Właśnie wylądowałeś nowego klienta. Wygląda na to, że dobrze się z nimi dogadujecie. Cieszysz się pracą nad wczesnymi projektami, które ci wysłali. W skrócie, rzeczy wyglądają obiecująco. Dopóki nie nadejdzie czas wystawienia faktury na klienta.
Fakturowanie jest żmudnym, formalnym i frustrującym zadaniem, które jest absolutnie niezbędne. W końcu, jeśli bez faktur, nie otrzymasz zapłaty. A kiedy nie otrzymasz zapłaty, twoja sprawa jest niewystarczająca.
$config[code] not foundNawet gorzej? Jak możesz poprosić o wypłatę, nie będąc zbyt zimnym czy nachalnym? Jest to szczególnie ważne w przypadku rozliczania nowego klienta, który nie zna Twoich zwyczajów i osobowości fakturowania.
Jak fakturować klientów
Możesz zacząć od skorzystania z tych 10 wskazówek dotyczących fakturowania, które nie tylko zagwarantują szybsze płatności, ale także pozwolą uniknąć wkurzenia tego nowego klienta.
1. Zachowaj prostotę w trakcie fakturowania swoich klientów
Chociaż chcesz wyglądać jak najbardziej profesjonalnie, nie ma potrzeby, aby fakturowanie było bardziej skomplikowane, niż jest to już możliwe.
Na przykład, ponieważ większość osób nie zna żargonu płatniczego, np. "Netto 30" lub "należytego przy odbiorze", użyj prostego języka, który przechodzi od razu do sedna. Zamiast tego, pisząc "sieć 30", używaj słowa "30 dni" lub "w ciągu 30 dni". Proste, z góry i nie można go źle zrozumieć. Eliminuje to wszelkie zamieszanie i nie sprawia, że klient czuje się tak, jakbyś próbował wyciągnąć z niego słowniczek online, ani też nie ściągać wełny na oczy.
Dodatkowa wskazówka: Możesz zachować proste warunki płatności, pytając nowego klienta o cykl rozliczeniowy, aby znaleźć się na tej samej stronie. Na przykład, jeśli jest pierwszego dnia miesiąca, wtedy należy przesłać fakturę.
2. Uwzględnij wszystkie istotne informacje
Faktura powinna zawsze zawierać następujące informacje:
- Twoje imię
- Twój identyfikator podatkowy
- Twój adres (zarówno adres fizyczny, jak i adres e-mail)
- Twój numer telefonu
- Numer faktury
- Szczegółowy podział usług lub produktów renderowanych
- Łączna kwota
- Termin płatności
Uwzględnienie tych informacji wyeliminuje wszelkie pytania lub wątpliwości klienta związane z fakturą. A jeśli mają zapytanie, mogą z łatwością skontaktować się z Tobą, ponieważ podałeś wszystkie swoje dane kontaktowe.
3. Oferuj elastyczne opcje płatności
Dbaj o zadowolenie swoich klientów i zwiększ szybkość płatności, dając im możliwość opłacania faktury za pomocą preferowanej metody płatności.
Większość platform do fakturowania oferuje szeroką gamę opcji płatności przy płatnościach za faktury, takie jak karty kredytowe, elektroniczny transfer środków (EFT), Automated Clearing House (ACH) lub kryptowaluty takie jak bitcoin.
4. Wysyłaj automatyczne przypomnienia i aktualizacje
Nie czekaj, aż płatność minie, ponieważ skontaktujesz się z klientami. Korzystanie z oprogramowania do fakturowania w chmurze umożliwia wysyłanie zautomatyzowanych i przyjaznych przypomnień o płatnościach i aktualizacjach za każdym razem, gdy faktura zbliża się do terminu płatności.
W ten sposób klient może być na bieżąco ze statusem swojego konta bez ponoszenia konsekwencji. Zachęca to do terminowych płatności, a także zmniejsza niezręczność działań następczych.
Co więcej, jeśli ma to być projekt ciągły, możesz skonfigurować cykliczne płatności z klientem, aby żaden z nich nie zapomniał o fakturze.
5. Dostosuj faktury każdego klienta
Osobiście nie mogę znieść ogólnych wiadomości. Są nie tylko bezosobowe, łatwo je przeoczyć. Jeśli tak się czuję, wyobraź sobie, jak czuje się twój klient, gdy otwierają tę nijaką, zimną fakturę, która ma niewiele do zniesienia szczegółów.
Przesyłanie niestandardowych faktur zawierających imię i nazwisko klienta, dane kontaktowe, żądane informacje o płatnościach, takie jak numer zamówienia zakupu (PO), numer identyfikacyjny pracodawcy (Employered Identification Number - EIN) oraz podział usług sprawia, że czują się VIP-ami, ponieważ poświęcili czas na dostosowanie faktury.
