Dla właścicieli małych firm stworzenie polityki dotyczącej mediów społecznościowych jest skutecznym sposobem pomagania pracownikom w kontaktach z klientami, wyjaśnianie wiadomości marketingowych i ochronę wiarygodności w Internecie. Spójrzmy, jak stworzyć politykę dotyczącą mediów społecznościowych.
Co to jest polityka mediów społecznościowych?
Oto jedna definicja:
"Zasady dotyczące mediów społecznościowych to zbiór wytycznych opisujących, w jaki sposób pracownicy powinni kontaktować się z klientami online".
Ogólnie większość zasad zapewnia wytyczne dla:
- Korporacyjne blogi
- Świergot
Pamiętaj, że nie musisz tworzyć indywidualnych zasad dla każdej witryny społecznościowej. Zamiast tego możesz utworzyć główny dokument strategiczny i opracować krótkie rozdziały dla każdej konkretnej witryny. Ułatwia to zarządzanie dokumentem i kontrolowanie zmian.
Podręczniki dla pracowników i polityka mediów społecznościowych
Z jednej strony możesz rozwinąć swoją politykę dotyczącą mediów społecznościowych jako podzbiór swojego podręcznika dla pracowników. Oznacza to, że gdy ktoś dołącza do firmy, wskazówki dotyczące interakcji online są opisane w tym rozdziale podręcznika.
Można również utworzyć samodzielny dokument i w razie potrzeby odwołać się do podręcznika pracownika. Zmniejsza to liczbę słów, ponieważ na przykład możesz odwoływać się do informacji prawnych i zasad HR w tym dokumencie.
Pierwsze kroki
Podobnie jak wiele innych rzeczy, zrobienie pierwszego kroku jest najtrudniejszą częścią opracowywania polityki mediów społecznościowych. Więc gdzie zaczynasz? Jednym podejściem jest spojrzenie na firmy w swoim sektorze, zbadanie ich polityki (wiele z nich jest publicznych) i wykorzystanie ich jako elementów składowych dokumentów.
Podczas sprawdzania zasad należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Ton - Czy polityka jest formalna czy używa bardziej zrelaksowanego stylu konwersacyjnego? Co według Ciebie działa najlepiej? Niektóre dokumenty używają zwrotów, takich jak "Użytkownik powinien …", które brzmią trochę ostro. Spróbuj przyjąć ton, który jest profesjonalny, pomocny i pełen szacunku.
- Długość - Niektóre polityki są bardzo krótkie, podczas gdy inne są gęste i czytane jak dokumenty prawne. Znowu zobacz, który najlepiej Ci odpowiada. Nie ma dobra ani zła.
- Poziom informacji - Niektóre zasady zawierają ogólne wytyczne, podczas gdy inne zapewniają bardziej szczegółowe informacje, na przykład opisujące, jak zareagować na negatywny komentarz na blogu firmy.
- Zakres - Czy zasady obejmują sieci społecznościowe indywidualnie, czy też mają szersze podejście? Które podejście najlepiej pasuje do Twojej firmy? Które łatwiej byłoby zarządzać?
- Stosowanie - Czy widzisz swoich pracowników za pomocą tych dokumentów? Jeśli nie, dlaczego? Poszukaj przykładów, które lubisz czytać i które będą dobrze pasować do Twojego zespołu.
Tworzenie projektu dokumentu
Jeśli pomysł napisania polityki w zakresie mediów społecznościowych napełnia cię lękiem, weź na duchu. To nie jest takie trudne, a pokażę ci, dlaczego. W taki sam sposób, w jaki Rzym nie został zbudowany w ciągu jednego dnia, tworzenie dokumentów dotyczących polityki potrwa chwilę … ale dotrzesz tam. Sztuką jest rozbicie go na łatwe do zarządzania zadania - na przykład jedna polisa na tydzień.
Na przykład zacznijmy od zasady dla twojej strony na Facebooku:
- Cel, powód - Opisz cel tej polityki w jednym zdaniu. Zachowaj to skupienie i usuń wszelkie niejasności. Napisz pozytywnym tonem.
