Ustawa o prawach obywatelskich z 1964 r. Wymaga, aby wnioski o zatrudnienie były przechowywane przez co najmniej rok. Jeśli wiesz, że wnioskodawca ma więcej niż 40 lat, jego wniosek musi zostać złożony na dwa lata, zgodnie z Ustawą o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu. Przepisy stanowe mogą wymagać nawet dłuższego okresu przechowywania rekordów kandydatów do pracy. Ze względu na przepisy stanowe i federalne, dokładny system ewidencji i przechowywania dokumentów dla osób ubiegających się o pracę jest ważną częścią biznesu. Może nawet zajść potrzeba ponownego skontaktowania się z tymi osobami, jeśli zatrudniony przez Ciebie pracownik nie wyszedł.
$config[code] not foundKorzystaj z elektronicznego oprogramowania do zarządzania, aby tworzyć i przechowywać aplikacje do pracy. Kilka programów online pozwala użytkownikom tworzyć takie elektroniczne formularze, jak aplikacje do pracy. Te formularze zatrudnienia są wysyłane i zapisywane elektronicznie oraz umożliwiają przechowywanie bez papieru. Ponieważ większość aplikacji przychodzi e-mailem, jest to łatwy sposób przechowywania materiałów w plikach, które nie zajmują żadnej fizycznej przestrzeni. Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów przechowywanego w systemie zarządzania dokumentami firmy wymaga zabezpieczeń, więc pliki dotyczące zatrudnienia nie zostaną zhakowane ani przejrzane przez nieautoryzowany personel. Ustaw komputer, aby automatycznie wysyłać Ci powiadomienia, aby przypomnieć Ci, kiedy pliki powinny zostać usunięte lub przejrzane.
Skonfiguruj pliki personelu do składania wniosków w folderach papierowych. Zaplanuj sprawny system archiwizacji za pomocą kolorowych folderów plików przechowywanych w szufladach, półkach lub szafkach na dokumenty. Wydrukuj życiorysy i wnioski o pracę otrzymane przez e-mail i zgłoś je do aplikacji wypełnionych osobiście lub wysłane pocztą. Wnioskodawcy mogą być składane przez nazwę lub numer ubezpieczenia społecznego w sekcjach określonych przez rodzaj pracy. Na przykład, zadania sprzedaży będą wymienione w folderze zatytułowanym "Sprzedaż", a kandydaci zostaną uporządkowani według nazwiska lub numerycznie według numerów identyfikacyjnych. Zabezpiecz pliki w zamkniętej szafce lub pokoju.
Przechowuj dokumentację przez co najmniej cztery lata, jeśli osoba ubiegająca się o pracę pozywa cię za zatrudnianie dyskryminacji. Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia zwykle wymaga od Ciebie, abyś utrzymywał zamówione aplikacje przez co najmniej rok, ale jeśli masz do czynienia z postępowaniem sądowym, EEOC zaleca, abyś przechowywał podania o pracę przez co najmniej cztery lata. Jeśli nie przechowujesz swoich aplikacji poprawnie, EEOC może obciążyć Cię dyskryminującymi praktykami zatrudniania lub naruszeniami zapisów.
Zniszcz wnioski o pracę po upływie ustawowego terminu ich zakończenia. Stwórz system z przypomnieniami, aby to zrobić. Skontaktuj się z działem IT, aby usunąć pliki elektroniczne we właściwy sposób i zniszczyć wszelkie aplikacje do pracy papierowej. Jest to ważne, ponieważ pliki wniosku o zatrudnienie zawierają dane osobowe, takie jak numery ubezpieczenia społecznego i dane o zatrudnieniu, które muszą być ściśle poufne.
