Czas jest jednym z najcenniejszych aktywów dla właścicieli firm. Ale przy tak wielu traceniu czasu na liście zadań do wykonania, musisz przejąć kontrolę nad swoją pracą lub przejąć nad tobą kontrolę. Na szczęście technologia może pomóc.
$config[code] not foundOto 10 typowych zadań marnowania czasu, aby zautomatyzować zwolnienie czasu:
Sortowanie wiadomości e-mail
Zanim przejdziesz do odpowiedzi na e-maile, pomaga je uporządkować. Jednym z najlepszych ruchów wydajnościowych, jakie możesz wykonać, jest użycie funkcji etykiety, znacznika i / lub folderu w programie pocztowym. W ten sposób możesz najpierw zająć się ważnymi e-mailami, a mniej ważnymi później (a może nigdy). Pomaga także "grupować" wiadomości e-mail pod kątem wydajności.
Na przykład niektóre wiadomości mogą wymagać natychmiastowej odpowiedzi, podczas gdy inne mogą czekać. Możesz też skoncentrować się na e-mailach związanych z jednym konkretnym projektem naraz. Te sytuacje są idealne dla etykietowanych folderów.
Platformy poczty e-mail, takie jak Gmail, mogą automatycznie sortować wiadomości e-mail w folderach zgodnie z wyznaczonymi przez Ciebie regułami. Na przykład cotygodniowe biuletyny mogą przejść do jednego folderu. E-maile od klientów mogą być wysyłane do folderu priorytetowego lub oznaczone jako "ważne".
Odpowiadanie na wiadomości e-mail
Gdy nadejdzie czas, aby odpowiedzieć na e-maile, prawdopodobnie niektóre odpowiedzi będą takie same lub przynajmniej podobne. Na przykład możesz wysyłać podobne odpowiedzi na zapytania od potencjalnych klientów lub ogółu społeczeństwa.
W takich przypadkach można zaoszczędzić dużo czasu, korzystając z odpowiedzi w puszkach w Gmailu lub szablonów wiadomości e-mail w programie Outlook.
Publikowanie w mediach społecznościowych
Osobiste zaangażowanie w media społecznościowe jest ważne - i nie powinieneś tego opuszczać. Nie oznacza to jednak, że musisz robić wszystko ręcznie.
Publikując ogólne aktualizacje, linki lub podobną treść, planowanie aplikacji, takich jak Bufor i Hootsuite, może pomóc zaoszczędzić czas, planując publikację wpisów na żywo w ciągu tygodnia. Zamiast przechodzić między witrynami i aplikacjami, możesz zarządzać wszystkim z jednego pulpitu.
Platformy blogowe, takie jak WordPress i witryny e-commerce, takie jak Etsy, oferują również opcje automatycznego publikowania nowych linków lub produktów na stronach mediów społecznościowych.
Na koniec, jeśli wolisz korzystać z treści stron trzecich dla swoich obserwatorów, usługa taka jak 99 USD źródeł społecznościowych i publikuje treści na twoich kontach społecznościowych, zgodnie z instrukcjami. To pozwoli Ci pracować nad strategią społeczną, a nie nad szczegółami wykonania.
Planowanie spotkań
Czy zdarzyło Ci się kiedyś spotykać, by umawiać się na spotkania z kilkoma zapracowanymi ludźmi - walcząc o znalezienie daty i czasu, nad którymi pracujesz wszyscy kalendarze? To może być frustrujące.
Jeśli zaplanujesz wiele spotkań, możesz spędzić wiele godzin każdego roku, poświęcając tym samym na zmarnowanie zadania. Zamiast tego, dlaczego nie wdrożyć aplikacji do planowania online, takiej jak ScheduleOnce?
Wystarczy podłączyć istniejący kalendarz do aplikacji. Dobra aplikacja do planowania będzie zintegrowana z popularnymi kalendarzami, takimi jak Outlook i kalendarze Google. Następnie zaproś osoby trzecie, aby przejść do trybu online, aby zobaczyć, co jest dostępne w twoim harmonogramie, a także wybrać dogodne dla nich daty i godziny.
Niektórzy inteligentni ludzie umieszczają nawet link do kalendarza online bezpośrednio w swoich podpisach e-mailowych - odcinając jeszcze jeden krok od tego procesu.
Unikasz marnowania czasu i porównywania e-maili. Planowanie spotkań nigdy nie było tak łatwe, jak w przypadku aplikacji do planowania.
Wysyłanie powtarzających się faktur
Jeśli rozliczasz klientów lub klientów za tę samą kwotę każdego miesiąca, możesz to zautomatyzować. Niektóre programy księgowe, takie jak Xero, można skonfigurować w celu generowania i wysyłania regularnie powtarzających się faktur. Niektóre systemy wysyłają także przypomnienia o dalszych krokach, jeśli faktura nie zostanie uregulowana w odpowiednim czasie.
A może masz klientów na powtarzających się rozliczeniach kart kredytowych, takich jak subskrypcje. W takim przypadku użyj czegoś takiego jak Freshbooks lub PayPal, aby co miesiąc ładować kartę klienta.
