Jeśli założyłeś firmę jako korporację S lub korporację C, większość stanów wymaga, abyś prowadził staranne zapisy działalności firmy. Za każdym razem, gdy twoja rada dyrektorów spotyka się, twoja firma musi prowadzić rejestrację w pliku dla celów zgodności z przepisami.
Istnieje długa lista możliwych transakcji i rozwiązań, które mogą być konieczne do zapisania. Może to obejmować wszystko, począwszy od:
$config[code] not found- Powołanie nowego funkcjonariusza.
- Rezygnacja dyrektora.
- Kupowanie ubezpieczenia.
- Sprzedaż akcji
- Uzyskanie linii kredytowej / kredytowej w nazwie firmy.
Prowadzenie dokumentacji może być bardzo proste, szczególnie dla właścicieli małej firmy. Jednak właściwe spotkania minut są niezbędne, aby utrzymać swoją korporację w dobrej kondycji i utrzymania własnej osłony odpowiedzialności. Poniżej znajduje się kilka kluczowych rzeczy, o których musisz wiedzieć, jeśli chodzi o prowadzenie protokołów ze spotkań.
Co to są minuty spotkań?
W protokołach z posiedzeń odbywa się oficjalne sprawozdanie z tego, co zostało zrobione lub omówione podczas formalnych posiedzeń, w tym wszelkie podjęte decyzje lub podjęte działania.
Są one podejmowane podczas formalnego spotkania zarządu lub akcjonariuszy korporacji, takich jak wstępne i coroczne spotkania. Zazwyczaj protokoły z posiedzeń są rejestrowane przez sekretarkę korporacji (lub inną osobę wyznaczoną na spotkaniu).
Co należy uwzględnić w protokole z posiedzeń?
Twoje minuty spotkania nie muszą zawierać każdego najmniejszego szczegółu. Wystarczy udokumentować kluczowe informacje i wszelkie podjęte decyzje lub podjęte działania. Ogólnie, twoje minuty powinny być wystarczająco szczegółowe, by służyły jako "instytucjonalna pamięć twojej korporacji".
Typowe minuty obejmują:
- Podstawowe informacje o spotkaniu: data, godzina, lokalizacja.
- Kto uczestniczył, wraz ze specjalną notatką w przypadkach, gdy uczestnicy przybyli późno lub wyjechali wcześniej.
- Pozycje agendy z krótkim opisem każdego przedmiotu.
- Czynności głosowania ze szczegółowym opisem sposobu głosowania każdej osoby, wraz z ewentualnymi wstrzymaniami.
- Czas spotkania został odroczony.
W większości przypadków nie trzeba tworzyć minut od zera. Możesz znaleźć darmowe szablony online, które będą służyć jako punkt wyjścia. Wybierz typ protokołów / dokumentacji, wypełnij puste pola i wydrukuj, a spełnisz swoje obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów.
Kto jest wymagany do prowadzenia spotkań z protokołami?
Większość stanów wymaga zarówno korporacji S, jak i korporacji C do dokumentowania ważnych decyzji biznesowych i ważnych spotkań, które odbywają się.
Obecnie następujące stany nie rób wymagają minut do zachowania:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Północna Dakota
- Oklahoma
Dodatkowo, spółki z oo nie muszą przechowywać minut.
Co powinienem zrobić z minutami po ich nagraniu?
Protokoły nie muszą być składane do państwa, ale można je przechowywać w innych dokumentach firmowych, takich jak artykuły z urzędów, regulaminy i postanowienia.
Podobnie jak inne dokumenty, powinieneś trzymać minuty pod ręką przez co najmniej siedem lat. Członkowie korporacji, tacy jak akcjonariusze, oficerowie i dyrektorzy, mają prawo do wglądu w protokół z posiedzenia po "rozsądnym żądaniu" skierowanym do korporacji.
Chociaż nie trzeba składać tych dokumentów do państwa, powinny one nadal być uznawane za ważne dokumenty i mają zasadnicze znaczenie dla ochrony dobrego stanu firmy i statusu ograniczonej odpowiedzialności.
16 komentarzy ▼
