Prowadzenie dokumentacji jest dziś istotną częścią wielu rodzajów działalności. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze medycznym, na uniwersytecie, w firmie prawniczej czy w innej instytucji, zarządzanie formularzami, które prowadzą te firmy, często jest pracą pełnoetatową. Czasami ilość dokumentów generowanych przez organizację może wydawać się przytłaczająca. Typowe problemy związane z zarządzaniem rekordami mogą zostać złagodzone dzięki istniejącym systemom do ich obsługi.
$config[code] not foundLost Records
Utracone zapisy mogą obejmować drobną niedogodność dla firm, a także ogromne problemy, które wymagają miesięcy, a nawet lat. Na przykład, jeśli klienci regularnie żądają dokumentów od firmy i nie jesteś w stanie ich dostarczyć w odpowiednim czasie (lub wcale), ryzykujesz utratą swojej działalności w przyszłości. Jeżeli ważne dokumenty są potrzebne w kwestii prawnej, na przykład w obronie firmy przed pozwem, nie dostarczenie odpowiednich dokumentów może kosztować ogromne sumy pieniędzy, a nawet całkowicie rozwiązać problem firmy. Jednym ze sposobów uniknięcia utraty rekordów jest posiadanie szczegółowego procesu organizacji i przechowywania.
Organizacja zapisu
Właściwa organizacja plików jest jednym z fundamentów dobrego zarządzania rekordami. Zazwyczaj firmy organizują pliki chronologicznie według roku, a następnie alfabetycznie według nazwy klienta. Oprócz trwałych kopii zapisów firmy, przechowywanie elektroniczne jest realną opcją, która oszczędza zarówno czas, jak i czas, który Twoja firma może wykorzystać w innych celach. Jednak nawet jeśli zdecydujesz się zachować większość cennych plików na komputerach w organizacji, ich kopie mają swoje miejsce w pamięci i organizacji zapisu. Oryginalne dokumenty, takie jak te z notarialnymi podpisami, często muszą być przechowywane przez określoną liczbę lat lub czasami w nieskończoność.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingRecord Storage
W zależności od rodzaju firmy, dla której prowadzisz ewidencję, a także od tego, jak długo firma działała, może ci się skończyć brak miejsca dla wszystkich szafek z plikami, które musisz zachować. Potencjalnym rozwiązaniem tego problemu nie jest przechowywanie żadnych zbędnych zapisów. Zastanów się, jak długo Twoja firma naprawdę potrzebuje mieć te formularze pod ręką. Dla celów podatku federalnego większość dokumentów można zutylizować po upływie określonego czasu, zgodnie z zaleceniami Urzędu Skarbowego (IRS), w zależności od rodzaju złożonego wniosku o zwrot (patrz sekcja Zasoby). Różne firmy, takie jak biura prawne i medyczne, są zobowiązane do przechowywania informacji o kliencie tylko przez określoną liczbę lat, w zależności od stanu, w którym działają. Innym rozwiązaniem jest przechowywanie zapisów w oddzielnym obiekcie, takim jak wypożyczalnia. W ten sposób nie zajmują cennej przestrzeni w Twojej firmie, którą możesz wykorzystać do zarządzania organizacją. Należy jednak pamiętać, że takie jednostki mogą być kosztowne w zależności od liczby rekordów, które należy przechowywać.
