Notatka jest jednym z najczęstszych sposobów komunikowania się ze współpracownikami i przełożonymi. Przekazanie swojego punktu widzenia w jasny i zwięzły sposób oraz użycie właściwego tonu są najważniejszymi kwestiami, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania notatek. Czasami ton, którego używasz w notatkach między biurami, zmienia się w zależności od osoby, do której piszesz, ale notatki do szefów działów zawsze powinny zachować poważny i pełen szacunku ton.
$config[code] not foundStwórz swój nagłówek. Nagłówek notatki to czterowierszowa sekcja, która zawiera linię "do" (wpisz nazwę szefa działu i jej stanowisko pracy), linię "od" (twoje imię i nazwisko oraz tytuł), "linię dat" i wiersz "temat". Wszystkie notatki używają tego rodzaju nagłówka.
Napisz otwarcie do swojej notatki. To jest przegląd tego, o czym jest notatka. Powiedz, dlaczego piszesz notatkę, konkretne działanie, które sugeruje twoja notatka, i kontekst tego, co spowodowało, że napisałeś notatkę w pierwszej kolejności.
Napisz treść swojej notatki. Tutaj możesz wyjaśnić informacje, których dotknąłeś w swoim otwarciu. Będziesz chciał dołączyć wszelkie informacje, które wspierają główny cel twojej notatki.
Napisz zamknięcie. Notatka zamykająca zwięźle podsumowuje notatkę, a także mówi o możliwości spotkania kontrolnego.
Dodaj wszystkie załączniki. W wiadomościach e-mail można dołączyć potrzebne materiały w formie elektronicznej. Na papierowych notatkach będziesz chciał fizycznie dołączyć dodatkowe materiały. Pamiętaj o dodaniu załączników gdzieś na memo. Jeśli chcesz, możesz dołączyć sekcję załączników na końcu notatki.
Wskazówka
Niektóre notatki mogą być bardzo krótkie. Niech konkretna sytuacja narzuca, ile piszesz. Zawsze pamiętaj o swoich odbiorcach podczas pisania notatek. W tym przypadku ta widownia jest szefem twojego działu. Nie pisz niczego, czego nie powiesz jednemu ze swoich przełożonych.