Ale zawsze możesz pójść o krok dalej i dodać trochę więcej personalizacji, dołączając odręczną notatkę "dziękuję" lub link do treści, które klient może znaleźć w cenie dla swojego rodzaju działalności. Na przykład, jeśli wspomnieli, że są zainteresowani bitcoinem, wyślij im wstępny artykuł wyjaśniający tę kryptowalutę.
6. Oferta zachęt
Jest to prosty i skuteczny sposób, aby zmotywować klienta do zapłaty faktury na czas. Poza tym czyni je wyjątkowymi. Nawet jeśli jest to zniżka w wysokości zaledwie 2% od całkowitej kwoty faktury, wystarczy zmotywować klienta do dokonania płatności.
Oprócz oferowania rabatu możesz zachęcić klienta do:
- Zniżka na przyszłe prace.
- Kredyt sklepowy
- Oferowanie bonu podarunkowego na produkty lub usługi partnera.
- Promocyjny łup.
7. Spraw, aby czuli się doceniani
Kilka razy nawiązywaliśmy do tej strategii, ale jeśli chcesz, aby Twoi klienci byli zadowoleni, spraw, by poczuli się wartościowi.
Obejmuje to wszystko od:
- Jeśli niedawno mieli promocję lub urodziny, potwierdzają to w sekcji wiadomości na fakturze.
- Daj im osobistą uwagę.
- Zawsze mówiąc "proszę" i "dziękuję" na fakturach.
- Słuchanie ich opinii lub sugestii.
- Wzmianka o twoich aktualnych ofertach.
8. Nie zaskakuj swoich klientów
Jeśli zdasz sobie sprawę, że praca wymaga więcej czasu, wysiłku lub materiałów, poinformuj o tym tak szybko, jak to możliwe. Każda zmiana statusu pracy oznacza zazwyczaj zwiększenie kosztu projektu. Będziesz chciał być dostępny, aby omówić tę zmianę natychmiast ze swoim klientem, aby nie byli zablokowani po otwarciu faktury.
Bądź tak szczegółowy i przejrzysty, jak to tylko możliwe podczas tej dyskusji, aby zapobiec zaskoczeniu. Jeśli klient jest w porządku z tymi zmianami, upewnij się, że otrzymujesz to na piśmie. Niektórzy klienci mogą poczuć się trochę urażeni, gdy muszą napisać coś na piśmie.
Czasami, jeśli zapiszesz informacje i po prostu wylogujesz się z nowego oszacowania, łatwiej będzie wam obojgu. Niezależnie od tego, czy piszesz fakturę, czy też ją zawiera, uwzględnij koszty początkowe, a następnie koszty "poza zakresem".
9. Bądź krystalicznie czysty
Wyjaśnij wszystko z klientem z wyprzedzeniem i bądź jak najdokładniejszy w fakturach. Jeśli na przykład nie umieścisz widocznego terminu płatności lub preferowanej metody płatności, nie możesz oczekiwać, że klient zapłaci fakturę, gdy tylko ją otrzyma. W końcu nie wiedzą, kiedy spłata jest spodziewana lub jak ją zapłacić.
Bycie krystalicznie czystym zapobiega nieporozumieniom i zapewnia szybki przepływ płatności.
10. Nigdy nie tracisz równowagi
Co się stanie, jeśli zastosujesz się do wyżej wymienionych porad, ale klient nie dotrzymał terminu? Będziesz musiał przegonić tę wypłatę. Jednak rób to bez złości - lub "bezczelności".
Do momentu poznania okoliczności może pojawić się proste wyjaśnienie, dlaczego płatność jest przeterminowana. Czy faktura została przypadkowo utracona, czy też klient miał awarię rodzinną? Nie nagrywaj tego mostu z klientem, ponieważ automatycznie zakładasz, że jest to deadbeat.
Ponownie, za pomocą automatyzacji przypomni klientom, gdy zbliża się płatność, a następnie "ping" klienta, dopóki faktura nie zostanie zapłacona.
Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się z klientem, dzwoniąc lub wysyłając e-mailem, i pytając, czy coś jest nie tak. Jeśli są nowym klientem i nie reagują, mogą nie rozumieć Twojego sposobu prowadzenia działalności. Nadal nie wyciągajcie wniosków.
Jeśli są klientami, z którymi zawsze miałeś tego typu problemy - może zajść potrzeba zmiany taktyki. Jeśli są ci dłużni lub spóźniają się o kilka miesięcy, być może będziesz potrzebować porady prawnej. Czasami musisz wysłać fakturę do kolekcji. Ale to ostatni wysiłek.
Podczas gdy ściganie opóźnionych płatności jest frustrujące, nigdy nie trać równowagi. Nigdy nie używaj groźnego lub agresywnego języka.
Daj swojemu klientowi szansę na wytłumaczenie się, bądź stanowczy, bezpośredni i z góry, na temat wszelkich spóźnionych opłat lub konsekwencji braku terminów od początku.
Publikowane za zgodą. Oryginał tutaj.
Obraz: Due.com
Więcej w: Kanał wydawcy Komentarz do treści ▼