Wiele małych firm jest niestety zbyt niefrasobliwych w wysyłaniu i śledzeniu faktur. Automatyzacja oszczędza oczywiście czas. Zmniejsza to także prawdopodobieństwo, że to ważne zadanie spadnie z powodu pęknięć.
Automatyzacja raportów o ruchu na stronie
Jednym z najlepszych sposobów, aby dowiedzieć się, jak przyciągnąć większy ruch w witrynie, jest lepsze poznanie istniejącego ruchu. Musisz wiedzieć, co działa dzisiaj - a co nie. Innymi słowy, musisz mieć dobrą obsługę tego, czego szukają użytkownicy, jak docierają do Twojej witryny i co robią, gdy już tam dotrą. Ważne jest, aby okresowo sprawdzać, czy nie robisz postępów.
Przeszukiwanie ogromnych ilości danych Google Analytics wymaga czasu. I możesz odwlekać.
Zamiast tego poświęć czas - raz - na skonfigurowanie raportów kluczowych statystyk. Następnie wysyłaj te e-maile do Ciebie i / lub innych osób z Twojego zespołu raz w tygodniu. Możesz je wysłać jako arkusz kalkulacyjny w formacie PDF lub CSV.
Te powtarzające się raporty o ruchu w Google Analytics pozwolą zaoszczędzić czas w dłuższej perspektywie. Zamiast odwiedzać pulpit Google Analytics i ręcznie przeglądać dane (pamiętajcie o tym!), Będziesz otrzymywać raport co tydzień, który możesz szybko obejrzeć lub pokryć podczas spotkań zespołu.
Obsługa komunikacji z obsługą klienta
Małe firmy zazwyczaj osiągają punkt, w którym obsługa problemów z klientami za pośrednictwem zwykłych wiadomości e-mail staje się nieporęczna. Kończymy kopiowanie i wklejanie informacji z wiadomości e-mail do innych systemów oprogramowania, takich jak system wprowadzania zamówień lub baza danych kontaktów.
Co gorsza, ważne wiadomości zostają pogrzebane w skrzynce odbiorczej jednego pracownika. Inni w firmie nie mają widoczności, chyba że pamiętasz, aby ręcznie wysyłać e-maile do współpracowników, aby utrzymać ich w pętli.
Oprogramowanie pomocy, takie jak Groove, może być ratunkiem. Systemy pomocy lub systemy biletowe umożliwiają komunikację z klientami w jednym centralnym miejscu, automatycznie powiadamiając wszystkich właściwych członków zespołu.
Potem idź lepiej - użyj narzędzia takiego jak Zapier, aby zintegrować komunikację pomocy technicznej z innymi używanymi systemami. Użyj programu Zapier, aby wysłać komunikat do oprogramowania księgowego (na przykład, aby zaktualizować informacje kontaktowe klienta). Lub wyślij go do swojego systemu zarządzania projektami (np. Jeśli wymagana jest specjalna obsługa konta).
Dzięki integracji z innymi systemami unikniesz powielania danych lub, co gorsza, marnowania czasu na pomyłki i pomyłki.
Automatyzacja e-maili związanych z marketingiem uzupełniającym
Programy automatyzacji marketingu, takie jak Infusionsoft, mogą pomóc małym zespołom uzyskać efekt dźwigni. Możesz skonfigurować kampanie marketingowe z serią komunikatów dla każdego kroku.
Na przykład, powiedzmy, że potencjalny klient przychodzi na twoją stronę i wypełnia formularz, by pobrać darmowy oficjalny dokument. Możesz przesłać serię komunikatów uzupełniających, aby zapewnić sobie przewodnictwo - bez konieczności ręcznego inicjowania e-maili za każdym razem. To dźwignia!
Wypełnianie formularzy online
Ilekroć próbujesz zarejestrować się w nowej platformie, serwisie, biuletynie lub cokolwiek, co wymaga rejestracji, prawdopodobnie wypełnisz formularz.Wypełnienie jednego formularza tutaj lub nie ma nic wielkiego. Ale razem stanowią jeden z tych, którzy marnują zadania w swoim życiu.
Programy takie jak Roboform mogą automatycznie wypełniać te formularze. Nie będziesz musiał wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji.
Tworzenie kopii zapasowych danych
Twoje dane to jeden z najważniejszych zasobów Twojej firmy. Dlatego tak ważne są regularne kopie zapasowe. Ale ludzie zapominają lub po prostu nie poświęcają czasu na regularne wykonywanie tego zadania.
Usługi oparte na chmurze, takie jak Carbonite i Dropbox, oferują rozwiązania, które automatycznie wykonają kopie zapasowe plików w chmurze.
Na Dysku Google i Microsoft OneDrive możesz wyznaczyć domyślnie wszystkie dokumenty, aby automatycznie zapisywać dane w chmurze. Możesz także skonfigurować automatyczne tworzenie kopii zapasowych lokalnie za pomocą Windows lub Apple Time Machine.
Zautomatyzuj te 10 zadań marnowania czasu, a następnie znajdź 10 kolejnych, aby zautomatyzować. Kilka minut uwolnionych tu i tam, w końcu, daje sumę godzin. Są to godziny, za pomocą których można się odprężyć i cieszyć się życiem.
Zmęczony pracą Zdjęcie przez Shutterstock
5 komentarzy ▼
