Rozmowy telefoniczne są ważnym środkiem komunikacji dla biura medycznego.Z tego powodu wielu lekarzy ma telefony odebrane 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, korzystając z usługi odbierania telefonu poza godzinami pracy. Skuteczne i efektywne procedury telefoniczne będą służyły potrzebom pacjentów i personelu w profesjonalny sposób.
Obsługa połączeń przychodzących
Dowiedz się, jakie informacje są potrzebne pacjentom. Odpowiadając na telefon, skup się na dzwoniącym. Mów wyraźnie i powoli. Nagrywaj notatki podczas rozmowy. Poproś osobę dzwoniącą o jego nazwisko. Adresuj rozmówcę po imieniu podczas rozmowy. Wiele telefonów będzie wymagało umówienia się na wizytę, ale niektóre będą wymagały porady medycznej od pielęgniarki lub lekarza. Jeśli potrzebne jest wywołanie zwrotne, zapisz nazwisko osoby i numer telefonu. Poproś go, aby przeliterował jego imię. Jeśli jego zapisy będą dostępne, aby odpowiedzieć na jego prośbę, poproś o podanie takich informacji, jak data urodzenia. Zapewnia to, że poprawne zapisy będą konsultowane, ponieważ nazwisko pacjenta i data urodzenia muszą być zgodne. Wyraźne, krótkie notatki co do charakteru połączenia. Zwróć uwagę na czas, datę i inicjały. Daj pacjentowi wskazówkę, kiedy może oczekiwać połączenia zwrotnego. Uśmiechnij się, jak mówisz. Uśmiechasz się, jak brzmisz. Przed zakończeniem rozmowy zapytaj, czy zaadresowałeś wszystkie pytania dzwoniącego.
Obsługa wniosków o ponowne napełnianie recept
Kiedy pacjent prosi o uzupełnienie receptę, będziesz potrzebować następujących informacji: imienia i nazwiska pacjenta, numeru telefonu, nazwy leku, czasu, jaki pacjent zażywał, objawów, nazwy apteki i numeru telefonu apteki. Poinformuj pacjenta, czy oddzwonisz, aby potwierdzić, że zostało zamówione.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingObsługa zgłoszeń pacjenta w celu porozmawiania z lekarzem
Lekarz określi, co stanowi stan nagły wymagający natychmiastowej obecności w telefonie. Ogólnie rzecz biorąc, lekarze nie odpowiadają na telefony, z wyjątkiem innych lekarzy i członków ich rodzin. Wszystkie pozostałe połączenia oprócz połączeń alarmowych są zwracane w dogodnym dla siebie czasie w ciągu dnia lub na koniec dnia. Zapewnij pacjenta, że lekarz oddzwoni i podaj przybliżoną porę dnia, jeśli jest to możliwe.
Inne Essentials Office Phone
Nie należy pić, jeść ani żuć gumy podczas odbierania telefonu. Odbierz telefon po trzecim sygnale. Nie używaj slangu ani nieprofesjonalnych słów i zwrotów. Zawsze pytaj przed zawieszeniem dzwoniącego. Sprawdź z powrotem dzwoniącego w ciągu 30 sekund. Jeśli to konieczne, zapytaj, czy możesz zadzwonić do pacjenta w ciągu kilku minut. Unikaj jednoczesnego wstrzymywania kilku połączeń. Zawsze pamiętaj, że jesteś w profesjonalnym otoczeniu.
Duża praktyka pediatryczna rutynowo odbierała telefon, podając nazwę swojej firmy i mówiąc "Proszę wstrzymać", zanim dzwoniący zdąży wypowiedzieć słowo. Ten nieprofesjonalny sposób prowokował. Przestał, gdy jeden z lekarzy praktykujących zadzwonił i otrzymał takie samo leczenie jak rodzice pacjentów. Natychmiast poprawił swój protokół telefoniczny.
