Jak sama nazwa wskazuje, samoobsługa pracownika to nazwa nadana oprogramowaniu, które pozwala pracownikom zajmować się takimi przedmiotami jak zmiana banku i dane kontaktowe bez przechodzenia przez kogoś w dziale HR. Często mają dostęp do listy płac, danych osobowych, a w niektórych przypadkach także do wniosków o urlop.
Jeśli uważasz, że Twoja mała firma może uciec z pominięciem oprogramowania samoobsługi pracowniczej, nawet bez uwzględnienia, pomyśl jeszcze raz.
$config[code] not foundGartner przewidział do 2020 roku, że 85% interakcji z klientem nie będzie wiązało się z człowiekiem, a ta fala automatyzacji obejmuje już portale samoobsługowe pracowników.
Oto, co małe firmy muszą wiedzieć o tej oszczędnej technologii.
Samoobsługa pracowników to wyłaniający się trend dla małych firm, które chcą usprawnić lub wyeliminować swoje działy HR. Poza wymienionymi funkcjami niektóre z tych portali umożliwiają pracownikom zmianę danych W-4, a także bezpośrednie informacje o depozytach. Istnieje również wiele innych opcji, takich jak informacje o zasiłkach.
Wskazówki dotyczące samoobsługi dla pracowników
Przyjazność dla użytkownika
W jednym z tych portali musi znajdować się dużo informacji, ale musi być łatwy do odczytania i zrozumienia. Nawigacja jest bardzo ważnym aspektem. Rozpocznij planowanie portalu za pomocą paska nawigacji na stronie docelowej, ponieważ jest to punkt wyjścia dla Twoich pracowników.
Ponieważ są bardziej niż prawdopodobne, że znają strony internetowe, powinieneś umieścić pasek nawigacyjny na górze, tam gdzie tego oczekują. Aby zmniejszyć bałagan, rozważ możliwość skorzystania z funkcji rozwijanej. Pamiętaj, że nie musisz zaśmiecać strony internetowej dużą ilością informacji, które odstraszyłyby twoich pracowników.
Te rozwijane menu to świetny sposób na ukrycie folderów za stroną docelową. Na przykład kliknięcie karty "Korzyści" może spowodować, że menu rozwijane przeniesie pracowników do folderów / stron z korzyściami dla stomatologów lub okularów.
Istnieje wiele innych funkcji, które należy traktować jako punkt wyjścia i ten, do którego powinieneś wykorzystać wszystkie swoje wybory.
Inne funkcje
Jedną z innych funkcji, które należy wziąć pod uwagę w przypadku portalu samoobsługi pracowniczej, jest zgodność. Warto zarezerwować przynajmniej część strony internetowej na podręczniki i narzędzia dla pracowników, w których mogą zgłaszać przypadki dyskryminacji lub kradzieży.
Przechowywanie plików pracowników w trybie online, gdzie można je zobaczyć 24 godziny na dobę, to kolejna funkcja, którą zapewne zechcesz poważnie przyjrzeć.
Pobieranie oprogramowania
Wybór odpowiedniego oprogramowania dla małej firmy zależy od sortowania kilku różnych opcji. Niektóre, np. EmpXTrack, będą pobierać opłatę za pracownika miesięcznie.
Inne modele, takie jak Zoho People, naliczają opłaty za użytkownika miesięcznie.Druga opcja dotyczy większych małych firm lub średnich firm. Zwykle jest tu jednorazowa płatność z kilkoma wielopoziomowymi opcjami, które musisz sortować.
Pierwsze kroki
Podobnie jak wszystko inne, gdy przechodzisz z dokumentacji papierowej na cyfrową, powinieneś zaplanować strategię, gdy zdecydujesz się założyć jeden z tych portali samoobsługowych dla pracowników. Powinieneś zaplanować utworzenie konta dla każdego pracownika i podanie mu danych logowania. Powiedz im, aby wszedł i sprawdź, co się tam dzieje, gdy uruchomisz już oprogramowanie i wprowadzisz niezbędne zmiany.
Będziesz musiał chodzić swoich pracowników przez cały proces. Posiadanie spotkania zespołowego to dobry pomysł. Wyjaśnij, co można i czego nie można zrobić w portalu. Ważne jest również, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą mieć.
Zalety
Istnieje kilka korzyści z digitalizacji doświadczenia pracowników w ten sposób. Jeśli zarejestrujesz się z programem, który ma opcję aplikacji mobilnej, wszyscy w Twojej firmie będą mogli uporządkować potrzebne informacje w drodze.
Ta opcja oprogramowania ułatwia także ludziom HR pominięcie przyziemnych elementów administracyjnych swojej pracy i skoncentrowanie się na innych kwestiach, takich jak zatrudnianie nowych pracowników.
Wady
Zanim przystąpisz do jednej z tych platform samoobsługowych, zastanów się nad wadą. Na przykład błędy mogą pojawić się, gdy nikt nie nadzoruje wprowadzania danych i ich dokładności.
Występują pewne koszty początkowe, takie jak zwiększenie bezpieczeństwa cybernetycznego. Naruszenie ochrony danych osobowych pracowników może legalnie pozostawić firmę w małym biznesie, więc nie możesz skąpić tej funkcji.
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Co to jest 1
