładnych faktów i liczb. Dlatego poprawność sugeruje, że wszystkie informacje zawarte w komunikacie powinny być dwukrotnie sprawdzane pod kątem dokładności i terminowości. Na przykład poprawność wymaga użycia oryginalnych źródeł danych, jeśli jest to możliwe.
