Większość profesjonalistów musi w pewnym momencie swojej kariery sporządzać oficjalne listy biznesowe. Niezależnie od tego, czy szukasz pracy, zostawiasz pracę lub komunikujesz się z klientem, prawidłowe formatowanie i pisanie listu firmowego oznacza twój poziom profesjonalizmu. Aby napisać taki list, postępuj zgodnie z prawidłowym formatem i posługuj się profesjonalnym językiem, jednocześnie spełniając wszystkie niezbędne wymagania.
Formatowanie bloku
Najczęstszym formatem formalnego listu służbowego jest format blokowy. W tym formacie cały tekst jest wyrównany do lewej strony z 1-calowymi marginesami wokół całej strony. Aby napisać list w tym formacie:
$config[code] not found- Wpisz swój adres, chyba że papier firmowy jest z nim wydrukowany, w takim przypadku zacznij od daty.
- Pomiń linię, a następnie dodaj datę.
- Pomiń kolejną linię i dodaj nazwę i adres odbiorcy listu.
- Pomiń kolejną linię i wstaw powitanie, a następnie dwukropek.
- Pomiń kolejną linię i rozpocznij swoją literę.
- Po treści listu wpisz zamknięcie.
- Pomiń trzy linie, a następnie wpisz swoje imię i tytuł.
Wcięte formatowanie
Formatowanie z wcięciem ma podobny wzór do formatowania blokowego pod względem odstępów między sekcjami. Istnieją jednak pewne różnice w dopasowaniu sekcji:
- Wpisz swój adres i datę za pomocą lewej krawędzi linii wyrównanych do środka strony. Ponownie, jeśli używasz drukowanego papieru firmowego, nie wpisuj ponownie adresu.
- Pomiń linię i wpisz nazwę i adres odbiorcy. Powinny być wyrównane w lewo, tak jak w stylu bloku.
- Wcięcie każdego akapitu treści litery na pół cala, z pojedynczym odstępem między akapitami.
- Wpisz linie zamknięcia i podpisu, tak aby były nawet z adresem i datą u góry strony, z lewą krawędzią wyrównaną na środku strony.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingTreść listu
Zazwyczaj oficjalny list firmowy można podzielić na pięć odrębnych części:
- Wprowadzenie, które mówi odbiorcy, o czym jest litera.
- Powód pisania.
- Informacje o wszelkich załącznikach.
- Dodatkowe uwagi lub oświadczenia.
- Zamknięcie, które odnosi się do przyszłego kontaktu.
Na przykład, jeśli piszesz, aby odpowiedzieć na wywiad informacyjny, zacznij od odniesienia się do spotkania i powiedz, że piszesz, aby kontynuować. Jeśli wysyłasz dokumenty, takie jak kopia twojego CV lub próbka do pisania, zanotuj to w liście; na przykład: "Kiedy rozmawialiśmy, załączyłem kopię artykułu, dla którego napisałem XYZ Journal w sprawie taktyk marketingowych. "Koniec, powtarzając, że doceniłeś to spotkanie i że pozostaniesz w kontakcie podczas poszukiwania pracy. Unikaj używania skrótów lub slangu w swoim liście i dokładnie sprawdzaj przed wysłaniem.
Uwagi specjalne
Jeśli ktoś inny pisze list, zaznacz to w wierszu pod linią podpisu. Pomiń linię, a następnie wpisz swoje inicjały wielkimi literami, a następnie ukośnik w przód i inicjały maszynopisu małymi literami.
Jeśli załączasz załączniki do swojego listu, powiadom adresata, dodając notatkę na dole listu. Pomiń dwie linie z linii podpisu lub jedną z linii maszynistki. Wpisz "Enclosures", a następnie liczbę obudów w nawiasach lub dwukropek oraz konkretne obudowy wyszczególnione w oddzielnych numerowanych liniach, na przykład w obudowach: 1. Wznów 2. Pisanie próbki.
Jeśli wysyłasz kopię listu do kogoś innego, dołącz także linię CC. Po linii załączników pomiń linię. Wpisz CC, a następnie dwukropek i nazwę dodatkowego odbiorcy. Jeśli jest więcej niż jedna osoba, umieść każdą nazwę w oddzielnym wierszu.
Na koniec wybierz konserwatywną i łatwą do odczytania czcionkę. Times New Roman lub Arial w 10 lub 12 punktach są najczęstszymi wyborami do listów biznesowych.
