Wyobraź sobie, że jesteś zmuszony do karabinowania przez szafki na akta w poszukiwaniu starego folderu z ważnym dokumentem, który musisz rozwiązać, by zapytać klienta.
Cóż, znalezienie takich informacji przechowywanych w dokumentach papierowych może być podatkowe, frustrujące i bez wątpienia spowalniać. Jednak podczas skanowania starych dokumentów i zapisywania ich w elektronicznej bazie danych może to znacznie uprościć i usprawnić zarządzanie dokumentami w firmie.
$config[code] not foundCo to jest skanowanie dokumentów?
Skanowanie dokumentów, znane również jako obrazowanie dokumentów, jest po prostu określane jako proces przechwytywania cyfrowego obrazu dokumentu papierowego (lub mikrofilmu).
"W ten sposób twoje dokumenty papierowe są konwertowane na elektroniczne obrazy z możliwością przeszukiwania, co może bardzo pomóc w procesie biznesowym", powiedział Neil McKeever, specjalista od obrazowania dokumentów z brytyjską firmą zajmującą się zarządzaniem dokumentami i skanowaniem Kefron, w odpowiedzi na wiadomość e-mail dla małych firm Trends.
Cały proces przekształcania dokumentów fizycznych w format cyfrowy obejmuje również skanowanie i przechwytywanie obrazu za pomocą oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). OCR inteligentnie rozpoznaje cyfrowe zdjęcia i zamienia je w dokumenty tekstowe, aby umożliwić wyszukiwanie słów kluczowych w dokumencie.
"Po prawidłowym wykonaniu skanowanie dokumentów może zmienić sposób funkcjonowania firmy na lepsze i zaoszczędzić czas i pieniądze" - dodał McKeever.
Korzyści biznesowe związane ze skanowaniem dokumentów
Według McKeever, którego zadaniem jest pomoc małym i korporacyjnym klientom w wdrożeniu i utrzymywaniu ich systemu zarządzania informacjami w najbardziej efektywny i terminowy sposób, istnieje wiele powodów, dla których skanowanie dokumentów (lub obrazowanie) może być cenne dla Twojej firmy.
Wyjaśnia sześć kluczowych zalet skanowania dokumentów dla firm:
1. Skanowanie dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze
Dzięki łatwemu dostępowi do wszystkich plików i dokumentów za pomocą jednego kliknięcia, Ty lub Twoi pracownicy nie będziecie musieli tracić czasu na przeszukiwanie skrzynek i plików w celu odnalezienia potrzebnego dokumentu. Nie będziesz płacić pracownikowi za zadanie, które może zająć godziny, kiedy powinno to zostać wykonane w ciągu kilku sekund.
2. Skanowanie dokumentów poprawia obsługę klienta
Dzięki obrazowaniu dokumentów można digitalizować każdą część pliku i indeksować ją za pomocą szeregu metadanych. Oznacza to, że jeśli potrzebujesz konkretnej informacji - na przykład numeru faktury - możesz ją od razu znaleźć. Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcesz jak najszybciej zaspokoić potrzeby swoich klientów.
3. Skanowanie dokumentów redukuje przestrzeń dyskową
Konwertując wszystkie swoje fizyczne dokumenty na pliki cyfrowe, nie będziesz już musiał ich przechowywać, gdy są blisko. Mogą być zapakowane w pudełka i wysłane do bezpiecznych, dedykowanych serwisów, zwalniając miejsce w biurze na ważniejsze rzeczy i zmniejszając koszty związane z przechowywaniem plików papierowych.
4. Skanowanie dokumentów poprawia bezpieczeństwo
Ponieważ nie potrzebujesz tych plików papierowych na miejscu, możesz przechowywać je w specjalnych urządzeniach do przechowywania danych, które mają znakomite protokoły bezpieczeństwa. Nie musisz też martwić się o bezpieczeństwo w swoim biurze, ponieważ wszystkie cyfrowe pliki i kopie zapasowe mogą być przechowywane zdalnie na bardzo bezpiecznych serwerach.
5. Skanowanie dokumentów umożliwia udostępnianie i współpracę
Kolejną wielką zaletą plików cyfrowych w porównaniu z papierowymi jest udostępnianie dokumentów. Wielu współpracowników może uzyskać dostęp do tego samego dokumentu, gdy jest to wymagane, redukując czas stracony, gdy pliki papierowe muszą być przekazywane z jednego działu do drugiego.
6. Skanowanie dokumentów pomaga w przestrzeganiu przepisów dotyczących zgodności
Na koniec może się okazać, że procedury zgodności w Twojej branży wymagają przechowywania pewnych dokumentów w formie cyfrowej, a także fizycznej. Wprowadzenie bezpiecznego i wydajnego rozwiązania do przetwarzania dokumentów w miejscu może teraz zaoszczędzić czas i wysiłek.
Skanowanie zdjęć za pośrednictwem Shutterstock
3 komentarzy ▼