- Cele - Opis sposobu, w jaki niniejsza polityka pomoże interakcji czytelnikom (tj. Twoim pracownikom i fanom Facebooka).
- Polityka - Napisz krótką politykę, która określa twoje oczekiwania, stanowisko i działania, które możesz podjąć, jeśli te wytyczne zostaną naruszone.
- Łączność - Dołącz informacje kontaktowe, jeśli czytelnik potrzebuje wyjaśnienia.
Pomoc lub utrudniać?
Dlaczego tak wiele osób uważa, że polityka w zakresie mediów społecznościowych to coś złego? Głównym powodem, dla którego polityki nie działają (lub mają złą reputację) jest to, że utrudniają pracownikom wykonywanie pracy. Może to nie do końca prawda, ale dla wielu pracowników, te zasady czuć jak wtargnięcie i jeszcze jedna reguła do naśladowania. Jak sobie z tym poradzić?
Myślę, że to słowo polityka które denerwują ludzi. W takim przypadku należy zmienić ton dokumentu i zapoznać się z nim jako wskazówkami, instrukcjami i przykładami, aby zapewnić pracownikom większą pewność podczas interakcji online. Następnie, po utworzeniu zasad, zorganizuj nieformalne warsztaty i zapoznaj się z dokumentem. Pamiętaj, że większość pracowników chce dobrze wykonywać swoją pracę. Ale czasami denerwują się, gdy muszą zmienić sposób, w jaki wykonują swoje codzienne zadania. Warsztaty powinny zmniejszyć ich niepokój i dać im kierunek, którego potrzebują.
Po uruchomieniu sesji należy wykonać następujące czynności:
- Założenia - Usuń wszelkie założenia lub nieporozumienia, które mogą mieć na temat zasad.
- Przykłady - Przeprowadź ich przez przykładowe zasady, aby zrozumieć, w jaki sposób polityka dotyczy ich roli.
- Scenariusze - Utrzymaj sesję w praktyce, omawiając scenariusze, w których zasady pomogą im.
Część scenariuszowa warsztatów jest bardzo ważna. Pokaż rzeczywiste przykłady miejsc, w których media społecznościowe mogą powodować problemy, takie jak:
- Personel udostępniający poufne informacje przez przypadek
- Odpowiadanie na negatywne komentarze i wdawanie się w wojny płomieni
- Pozostawienie uwag na stronach internetowych konkurentów
Następnie pokaż, jak efektywniej zarządzać tymi problemami. Twoi pracownicy zobaczą wartość dokumentów i będą chętniej z nich korzystać.
Publikować
Po sfinalizowaniu dokumentów zasad wyślij plik PDF do wszystkich pracowników. Poproś ich o przeczytanie uważnie i odpowiedz, jeśli zauważyli jakiekolwiek luki, błędy lub literówki. Następnie opublikuj politykę na swojej stronie, blogu i innych kanałach mediów społecznościowych. Pamiętaj, aby dodać datę, numer wersji i właściciela dokumentu, aby móc śledzić zmiany dokumentu.
Monitor
Opracowywanie polityk to proces udoskonalania. Co sześć miesięcy przejrzyj dokumenty i zaktualizuj je w razie potrzeby. Na przykład, jeśli uruchomiłeś witrynę mobilną, możesz włączyć do niej zasady w dokumencie. Co ważniejsze, spójrz na opinie otrzymane od swojego zespołu i zobacz, jak można je wykorzystać do ulepszenia tekstu.
Wniosek
Pisanie pierwszych zasad dotyczących mediów społecznościowych jest łatwiejsze niż myślisz. Zobacz to jako mały projekt, nad którym będziesz pracował przez następne cztery tygodnie. Stwórz zespół o dobrych umiejętnościach pisania i znajomości mediów społecznościowych, a następnie pracuj nad terminem.
Jeśli już pisałeś zasady dotyczące mediów społecznościowych, jaka jest najtrudniejsza część procesu? Po utworzeniu zasad, jak je wdrożyć?
Zdjęcie z Dirk Ercken / Shutterstock
14 komentarzy ▼
