Pisanie propozycji memo umożliwia pracownikom przekazywanie zaleceń w krótkim, łatwym do odczytania dokumencie. Ostatni fragment powinien przekonać twoją publiczność do podjęcia działań w sprawie twoich pomysłów. Notatka powinna być zwięzła i mieć długość od jednej do dwóch stron. Propozycja memo składa się z czterech części, w tym nagłówka, bieżącego problemu, rozwiązania i wezwania do działania.
Utwórz nagłówek u góry notatki. Powinno to zostać sformatowane po lewej stronie i zawierać informacje o tym, kim jest notatka, z kim pochodzi, data i temat.
$config[code] not foundUtwórz akapit omawiający problem. To powinno podkreślić, dlaczego obecna strategia lub proces nie działa. Na przykład kod ubioru firmy nie działa, ponieważ język jest niejasny i pozostawia zbyt wiele otwartości na interpretację.
Utwórz akapit, który proponuje rozwiązanie. Ten akapit powinien zawierać zwięzły język, w jaki sposób rozwiązać problem. Na przykład możesz omówić zebranie panelu menedżerów i pracowników, aby zmienić zasady dotyczące ubiorów, co pozwoli uzyskać bardziej szczegółową politykę dotyczącą tego, co jest odpowiednie do pracy.
Stwórz wezwanie do działania. Ostatni akapit propozycji memo powinien powiedzieć czytelnikowi, jaki jest następny krok. Możesz na przykład powiedzieć, że po zatwierdzeniu propozycji spotkasz się z menedżerami, aby utworzyć panel z kodeksem ubioru.
Odsyłacze do załączników w końcowej linii notatki. Przykłady załączników mogą obejmować badania lub wykresy, które wspierają proponowany pomysł, np. "Załączniki: Badanie grupowe pracowników".
Wskazówka
Skorzystaj z punktorów, aby ułatwić czytanie propozycji. Kadry są łatwiejsze dla menedżerów i menedżerów do czytania na pierwszy rzut oka i sprawiają, że twoje notatki są bardziej zwięzłe.
Ostrzeżenie
Nie zapomnij poprosić o pomoc korektora. Poproś współpracownika, aby kilka razy potwierdził twoją propozycję, zanim ją złożysz. Zapobiegnie to kłopotliwym błędom gramatycznym i ortograficznym.
